Tagi czy spis treści dla notatek w notesie o różnej tematyce?

Spis treści to mapa stron. Każdy wpis podaje tytuł notatki lub sekcji oraz numer strony. Sprawdza się, gdy pamiętasz tytuł notatki albo gdy notes ma określony układ, na przykład zawiera notatki ze spotkań uporządkowane według dat. Wpisy mogą być chronologiczne lub po prostu dodawane w kolejności powstawania.

Indeks tagów to mapa tematów. Wybierasz kilka słów tematycznych i przy każdym zapisujesz numer odpowiedniej strony. Jedna strona może figurować pod kilkoma hasłami, więc notatka o rodzinnym przepisie może pojawić się pod hasłami „Pieczenie”, „Przepisy” i „Rodzina”. To główna zaleta indeksu, gdy pamiętasz temat, ale nie tytuł notatki. Poradnik Analog Office o spisach treści i indeksach w papierowych notesach wyjaśnia tę różnicę i pokazuje, jak umieścić tę samą notatkę pod kilkoma tematami.

W tym artykule „tagi” oznaczają odręczne etykiety tematyczne zebrane w indeksie. Luźny znak lub kolor na stronie również może pełnić funkcję tagu, ale bez spójnego klucza może być trudniejszy do odczytania później.

Wybierz indeks tagów, gdy notatki dotyczą różnych tematów, jeden wpis może pasować do kilku tematów albo zwykle pamiętasz, czego dotyczyła notatka, a nie jak ją nazwałeś. Dzięki temu możesz dotrzeć do tej samej strony na kilka sposobów.

Wybierz spis treści, gdy notatki to głównie niezależne wpisy, którym możesz nadać charakterystyczne tytuły. Na przykład „Rozmowa z klientem, 12 czerwca” lub „Plan posiłków na weekend” mogą wystarczyć, by szybko znaleźć stronę, jeśli pamiętasz wydarzenie lub datę.

Praktyczna zasada: Jeśli tę samą notatkę można znaleźć pod dwoma różnymi hasłami tematycznymi, zacznij od indeksu tagów. Jeśli każda notatka ma jeden oczywisty tytuł i zwykle pamiętasz właśnie ten tytuł, zacznij od spisu treści. To zalecenie dotyczące organizacji pracy oparte na sposobie porządkowania wpisów przez oba systemy, a nie gwarancja, że jedna metoda zawsze będzie szybsza.

Oficjalny poradnik Bullet Journal dotyczący indeksu wykorzystuje nazwy tematów i numery stron, z osobnymi odsyłaczami, gdy temat pojawia się ponownie w dalszej części tego samego notesu. To jedna z przydatnych form indeksu tematycznego, ale w notesie o różnej tematyce możesz zastosować tę samą zasadę bez korzystania z pozostałych elementów metody Bullet Journal.

Najpierw ponumeruj strony, jeśli notes nie ma już unikalnych numerów. Odsyłacz do strony jest przydatny tylko wtedy, gdy wskazuje jedną konkretną stronę. Nie potrzebujesz skomplikowanej numeracji — wystarczą proste, niepowtarzające się numery. Poradnik Analog Office dotyczący organizacji notesu zaleca numerowanie stron i pozostawienie miejsca na spis treści lub indeks.

Następnie zostaw kilka stron z przodu lub z tyłu notesu na indeks. Oszacuj potrzebne miejsce, ale potraktuj to jako punkt wyjścia, a nie sztywną zasadę. Później możesz dodać kolejną stronę indeksu i zapisać jej położenie na pierwszej stronie indeksu.

Gdy zapiszesz przydatną notatkę, nadaj jej krótki tytuł i dodaj numer strony do jednego lub kilku haseł tematycznych. Załóżmy na przykład, że na stronie 14 znajduje się przepis od cioci oraz notatka o tym, jak przygotować go na piknik. Indeks może zawierać:

To przykładowe hasła, a nie obowiązkowa klasyfikacja. Chodzi o to, by używać słów, które prawdopodobnie przyjdą Ci do głowy podczas wyszukiwania. Hasła powinny być na tyle ogólne, by obejmować powiązane notatki, i jednocześnie na tyle konkretne, by zawężać poszukiwania. Jeśli hasło „Jedzenie” stanie się zbyt obszerne, możesz dodać osobne hasła „Pieczenie” lub „Planowanie posiłków”.

Zapisuj każde hasło w spójnej formie i pisowni. Jeśli używasz na przemian haseł „Wyjazd” i „Podróże”, możesz zapomnieć, którego szukać. Możesz wybrać preferowane hasło i dodać odsyłacz, na przykład „Podróże — zob. Wyjazdy”, ale w małym notesie taka dodatkowa praca może być zbędna. Kompaktową listę alfabetyczną łatwo przejrzeć; krótka lista może też działać bez ścisłego porządku alfabetycznego, jeśli zawiera niewiele haseł.

Spis treści może być najprostszym wyborem, gdy notes jest uporządkowany według pewnej sekwencji: dziennik codzienny, rejestr projektu lub seria spotkań. Po zakończeniu wpisu zapisz jego treściwy tytuł i numer strony albo dodaj je później, gdy będzie Ci wygodnie. Na przykład:

Spis treści to również dobry, niewymagający dużego wysiłku punkt wyjścia, jeśli jeszcze nie wiesz, które tematy będą się powtarzać. Korzystaj z niego przez jakiś czas i obserwuj, jak faktycznie szukasz stron. Jeśli wciąż przeglądasz tytuły, ale nie pamiętasz, którego użyłeś, dodaj hasła tematyczne dla powtarzających się wyszukiwań, zamiast porządkować cały notes od początku.

Możesz, ale każdemu przypisz osobną funkcję. Krótki spis treści może wskazywać kolejne wpisy z tytułami, a indeks tematyczny może zbierać tematy przekrojowe. Nie przepisuj automatycznie każdego wpisu do obu list: podwójne aktualizowanie może sprawić, że system będzie wydawał się zbędną pracą, a pominięte aktualizacje mogą sprawić, że jedna ze ścieżek wyszukiwania będzie niekompletna.

Praktycznym kompromisem jest rozpoczęcie od jednego systemu i dodanie drugiego dopiero wtedy, gdy pojawi się rzeczywisty problem z wyszukiwaniem. Jeśli wielokrotnie szukasz „ogrodu” wśród wpisów z datami, dodaj do indeksu hasło „Ogród” i numery odpowiednich stron. Jeśli nie pamiętasz, czego dotyczy pozycja w indeksie zatytułowana „Ogród”, nadaj notatkom bardziej opisowe tytuły. System powinien odzwierciedlać pytania, jakie zadajesz notesowi.

Jeśli numerowanie stron jest niepraktyczne, oznaczenia na krawędzi mogą pomóc wskazać kilka szczególnie przydatnych stron. W osobnym artykule Analog Office o indeksowaniu krawędzi stron autor opisuje umieszczanie pasujących oznaczeń na wybranej stronie i na krawędzi notesu, a następnie dodawanie etykiety. Warianty indeksu Bullet Journal pokazują również oznaczenia na krawędziach stron i w narożnikach jako wizualne alternatywy. Takie oznaczenia mogą sprawdzić się przy kilku notatkach, do których często wracasz, ale wymagają spójnego klucza i przy wielu tematach mogą być trudne do przejrzenia. To selektywne oznaczenia, a nie pełny indeks tematyczny.

Zanim dodasz więcej struktury, korzystaj z notesu normalnie przez tydzień lub do zapisania kilkudziesięciu stron. Gdy będziesz czegoś szukać, zanotuj, co jako pierwsze przychodzi Ci do głowy: tytuł, datę, osobę czy temat. Jeśli tytuły i daty zwykle prowadzą Cię do właściwej strony, pozostań przy spisie treści. Jeśli myślisz „ten przepis” albo „notatki o pikniku”, a dana strona pasuje do kilku tematów, zbuduj indeks tagów wokół tych haseł.

Najprzydatniejszy system to ten, który odpowiada temu, co pamiętasz w chwili wyszukiwania. W notesie o różnej tematyce możesz zacząć od niewielkiego, spójnego indeksu tagów i dodawać tylko te hasła, których faktycznie szukasz. Korzystaj ze spisu treści, gdy wystarcza ciąg wyraźnych tytułów. Nie rozbudowuj nadmiernie struktury, aktualizuj ją na bieżąco i pozwól, by o zmianach decydowały rzeczywiste wyszukiwania, a nie perfekcyjny wygląd.