Borde du skriva ner den där uppgiften? Ett tvåminutersbeslut för vardagsplaner
Om en uppgift är lätt att glömma och det skulle spela roll för dig om den blev ogjord, skriv ner den tillsammans med en tydlig signal om när du ska agera. Om det bara är en flyktig idé, eller om du kan göra det nu, behöver du förmodligen inte anteckna uppgiften. Använd de närmaste två minuterna till att kontrollera tre saker: Kommer jag ihåg det? Spelar det någon roll? Vad kommer att påminna mig?
Vad gör en uppgift värd att skriva ner?
En användbar anteckning löser ett framtida minnesproblem. Den ger dig en påminnelse när du annars kanske skulle tappa bort en planerad handling. Därför är den viktigaste frågan mindre ”Är det här viktigt?” i största allmänhet och mer ”Behöver jag hjälp med att komma ihåg det här, och skulle jag vara glad över att jag gjorde det?”
Forskning om fördröjda avsikter ger ett skäl att överväga påminnelser selektivt. I fyra onlineexperiment med 1 196 deltagare undersökte Sam Gilbert om människor valde att skapa externa påminnelser för planerade handlingar. Deltagarna använde påminnelser oftare när de hade mer att komma ihåg eller löpte större risk att bli avbrutna, och användningen av en påminnelse förbättrade prestationen i experimentuppgiften. Experimenten använde specifika datoruppgifter; de fastställer ingen universell regel för vilka vardagsplaner som förtjänar en anteckning.
För vardagliga beslut stöder dessa belägg en måttfull idé: skriv ner en uppgift när du är osäker på om du kommer att komma ihåg den senare och det är viktigt för dig att utföra den. Den behöver inte vara brådskande eller arbetsrelaterad. Det kan handla om att avsätta tid för en aktivitet du tycker om, lägga märke till en plats du vill besöka eller återuppta kontakten med någon. Anteckningen är värdefull om den hjälper en verklig avsikt att finnas kvar tills rätt tillfälle dyker upp.
Tvåminuterstestet
Sätt en tvåminutersgräns för beslutet, inte för att slutföra uppgiften. Ställ frågorna i den här ordningen:
Kan jag göra det nu? Om det går snabbt, passar sig och du verkligen vill göra det, kan det kräva mindre ansträngning att utföra det än att skriva ner det. Om det inte passar just nu, fortsätt.
Hur sannolikt är det att jag glömmer? Tänk på tiden mellan nu och tillfället då du kan agera, hur många andra saker som kan konkurrera om din uppmärksamhet och om uppgiften beror på en särskild signal. ”Ta med skissboken när jag går till kaféet” är lättare att glömma än en uppgift som redan ligger framför dig.
Skulle det spela roll för mig om jag missade det? Tänk på vad det skulle innebära för dig att glömma. Ett praktiskt steg med en tidsgräns kan vara viktigt. Detsamma kan gälla en valfri plan som du ser fram emot. Om det skulle få små konsekvenser att missa det och du inte särskilt gärna vill göra det, kan du låta tanken passera.
Kan jag ange en signal? Bestäm när eller var du kommer att se anteckningen: innan du går hemifrån, i slutet av arbetsdagen eller nästa gång du pratar med en viss person. Om inget särskilt tillfälle passar, välj en enkel tid för att gå igenom den, till exempel i morgon bitti.
Det här är ett beslutsstöd, inte ett vetenskapligt validerat poängsystem. En senare översikt av forskning om att avlasta avsikter förklarar att användningen av påminnelser innebär kostnader och fördelar, och att det ursprungliga experimentet inte fastställde vilka påminnelseval som är optimala. Om svaren gör dig osäker, fråga dig: Skulle en kort påminnelse vid ett visst tillfälle hjälpa mig att agera? Om ja, skriv ner det. Om inte, hoppa över uppgiftsanteckningen eller spara tanken som en idé.
Skriv en påminnelse som ditt framtida jag kan använda
En uppgiftsanteckning bör tala om vad du ska göra och, när det är relevant, när du ska göra det. Ett kort format är:
Handling + föremål eller person + signal eller tid
Till exempel: ”Fråga Maya om hon vill besöka konsthantverksmarknaden i helgen – skicka ett meddelande till henne på torsdag kväll.” Handlingen är tydlig, personen är namngiven och signalen gör påminnelsen lättare att använda. ”Konsthantverksmarknaden?” fångar tanken men lämnar beslutet och tidpunkten olösta.
För en aktivitet du har valt kan du skriva: ”Välj en rutt för lördagens promenad efter frukost.” För något du vill njuta av hemma: ”Sätt på jazzspellistan medan jag lagar middag i kväll.” Exemplen påstår inte att alla borde tycka om dessa saker; de visar hur du kan omvandla en avsikt som tilltalar dig personligen till en påminnelse med en bestämd tidpunkt.
Håll anteckningen kort. Lägg bara till detaljer om de förebygger förvirring: en plats, något du behöver eller nästa steg. En påminnelse behöver inte bli en fullständig plan för att vara användbar.
När du ska skriva ner, schemalägga eller släppa tanken
Använd svaret på frågan om signal för att välja rätt sorts anteckning:
Skriv ner det utan en fast tid när du vill komma ihåg handlingen men dagen är flexibel. Lägg till en tidpunkt eller plats då du ska gå igenom listan, så att anteckningen inte försvinner i en samling du aldrig läser.
Schemalägg det när en viss tid, dag eller plats spelar roll. ”Ring studion på tisdag eftermiddag” går lättare att agera på än ”Ring studion någon gång”. En schemalagd påminnelse hjälper bara om du märker den vid den tidpunkten.
Gör det nu när handlingen passar, du verkligen vill utföra den och den kan slutföras utan att störa något som är viktigare för dig.
Spara det som en idé när den lockar dig men ännu inte är ett åtagande. ”Prova en keramikkurs” kan vara en idé att återkomma till, inte en uppgift som behöver en omedelbar deadline. Getting Things Done-metoden skiljer uttryckligen mellan att samla sådant som upptar din uppmärksamhet och att klargöra om det går att agera på. Om du senare bestämmer dig för att agera, skriv ner nästa konkreta steg.
Släpp det om du inte skulle ha något emot att glömma det. Alla flyktiga tankar behöver inte bli en skyldighet.
De här valen hjälper dig att undvika två vanliga problem: att glömma en avsikt som betyder något och att fylla listan med vaga möjligheter som inte vägleder någon handling. Målet är en påminnelse du kan använda, inte ett register över varje tanke.
Ett snabbt exempel
Anta att du tänker: ”Jag borde skicka bilderna från trädgården till min vän.” Börja med att se om du kan skicka dem nu. Om du är ute eller behöver hitta bilderna senare, fundera på om du kommer att komma ihåg det när du har återgått till andra aktiviteter. Om det är viktigt för dig att dela dem, gör påminnelsen konkret: ”Skicka trädgårdsbilderna till Alex när jag kommer hem.” Om det inte finns någon viktig anledning att göra det och du inte skulle ha något emot att glömma, låt det stå utanför listan.
Tvåminutersbeslutet behöver inte lösa hela planen. Det behöver bara besvara om en framtida påminnelse skulle hjälpa – och i så fall vilken påminnelse som skulle göra handlingen tydlig.
En enkel regel att komma ihåg
Skriv ner en uppgift när det är osannolikt att du kommer att komma ihåg den vid rätt tillfälle och det är viktigt för dig att fullfölja den. Lägg till en signal, använd en kort handlingsfras och låt flyktiga idéer med små konsekvenser stå utanför uppgiftslistan, om du inte väljer att återkomma till dem. Forskningen stöder påminnelser som ett sätt människor kan använda för att fullfölja fördröjda avsikter; vilka avsikter som är viktiga är fortfarande personligt.