Bir kişiyi suçlamadan, kanıtlarla desteklenen bir süreç nedeninin izini sürün
Kullanışlı bir kök neden tanımı üç şeyi birbirinden ayırır: gözlemlediğiniz belirti, bunun gerçekleşmesine zemin hazırlayan bir koşul ve kanıtlarla desteklenen neden. Bir topluluk el sanatları atölyesi için bu; iki kişinin aynı koltuk için onay alması, telefon ve çevrim içi rezervasyonların ayrı kayıtlarda tutulması ve geciken bir güncellemenin telefonla rezerve edilmiş bir koltuğu çevrim içi ortamda müsait bırakması anlamına gelebilir. Son ifade, yalnızca kayıtlar bu mekanizmayı destekliyorsa bir nedendir. Bu, küçük bir süreç problemini kaleme almanın pratik bir yoludur; her analizin tek ve sabit bir etiket kümesi kullanması gerektiği iddiası değildir.
Küçük bir projede “kök neden” ne anlama gelir?
Amerikan Kalite Derneği (ASQ), kök nedeni bir uygunsuzluğa yol açan ve düzeltici faaliyet yoluyla ele alınması gereken bir faktör olarak tanımlar. Kök neden analizini bir sorunun neden ortaya çıktığını ortaya çıkarmanın bir yolu olarak tanımlar ve olay ve nedensel faktör analizinin nedensel ve katkıda bulunan faktörleri belirlemek için kanıtları ve bir zaman çizelgesini kullandığını belirtir. Bu fikirler basit bir çalışma tanımını destekler: kök neden, belirtilen sorunun nasıl ortaya çıktığını açıklayan ve pratik bir değişiklikle çözülebilecek, sürecin kanıtlarla desteklenen bir parçasıdır. ASQ'nun kök neden analizi rehberliği
“Kök” kelimesi tek bir neden olduğunu düşündürebilir. Gerçek süreç problemlerinde birkaç faktör birlikte çalışabilir. ASQ'nun kendisi de nedensel ve katkıda bulunan faktörlerden bahseder; bu nedenle dikkatli bir raporlama, kanıtların desteklediği durumlarda birden fazla nedeni tanımlayabilir. Sırf birinin ilk önerdiği şey olduğu için kolay bir açıklamayı seçmekten kaçının.
Bir belirti, katkıda bulunan bir koşul ve bir neden birbirinden nasıl ayrılır?
Bu etiketler kısa bir problem tanımını daha net hale getirmeye yardımcı olur. Ne olduğunu araştırmanın yerini tutmaz, yalnızca yazmaya yardımcı araçlardır.
Bir koşul, mekanizmanın tamamını açıklamadan da katkıda bulunabilir. Örneğin, yoğun bir atölye geciken bir güncellemeyle çakışabilir, ancak tek başına “ortam yoğundu” demek ikinci bir onayın verilmesinin neden mümkün olduğunu açıklamaz. Neden ifadesi süreci sonuca bağlamalı ve kontrol edilebilir bir şeyle desteklenmelidir: zaman damgaları, rezervasyon kayıtları veya rezervasyon adımlarının baştan sona incelenmesi. Bu kanıt eksikse kontrol edilene kadar bu açıklamayı olası bir neden olarak adlandırın.
Desteklenen bir nedeni bulmak için kısa bir soru dizisi
Bir kişi hakkındaki yargı yerine doğrudan olayla başlayın. ASQ, metodik olarak bir zaman çizelgesi oluşturmayı ve neden-sonuç ilişkilerini analiz etmeyi önerir; aşağıdaki sorular bu yaklaşımı küçük bir rezervasyon problemine uygular. ASQ’nun kök neden analizine genel bakışı
Bu, “beş neden” sorgulamasına benzer, ancak beş sayısı zorunlu bir kural değildir. Olayı açıklayan ve bir çözümün test edilmesine rehberlik edebilecek somut, kontrol edilebilir bir süreç açıklamasına ulaştığınızda durun. Bir soru kanıt yerine varsayım üretiyorsa, belirsizliği not edin ve yanıtı kesin kabul etmeden önce bir kayıt bulun veya süreci gözlemleyin.
Bulguyu abartmadan yazın
Kısa ve öz bir metin için şu kalıp kullanılabilir:
> Belirti: [Gözlemlenebilir sonuç.] Katkıda bulunan koşul: [Bunu daha olası kılan durum.] Kanıtlarla desteklenen neden: [Süreç mekanizması ve bunu destekleyen kanıtlar.]
Yukarıdaki örnek senaryoya uygulandığında:
Bu örnek varsayımsaldır; buradaki kanıtlar canlandırmanın bir parçasıdır, gerçek bir atölye çalışmasına ilişkin bir rapor değildir. Gerçek bir incelemede, varsayılan sırayı kontrol ettiğiniz kayıtlarla değiştirin. Bir telefon rezervasyonunun ikinci onaydan önce yapıldığını veya çevrim içi listede koltuğun hâlâ boş göründüğünü henüz kesinleştiremiyorsanız, “olası neden” yazın ve neleri doğrulamanız gerektiğini belirtin.
Geri alınabilir bir çözüm seçin ve bunun mekanizmayı ele alıp almadığını kontrol edin
Düşük riskli bir deneme için atölye çalışması, her rezervasyon kanalı için ortak tek bir uygunluk defteri kullanabilir. Personel, talep ister telefonla ister çevrim içi gelmiş olsun, onaylamadan önce rezervasyonu kaydeder ve koltuğu uygun değil olarak işaretler. Bu, kalıcı bir sistem değişikliği gerektirmeden, önerilen mekanizmayı (iki kanalın farklı veya güncel olmayan görünümlerden onay vermesini) hedefler.
Bu prosedürü, başlangıç ve bitiş noktası net olarak belirlenmiş sınırlı sayıdaki yaklaşan oturum için deneyin. Her onayı ortak defterle karşılaştırın ve rezervasyonları yöneten personele bu sırayı tutarlı bir şekilde takip edip edemediklerini sorun. Çift onaylar devam ederse veya onaydan önce defter güvenilir bir şekilde güncellenmezse, deneme bu değişikliğin nedeni kontrol ettiğini kanıtlamamış demektir. Adımları ve kanıtları tekrar gözden geçirin; aynı çözümü tekrarlamanın farklı bir mekanizmayı çözeceğini varsaymayın.
Dolayısıyla iyi bir tanım, bir sorunu adlandırmaktan daha fazlasını yapar. Başka birinin neyin gözlemlendiğini, hangi koşulun katkıda bulunmuş olabileceğini, kanıtların hangi süreç açıklamasını desteklediğini ve küçük, geri alınabilir bir değişikliğin bu açıklamayı nasıl test edebileceğini görmesini sağlar.
Kaynaklar ve kapsam
Orijinal mükerrer rezervasyon örneği, geri alınabilir bir süreç testine yönelik kanıtları izler. Listelenen kaynaklar belirtilen gerçekleri destekler; örnekler ve alıştırmalar orijinal editoryal uygulamalardır.