Patutkah Anda Mencatat Tugasan Itu? Keputusan Dua Minit untuk Rancangan Harian

Catatan yang berguna membantu mengatasi masalah ingatan pada masa hadapan. Catatan itu memberi anda peringatan apabila anda mungkin terlupa tindakan yang diniatkan. Jadi, soalan utama bukanlah sekadar “Adakah perkara ini penting?” secara umum, tetapi “Adakah saya memerlukan bantuan untuk mengingatinya, dan adakah saya akan berasa lega kerana telah melakukannya?”

Kajian tentang niat tertangguh memberikan sebab untuk mempertimbangkan peringatan secara terpilih. Dalam empat eksperimen dalam talian yang melibatkan 1,196 peserta, Sam Gilbert mengkaji sama ada orang memilih untuk mencipta peringatan luaran bagi tindakan yang diniatkan. Peserta lebih kerap menggunakan peringatan apabila mereka perlu mengingati lebih banyak perkara atau lebih berkemungkinan diganggu, dan penggunaan peringatan meningkatkan prestasi dalam tugasan eksperimen itu. Eksperimen tersebut menggunakan tugasan komputer yang khusus; hasilnya tidak menetapkan peraturan universal tentang rancangan harian yang wajar dicatat.

Untuk membuat keputusan harian, bukti itu menyokong satu idea sederhana: catat tugasan apabila anda tidak pasti sama ada akan mengingatinya kemudian dan tindakan itu penting bagi anda. Bahagian kedua tidak semestinya mendesak atau berkaitan kerja. Mungkin anda mahu meluangkan masa untuk aktiviti yang menyeronokkan, mengingati tempat yang ingin dikunjungi, atau menghubungi semula seseorang. Catatan itu berbaloi jika membantu niat sebenar kekal dalam ingatan sehingga tiba masa yang sesuai.

Tetapkan had dua minit untuk membuat keputusan, bukan untuk menyiapkan tugasan. Tanya soalan berikut mengikut turutan:

1. Bolehkah saya melakukannya sekarang? Jika tugasan itu cepat, sesuai dilakukan dan anda benar-benar mahu melakukannya, terus melakukannya mungkin memerlukan usaha yang lebih sedikit daripada mencatatnya. Jika sekarang bukan masa yang sesuai, teruskan.

2. Sejauh manakah kemungkinan saya akan terlupa? Pertimbangkan jarak masa antara sekarang dengan waktu anda boleh bertindak, jumlah perkara lain yang mungkin bersaing untuk mendapatkan perhatian anda, dan sama ada tugasan itu bergantung pada petunjuk tertentu. “Bawa buku lakaran apabila pergi ke kafe” lebih mudah terlupa berbanding tugasan yang sudah ada di hadapan anda.

3. Adakah saya akan mengambil berat jika terlepas? Fikirkan kesan terlupa menurut pertimbangan anda sendiri. Langkah praktikal yang terikat pada masa mungkin penting. Begitu juga rancangan pilihan yang anda nantikan. Jika terlepas tidak membawa banyak kesan dan anda tidak begitu mahu melakukannya, biarkan sahaja fikiran itu berlalu.

4. Bolehkah saya menentukan petunjuk? Tentukan bila atau di mana anda akan melihat catatan itu: sebelum keluar rumah, pada penghujung waktu kerja, atau apabila anda bercakap dengan orang tertentu seterusnya. Jika tiada waktu khusus yang sesuai, pilih masa semakan yang mudah seperti pagi esok.

Ini ialah alat bantu membuat keputusan, bukannya sistem pemarkahan yang disahkan secara saintifik. Ulasan kemudian tentang pemindahan niat kepada peringatan menjelaskan bahawa penggunaan peringatan melibatkan kos dan manfaat, dan eksperimen asal tidak menentukan pilihan peringatan yang paling sesuai. Jika jawapan anda masih tidak meyakinkan, tanya: Adakah peringatan ringkas pada waktu tertentu akan membantu saya bertindak? Jika ya, catatkannya. Jika tidak, abaikan catatan tugasan itu atau simpan fikiran tersebut sebagai idea.

Catatan tugasan harus memberitahu anda perkara yang perlu dilakukan dan, jika berkenaan, bila perlu melakukannya. Format ringkasnya ialah:

Tindakan + objek atau orang + petunjuk atau masa

Contohnya: “Tanya Maya sama ada dia mahu mengunjungi pasar seni hujung minggu—mesej dia pada petang Khamis.” Tindakannya jelas, orangnya disebut, dan petunjuk itu memudahkan anda menggunakan peringatan tersebut. “Pasar seni?” mencatat fikiran itu, tetapi keputusan dan waktunya masih belum ditentukan.

Untuk aktiviti yang anda pilih, cuba: “Pilih laluan untuk berjalan pada hari Sabtu selepas sarapan.” Untuk sesuatu yang ingin anda nikmati di rumah: “Pasang senarai main jazz sambil menyediakan makan malam malam ini.” Contoh ini bukan dakwaan tentang perkara yang patut dinikmati semua orang; contoh ini menunjukkan cara menukar niat yang menarik bagi diri sendiri menjadi peringatan dengan waktu tertentu.

Pastikan catatan itu ringkas. Tambahkan butiran hanya jika dapat mengelakkan kekeliruan: lokasi, barang yang diperlukan atau langkah seterusnya. Peringatan tidak perlu menjadi rancangan lengkap untuk berguna.

Gunakan jawapan kepada soalan tentang petunjuk untuk memilih jenis catatan yang sesuai:

Catat tanpa menetapkan waktu apabila anda mahu mengingati tindakan itu tetapi hari yang tepat masih fleksibel. Tetapkan waktu atau tempat untuk menyemak senarai supaya catatan itu tidak tenggelam dalam himpunan yang tidak pernah dibaca.

Jadualkan apabila waktu, hari atau lokasi tertentu penting. “Telefon studio pada petang Selasa” lebih mudah dilaksanakan berbanding “Telefon studio bila-bila masa.” Peringatan berjadual hanya berguna jika anda menyedarinya pada waktu tersebut.

Lakukan sekarang apabila tindakan itu mudah dilakukan, benar-benar anda inginkan dan boleh diselesaikan tanpa mengganggu perkara lain yang lebih penting bagi anda.

Simpan sebagai idea apabila ia menarik tetapi belum menjadi komitmen. “Cuba kelas tembikar” mungkin idea untuk dipertimbangkan semula, bukannya tugasan yang memerlukan tarikh akhir segera. Kaedah Getting Things Done membezakan secara jelas antara mengumpulkan perkara yang memenuhi fikiran anda dengan menentukan sama ada perkara itu boleh dilaksanakan. Jika kemudian anda memutuskan untuk bertindak, catat langkah konkrit yang seterusnya.

Lepaskan sahaja apabila anda tidak kisah jika terlupa. Tidak semua fikiran sepintas lalu perlu menjadi kewajipan.

Pilihan ini membantu mengelakkan dua masalah biasa: terlupa niat yang penting dan memenuhi senarai dengan kemungkinan samar yang tidak memandu tindakan. Matlamatnya ialah menghasilkan peringatan yang boleh digunakan, bukannya merekodkan setiap fikiran.

Katakan anda terfikir, “Saya patut hantarkan gambar taman kepada kawan saya.” Mula-mula, semak sama ada anda boleh menghantarnya sekarang. Jika anda sedang berada di luar atau perlu mencari gambar itu kemudian, fikirkan sama ada anda mungkin mengingatinya selepas kembali melakukan perkara lain. Jika berkongsi gambar itu penting bagi anda, jadikan peringatan itu jelas: “Hantar gambar taman kepada Alex apabila saya sampai di rumah.” Jika tiada sebab yang bermakna untuk melakukannya dan anda tidak kisah jika terlupa, jangan masukkannya dalam senarai.

Keputusan dua minit itu tidak perlu menyelesaikan keseluruhan rancangan. Anda hanya perlu menentukan sama ada peringatan pada masa hadapan akan membantu—dan, jika ya, apakah peringatan yang akan menjelaskan tindakan tersebut.

Catat tugasan apabila anda berkemungkinan tidak mengingatinya pada waktu yang sesuai dan anda mengambil berat untuk melaksanakannya. Sertakan petunjuk, gunakan frasa tindakan yang ringkas, dan jangan masukkan idea sepintas lalu yang kurang penting dalam senarai tugasan melainkan anda memilih untuk mempertimbangkannya semula. Kajian menyokong penggunaan peringatan sebagai salah satu cara orang boleh membantu memenuhi niat tertangguh; keputusan tentang niat mana yang penting tetap bersifat peribadi.