Czy warto zapisać to zadanie? Dwuminutowa decyzja dotycząca codziennych planów

Przydatna notatka rozwiązuje przyszły problem z pamięcią. Podsuwa wskazówkę w chwili, gdy możesz stracić z oczu zaplanowane działanie. Dlatego kluczowe pytanie brzmi nie tyle „Czy to jest ważne?” w oderwaniu od kontekstu, ile raczej „Czy będę potrzebować pomocy, żeby o tym pamiętać, i czy ucieszę się, że to zrobiłem(-am)?”

Badania nad odroczonymi zamiarami wskazują, dlaczego warto rozważnie korzystać z przypomnień. W czterech eksperymentach online z udziałem 1196 osób Sam Gilbert badał, czy uczestnicy decydowali się tworzyć zewnętrzne przypomnienia o zaplanowanych działaniach. Uczestnicy częściej korzystali z przypomnień, gdy mieli więcej rzeczy do zapamiętania lub częściej im przerywano, a użycie przypomnienia poprawiało wyniki w zadaniu eksperymentalnym. Eksperymenty obejmowały konkretne zadania komputerowe; nie ustanawiają uniwersalnej zasady określającej, które codzienne plany warto zapisywać.

W przypadku codziennej decyzji te wyniki przemawiają za umiarkowanym wnioskiem: zapisuj zadanie, gdy nie masz pewności, czy później o nim pamiętasz, a jego wykonanie jest dla Ciebie ważne. Nie musi chodzić o pilną sprawę ani obowiązek zawodowy. Może to być znalezienie czasu na przyjemną aktywność, zapamiętanie miejsca, które chcesz odwiedzić, albo odezwanie się do kogoś. Notatka ma sens, jeśli pomaga przetrwać prawdziwemu zamiarowi aż do odpowiedniej chwili.

Ustaw limit dwóch minut na podjęcie decyzji, a nie na wykonanie zadania. Zadawaj sobie po kolei te pytania:

1. Czy mogę zrobić to teraz? Jeśli zadanie jest szybkie, odpowiednie i naprawdę chcesz je wykonać, zrobienie go może wymagać mniej wysiłku niż zapisanie. Jeśli teraz to nieodpowiednia chwila, przejdź dalej.

2. Jak prawdopodobne jest, że zapomnę? Weź pod uwagę czas, jaki upłynie do chwili, gdy możesz się tym zająć, liczbę innych rzeczy, które mogą konkurować o Twoją uwagę, oraz to, czy zadanie zależy od konkretnej wskazówki. Łatwiej zapomnieć o „Zabrać szkicownik, gdy będę wychodzić do kawiarni” niż o zadaniu, które masz już przed sobą.

3. Czy będzie mi zależało, jeśli o tym zapomnę? Zastanów się, jakie konsekwencje ma zapomnienie o tym w Twoim przypadku. Praktyczny krok, którego termin ma znaczenie, może być ważny. Tak samo może być z opcjonalnym planem, na który czekasz. Jeśli pominięcie zadania nie będzie miało większych konsekwencji i szczególnie Ci na nim nie zależy, możesz pozwolić tej myśli przeminąć.

4. Czy umiem wskazać odpowiednią chwilę? Zdecyduj, kiedy lub gdzie zobaczysz notatkę: przed wyjściem z domu, po pracy albo podczas następnej rozmowy z konkretną osobą. Jeśli nie pasuje żadna konkretna chwila, wybierz prosty moment na przejrzenie listy, na przykład jutro rano.

To pomoc w podjęciu decyzji, a nie naukowo potwierdzony system punktacji. Późniejszy przegląd badań nad odciążaniem pamięci za pomocą przypomnień wyjaśnia, że korzystanie z przypomnień wiąże się z kosztami i korzyściami, a pierwotny eksperyment nie ustalił, które wybory dotyczące przypomnień są optymalne. Jeśli odpowiedzi nie rozwieją Twoich wątpliwości, zapytaj siebie: Czy krótka wskazówka w konkretnej chwili pomoże mi zadziałać? Jeśli tak, zapisz zadanie. Jeśli nie, pomiń notatkę lub zachowaj tę myśl jako pomysł.

Notatka powinna mówić, co zrobić i, jeśli to istotne, kiedy. Możesz użyć krótkiego schematu:

Działanie + rzecz lub osoba + wskazówka lub termin

Na przykład: „Zapytaj Mayę, czy chce odwiedzić weekendowy targ sztuki — napisz do niej w czwartek wieczorem”. Działanie jest konkretne, osoba wskazana, a podana chwila ułatwia skorzystanie z przypomnienia. „Targ sztuki?” zapisuje myśl, ale nie rozstrzyga, co zrobić ani kiedy.

W przypadku wybranej aktywności spróbuj: „Wybierz trasę sobotniego spaceru po śniadaniu”. Jeśli chcesz zrobić coś przyjemnego w domu: „Włącz playlistę jazzową podczas przygotowywania kolacji dziś wieczorem”. Te przykłady nie sugerują, że każdy powinien czerpać przyjemność z tych aktywności; pokazują, jak zmienić osobiście atrakcyjny zamiar w przypomnienie powiązane z konkretną chwilą.

Notatka powinna być krótka. Dodaj szczegóły tylko wtedy, gdy zapobiegną nieporozumieniom: miejsce, potrzebny przedmiot albo kolejny krok. Przypomnienie nie musi zawierać pełnego planu, żeby było przydatne.

Wybierz rodzaj notatki na podstawie odpowiedzi na pytanie o odpowiednią chwilę:

Zapisz bez ustalania konkretnego terminu, jeśli chcesz pamiętać o działaniu, ale dzień jest elastyczny. Ustal porę lub miejsce, w którym przejrzysz listę, żeby notatka nie zginęła wśród nieczytanych zapisków.

Zaplanuj, jeśli znaczenie ma konkretna godzina, dzień lub miejsce. „Zadzwoń do studia we wtorek po południu” ułatwia działanie bardziej niż „Zadzwoń kiedyś do studia”. Zaplanowane przypomnienie pomaga tylko wtedy, gdy je zauważysz w odpowiednim momencie.

Zrób to teraz, jeśli możesz wygodnie wykonać działanie, naprawdę chcesz to zrobić i nie przeszkodzi Ci ono w czymś, co jest dla Ciebie ważniejsze.

Zachowaj jako pomysł, jeśli brzmi zachęcająco, ale nie jest jeszcze zobowiązaniem. „Spróbować zajęć z ceramiki” może być pomysłem do ponownego rozważenia, a nie zadaniem wymagającym natychmiastowego terminu. Metoda Getting Things Done wyraźnie oddziela gromadzenie spraw, które przyciągają Twoją uwagę, od ustalania, czy można podjąć w ich sprawie działanie. Jeśli później zdecydujesz się działać, zapisz kolejny konkretny krok.

Odpuść, jeśli nie będzie Ci przeszkadzało, że o tym zapomnisz. Nie każda przelotna myśl musi stać się zobowiązaniem.

Takie wybory pomagają uniknąć dwóch częstych problemów: zapomnienia o ważnym zamiarze i zapełnienia listy niejasnymi możliwościami, które nie wskazują, co zrobić. Celem jest przypomnienie, z którego możesz skorzystać, a nie zapis każdej myśli.

Załóżmy, że myślisz: „Powinienem/powinnam wysłać znajomemu zdjęcia z ogrodu”. Najpierw sprawdź, czy możesz wysłać je teraz. Jeśli jesteś poza domem albo później musisz znaleźć zdjęcia, zastanów się, czy będziesz o tym pamiętać po powrocie do innych zajęć. Jeśli zależy Ci na podzieleniu się nimi, sformułuj konkretne przypomnienie: „Wyślij Alexowi zdjęcia z ogrodu, gdy wrócę do domu”. Jeśli nie ma istotnego powodu, by to zrobić, i możesz o tym zapomnieć bez żalu, pomiń tę sprawę na liście.

Dwuminutowa decyzja nie musi rozstrzygać całego planu. Ma tylko odpowiedzieć na pytanie, czy przyszła wskazówka pomoże Ci zadziałać, a jeśli tak — jaka wskazówka jasno określi działanie.

Zapisz zadanie, gdy prawdopodobnie nie będziesz o nim pamiętać w odpowiedniej chwili, a zależy Ci na jego wykonaniu. Dodaj wskazówkę, użyj krótkiego opisu działania i pomijaj na liście zadań przelotne pomysły o małej wadze, chyba że zdecydujesz się do nich wrócić. Badania potwierdzają, że przypomnienia są jednym ze sposobów, dzięki którym można pomóc sobie w realizacji odroczonych zamiarów; decyzja, które zamiary są ważne, należy do Ciebie.