Cara Menangguhkan Tugasan Petang Pilihan ke Satu Masa Semakan yang Jelas

Setelah semakan petang memilih sifar atau satu item wajib, tandakan setiap item lain sebagai pilihan untuk petang ini. Pilihan tidak bermaksud tidak bernilai, dibatalkan atau tidak penting buat selama-lamanya. Maksudnya, tiada syarat yang telah disahkan yang mewajibkan item itu diselesaikan sebelum semakan seterusnya. Imbas senarai sekali dan jangan menilai semula kepentingan setiap item. Pastikan sebarang tarikh akhir yang dinyatakan pihak luar kekal kelihatan kerana sesuatu tugasan boleh menjadi pilihan malam ini tetapi masih mempunyai tarikh akhir sebenar kemudian. Jika status sesuatu item tidak diketahui, biarkan item itu dalam senarai semakan kemudian bersama-sama dengan nota ‘maklumat diperlukan’, dan bukannya secara senyap menaik tarafnya menjadi segera. Langkah ini memisahkan batasan malam ini daripada keputusan masa depan tanpa mewujudkan susunan keutamaan baharu.

Gunakan satu senarai sedia ada atau satu rujukan dengan nama tindakan neutral, seperti ‘Semak pada Khamis, 18:30’. Pindahkan atau rujuk semua entri pilihan dalam satu operasi. Kekalkan tajuk asal, pautan sumber, lampiran, pemilik dan tarikh akhir yang dinyatakan. Jangan tulis semula setiap entri, bahagikannya kepada langkah, anggarkan tempoh atau tetapkan tarikh baharu. Microsoft menerangkan pemindahan tugasan antara senarai sebagai operasi yang berasingan; perbezaan ini berguna kerana pemindahan tidak sama dengan perancangan semula. Jika sistem semasa anda tidak dapat memindahkan entri, tambahkan satu rujukan ke senarai asal dan bukannya membuat salinan pendua. Satu titik kembali bersama-sama mengelakkan sepuluh keputusan penjadualan yang berasingan.

Pilih masa apabila anda benar-benar boleh membuka senarai bersama-sama dan membuat keputusan. Catat tarikh kalendar, waktu tempatan serta tempat atau alat: ‘[chosen calendar date], 18:30, senarai tugasan pada komputer riba’ adalah jelas; ‘nanti’, ‘esok bila-bila’ atau ‘apabila ada masa’ tidak jelas. Semak kalendar sedia ada sekali sebelum memilih waktu. Janji temu itu adalah untuk membuat semakan, bukan untuk menyiapkan setiap item dalam senarai. Microsoft To Do kini membolehkan pengguna memilih tarikh dan masa peringatan, manakala Google Tasks kini menyokong penambahan tarikh dan masa. Anda boleh menggunakan salah satu keupayaan itu jika sesuai dengan persediaan anda, tetapi catatan dalam kalendar kertas juga memadai.

Masa semakan bersama-sama tidak boleh menggantikan fakta khusus bagi sesuatu tugasan. Jika item asal menyatakan ‘balas sebelum Jumaat 12:00’, kekalkan teks itu pada item tersebut. Jangan gantikannya dengan masa semakan hari Khamis atau menganggap hari Khamis sebagai tarikh akhir baharunya. Tambahkan hanya dua jenis maklumat: satu janji temu semakan untuk senarai bersama-sama dan tarikh akhir luaran berfakta yang telah diberikan oleh sumber item. Jika semakan akan berlangsung selepas tarikh akhir yang diketahui, awalkan janji temu itu; jangan sembunyikan percanggahan dengan mengedit tarikh akhir. Pada masa semakan, anda boleh memilih, menolak, mendapatkan penjelasan atau menjadualkan item. Malam ini, anda hanya mengekalkannya untuk keputusan kemudian.

Jika anda memerlukan peringatan, lampirkan satu peringatan pada janji temu semakan. Jangan letakkan peringatan pada setiap item pilihan, salin janji temu itu ke beberapa aplikasi atau cipta rangkaian amaran awal. Microsoft menerangkan peringatan pada tarikh dan masa yang dipilih; Google menerangkan pemberitahuan untuk tugasan yang mempunyai tarikh dan masa. Ciri semasa ini ialah pilihan pelaksanaan, bukannya keperluan. Pilih satu sistem yang sudah anda semak, sahkan waktu tempatan yang betul dan berhenti di situ. Jika sistem menghasilkan pemberitahuan lalai yang anda tidak mahu, laraskan atau buangnya mengikut kawalan alat tersebut. Matlamatnya ialah satu titik kembali ke senarai, bukan satu lapisan baharu pemberitahuan petang.

Akhiri dengan catatan dua baris: ‘Malam ini: satu item terpilih telah diselesaikan, sedang menunggu maklumat yang diperlukan atau tiada item dipilih. Kemudian: item pilihan akan disemak pada [date and time].’ Jangan tulis bahawa item pilihan akan diselesaikan pada masa itu. Janji temu semakan hanya menyediakan titik untuk membuat keputusan, dan janji temu itu sendiri mungkin perlu diubah secara jelas kemudian. Pada masa semakan, buka semula senarai bersama-sama sekali, semak tarikh akhir semasa dan pilih perkara yang patut dimasukkan dalam rancangan terhad seterusnya. Sehingga itu, biarkan perkataan dan susunannya begitu sahaja. Jika fakta luaran baharu tiba sebelum janji temu, kemas kini fakta itu sahaja dan pertimbangkan semula masa semakan jika perlu. Penutup ini mengeluarkan senarai daripada keputusan malam ini tanpa memadamkannya atau mereka-reka kepastian.