O Görevi Yazmalı mısınız? Günlük Planlar İçin İki Dakikalık Bir Karar
Bir görevi unutmak kolaysa ve aradan kaçması sizin için önemliyse, ne zaman harekete geçileceğine dair net bir ipucuyla birlikte onu yazın. Eğer sadece anlık bir fikirse ya da hemen şimdi yapabiliyorsanız, muhtemelen bir görev notuna ihtiyacınız yoktur. Önünüzdeki iki dakikayı üç şeyi kontrol etmek için kullanın: **Hatırlayacak mıyım? Önemli olacak mı? Bana ne hatırlatacak?**
Bir görevi kaydetmeye değer kılan nedir?
Kullanışlı bir not, gelecekteki bir hafıza problemini çözer. Normalde yapmayı planladığınız bir eylemin takibini kaybedebileceğiniz durumlarda size bir uyarı sunar. Bu da kilit soruyu soyut olarak “Bu önemli mi?” olmaktan çıkarıp “Bunu hatırlamak için yardıma ihtiyacım olacak mı ve harekete geçtiğime memnun olur muyum?” haline getirir.
Ertelenmiş niyetler üzerine yapılan araştırmalar, hatırlatıcıları seçici bir şekilde değerlendirmek için bir neden sunar. Sam Gilbert, [1.196 katılımcının yer aldığı dört çevrim içi deneyde](https://journals.sagepub.com/doi/10.1080/17470218.2014.972963), insanların planlanan eylemler için harici hatırlatıcılar oluşturmayı tercih edip etmediğini inceledi. Katılımcılar hatırlamaları gereken şey sayısı arttığında veya bölünme olasılıkları daha yüksek olduğunda hatırlatıcıları daha fazla kullandı ve hatırlatıcı kullanmak deneysel görevdeki performansı artırdı. Deneylerde belirli bilgisayar görevleri kullanıldı; bu çalışmalar hangi günlük planların bir notu hak ettiğine dair evrensel bir kural belirlemez.
Günlük bir karar için bu kanıtlar mütevazı bir fikri destekler: Bir görevi daha sonra hatırlamak kesin değilse ve harekete geçmek sizin için önemliyse onu not edin. İkinci kısmın acil ya da işle ilgili olması gerekmez. Keyifli bir aktiviteye zaman ayırmak, ziyaret etmek istediğiniz bir yeri fark etmek veya biriyle yeniden iletişime geçmek olabilir. Not, gerçek bir niyetin işe yarar bir ana kadar hayatta kalmasına yardımcı oluyorsa değerlidir.
İki dakikalık kontrol
Görevi tamamlamak için değil, karar vermek için iki dakikalık bir sınır belirleyin. Bu soruları sırasıyla sorun:
1. **Bunu şimdi yapabilir miyim?** Eğer hızlıysa, uygunsa ve bunu gerçekten yapmak istiyorsanız, eylemi gerçekleştirmek onu kaydetmekten daha az çaba gerektirebilir. Şu an doğru zaman değilse devam edin.
2. **Unutma olasılığım ne kadar?** Şu an ile harekete geçebileceğiniz an arasındaki zaman boşluğunu, dikkatiniz için yarışabilecek diğer şeylerin sayısını ve görevin belirli bir ipucuna bağlı olup olmadığını göz önünde bulundurun. “Kafeye giderken eskiz defterini yanına al”, zaten önünüzde duran bir göreve göre aklınızdan daha kolay çıkabilir.
3. **Kaçırırsam umrumda olur mu?** Unutmanın bedelini kendi açınızdan düşünün. Zamana duyarlı pratik bir adım önemli olabilir. Dört gözle beklediğiniz isteğe bağlı bir plan da öyle. Kaçırmanın pek bir sonucu olmayacaksa ve özellikle yapmak istemiyorsanız, düşüncenin geçip gitmesine izin verebilirsiniz.
4. **Bir tetikleyici/ipucu belirleyebilir miyim?** Notu ne zaman veya nerede göreceğinize karar verin: evden çıkmadan önce, işin sonunda veya belirli bir kişiyle bir sonraki konuşmanızda. Belirli bir an uymuyorsa, yarın sabah gibi basit bir gözden geçirme noktası seçin.
Bu bir karar verme yardımcısıdır, bilimsel olarak doğrulanmış bir puanlama sistemi değildir. [Niyetin dışsallaştırılmasına (intention offloading) yönelik daha sonraki bir derleme](https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC9971128/), hatırlatıcı kullanımının maliyetler ve faydalar içerdiğini ve orijinal deneyin hangi hatırlatıcı seçimlerinin en uygun olduğunu belirlemediğini açıklamaktadır. Yanıtlar sizi kararsız bırakıyorsa şunu sorun: **Belirli bir andaki kısa bir uyarı harekete geçmeme yardımcı olur mu?** Evetse, not edin. Değilse, görev notunu atlayın veya bu düşünceyi sadece bir fikir olarak tutun.
Gelecekteki benliğinizin kullanabileceği bir hatırlatıcı yazın
Bir görev notu size ne yapacağınızı ve ilgili durumlarda bunu ne zaman yapacağınızı söylemelidir. Kısa bir format şöyledir:
**Eylem + nesne veya kişi + ipucu veya zaman**
Örneğin: “Maya'ya hafta sonu sanat pazarına gitmek isteyip istemediğini sor—Perşembe akşamı mesaj at.” Eylem spesifiktir, kişinin adı verilmiştir ve ipucu hatırlatıcının kullanımını kolaylaştırır. “Sanat pazarı?” ifadesi düşünceyi kaydeder ancak gelecekteki kararı ve zamanlamayı belirsiz bırakır.
Seçtiğiniz bir aktivite için şunu deneyin: “Kahvaltıdan sonra Cumartesi yürüyüşü için bir rota seç.” Evde keyif almak istediğiniz bir şey için: “Bu akşam akşam yemeği hazırlarken caz çalma listesini aç.” Bu örnekler herkesin neden hoşlanması gerektiğine dair iddialar değildir; kişisel olarak cazip gelen bir niyetin belirli bir ana bağlanmış bir hatırlatıcıya nasıl dönüştürüleceğini gösterir.
Notu kısa tutun. Yalnızca karışıklığı önleyecekse ayrıntı ekleyin: bir konum, gereken bir eşya veya bir sonraki adım. Bir hatırlatıcının faydalı olması için tam teşekküllü bir plana dönüşmesi gerekmez.
Ne zaman kaydetmeli, planlamalı veya akışına bırakmalı
Doğru not türünü seçmek için ipucu sorusuna verdiğiniz yanıtı kullanın:
Eylemi hatırlamak istediğiniz ancak kesin günün esnek olduğu durumlarda **belirli bir zaman olmadan kaydedin**. Notun okunmamış bir yığın içinde kaybolmaması için listeyi gözden geçireceğiniz bir zaman veya yer ekleyin.
Belirli bir saat, gün veya konum önemli olduğunda **planlayın**. “Salı öğleden sonra stüdyoyu ara”, “Bir ara stüdyoyu ara”dan daha uygulanabilirdir. Zamanlanmış bir hatırlatıcı, yalnızca o sırada fark edecekseniz yararlıdır.
Eylem elverişli, gerçekten istenen bir şey olduğunda ve sizin için daha önemli bir şeyi kesintiye uğratmadan tamamlanabildiğinde **şimdi yapın**.
Cazip gelen ancak henüz bir taahhüt olmayan durumlar için **bunu bir fikir olarak saklayın**. “Çömlekçilik kursunu dene”, acil bir teslim tarihine ihtiyacı olan bir görev değil, daha sonra tekrar bakılabilecek bir fikir olabilir. [Getting Things Done yöntemi](https://gettingthingsdone.com/what-is-gtd/), dikkatinizi çeken şeyleri toplamayı, bunların uygulanabilir olup olmadığını netleştirmekten açıkça ayırır. Daha sonra harekete geçmeye karar verirseniz, bir sonraki somut adımı yazın.
Unutmayı dert etmeyeceğiniz durumlarda **bırakın gitsin**. Aklınızdan geçen her düşüncenin bir zorunluluğa dönüşmesi gerekmez.
Bu seçimler iki yaygın sorunun önlenmesine yardımcı olur: önemli bir niyeti unutmak ve bir listeyi eyleme rehberlik etmeyen belirsiz olasılıklarla doldurmak. Amaç her düşüncenin kaydını tutmak değil, kullanabileceğiniz bir hatırlatıcıya sahip olmaktır.
Hızlı bir örnek
Diyelim ki “Bahçede çekilen fotoğrafları arkadaşıma göndermeliyim” diye düşündünüz. İlk olarak, bunları şu an gönderip gönderemeyeceğinizi kontrol edin. Dışarıdaysanız veya fotoğrafları daha sonra bulmanız gerekiyorsa, diğer aktivitelere döndüğünüzde hatırlama olasılığınızın olup olmadığını kendinize sorun. Bunları paylaşmak sizin için önemliyse hatırlatıcıyı somutlaştırın: “Eve vardığımda bahçe fotoğraflarını Alex’e gönder.” Bunu yapmak için anlamlı bir neden yoksa ve unutsanız da sorun olmayacaksa, listeye almayın.
İki dakikalık kararın tüm planı çözüme kavuşturması gerekmez. Yalnızca gelecekteki bir uyarının yardımcı olup olmayacağını ve eğer öyleyse hangi uyarının eylemi netleştireceğini yanıtlaması yeterlidir.
Akılda tutulması gereken basit bir kural
Bir görevi doğru anda hatırlama olasılığınız düşük olduğunda ve onu tamamlamayı önemsediğinizde yazın. Bir ipucu ekleyin, kısa bir eylem ifadesi kullanın ve tekrar gözden geçirmeyi seçmediğiniz sürece önemsiz anlık fikirleri görev listenizin dışında bırakın. Araştırmalar, hatırlatıcıları insanların ertelenmiş niyetlerini gerçekleştirmelerine yardımcı olabilecek bir yol olarak desteklemektedir; hangi niyetlerin önemli olduğuna karar vermek ise kişisel bir durumdur.