مدونة Metlivi

متى يجب عليك نقل مهمة غير مكتملة إلى تقويمك؟

إذا لم تكمل شيئًا اليوم، فضعه في تقويمك عندما يمكنك تحديد وقت واقعي للعمل عليه ويكون ذلك الوقت مهمًا: كأن تحتاج المهمة إلى وقت للتركيز، أو يجب أن تتم قبل موعد نهائي، أو تعتمد على نافذة زمنية محددة. إذا لم تتمكن بعد من اختيار فترة مناسبة، فاحتفظ بها في قائمة مهامك وقرر متى تراجع خططك. التاريخ الذي يشير إلى "يستحق غدًا" ليس هو نفسه الوقت المخصص لإحراز تقدم. هذا الدليل مخصص لأي شخص يقرر ما يجب فعله بمهمة واحدة غير مكتملة في نهاية يوم العمل. الهدف هو الاختيار بين ثلاث نتائج مفيدة: جدولة جلسة عمل، أو الاحتفاظ بالمهمة في قائمة مرنة، أو تأجيلها أو إسقاطها عن قصد.

28 سبتمبر 20267 دقائق للقراءةإدارة الوقت والنمو الشخصيبقلم Metlivi Editorial Team

فتح المنتجات العودة إلى المدونة

القسم 1

أولاً، افصل الموعد النهائي عن وقت العمل

يجيب الموعد النهائي عن: "متى يجب الانتهاء من هذا؟" بينما تجيب الفترة المخصصة في التقويم عن: "متى سأعمل عليه؟" قد يختلف هذان التاريخان. فالتقرير المستحق يوم الجمعة قد يحتاج إلى جلسة صياغة مدتها 45 دقيقة يوم الأربعاء ومراجعة يوم الخميس؛ وضع تاريخ الاستحقاق يوم الجمعة فقط لا يحجز وقتًا لأي من الخطوتين.

يمكن لمدير المهام الاحتفاظ بتاريخ الاستحقاق أو التذكير، بينما يحجز تحديد الفترات الزمنية فترة للعمل الفعلي. [توثق Microsoft To Do تواريخ الاستحقاق والتذكيرات](https://support.microsoft.com/en-us/todo/add-due-dates-and-reminders-in-microsoft-to-do)؛ بينما يناقش [دليل الفترات الزمنية من Todoist](https://www.todoist.com/productivity-methods/time-blocking) تخصيص العمل لفترات في التقويم. تدرج [مساعدة Google Calendar](https://support.google.com/calendar/answer/9901136?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=en) بالمثل وقت البدء المخطط له للمهمة ومدتها بشكل منفصل عن موعدها النهائي. هذه أمثلة على وظائف التخطيط المختلفة، وليست قاعدة تفيد بأن كل مهمة تحتاج إلى كليهما.

القسم 2

استخدم اختبار القرار هذا في نهاية اليوم

لكل مهمة غير مكتملة، اطرح الأسئلة التالية بالترتيب.

إذا اجتازت المهمة هذه الفحوصات واستطعت تحديد فترة شاغرة ملائمة، فقم بجدولة جلسة عمل محددة. وإلا، فاحتفظ بها في قائمة المهام مع تاريخ استحقاقها الفعلي أو تاريخ المراجعة، ثم ارجع إليها عندما تخطط مرة أخرى.

1. **هل ما زال الأمر يستحق التنفيذ؟** إذا اختفى الغرض منها أو تكفل شخص آخر بها، فاحذفها من قائمتك النشطة. لا تمنح العمل الذي عفا عليه الزمن فترة تقويم جديدة.

2. **هل هناك موعد نهائي حقيقي أو تبعية؟** لاحظ تاريخ الاستحقاق الفعلي، أو من ينتظر، أو ما يجب أن يحدث أولاً. إذا لم يكن هناك موعد نهائي محدد، فقرر متى تريد إعادة النظر في المهمة بدلاً من اختلاق حالة من الاستعجال.

3. **هل يمكنك تحديد الإجراء التالي؟** قد تخفي عبارة "إنهاء العرض التقديمي" عدة خطوات. تحديد "صياغة الشريحة الافتتاحية" أو "إرسال الأرقام المعدلة إلى مايا" يمنحك وحدة عمل أكثر وضوحًا. إذا كانت المهمة لا تزال غامضة، فقم بتوضيحها أو تقسيمها قبل جدولتها.

4. **هل تحتاج إلى وقت محمي؟** قد يتناسب الرد القصير أو المهمة الروتينية مع قائمة مرنة. أما العمل الذي يتطلب تركيزًا مستمرًا، أو إعدادًا، أو اجتماعًا مع شخص ما، أو نافذة زمنية محددة متاحة، فهو مرشح أقوى لحجز فترة في التقويم.

5. **هل هناك وقت شاغر وواقعي قبل أن تصبح المهمة مطلوبة؟** تحقق من الالتزامات الحالية واترك مساحة لاحتمال استغراق العمل وقتًا أطول من تقديرك الأكثر تفاؤلاً. إذا لم تناسب أي فترة زمنية، فأعد التفاوض بشأن التوقيت، أو قلل النطاق، أو اطلب المساعدة، أو ضع خطة لمناقشة الموعد النهائي. إن نقل العنصر إلى وقت مستحيل لا يحل مشكلة الجدولة.

القسم 3

اختر التقويم عندما يكون التوقيت جزءًا من المهمة

تكون الفترة الزمنية في التقويم مفيدة للغاية عندما تجعل الالتزام الحقيقي مرئيًا. قد يعني ذلك حجز وقت للعمل المركّز، أو حماية فرصة زمنية ضيقة، أو التنسيق مع شخص آخر. امنح الفترة تسمية ملموسة ومدة تعكس الإجراء التالي، وليس المشروع بأكمله إذا كان لديك وقت لخطوة واحدة فقط.

على سبيل المثال، يصعب اتخاذ إجراء بشأن "العمل على طلب التقديم". بينما تحدد عبارة "صياغة إجابات الأسئلة من 1 إلى 3" ناتجًا مطلوبًا لجلسة مدتها 50 دقيقة. إذا كان الطلب مستحقًا يوم الجمعة والعمل المتبقي يشمل الصياغة وجمع المراجع والتدقيق اللغوي، فقم بجدولة هذه الخطوات حول الموعد النهائي بدلاً من التعامل مع يوم الجمعة نفسه على أنه خطة العمل.

استخدم تقديرًا صادقًا. إذا كنت غير متأكد، فاجعل الفترة الأولى خطوة محددة—مثل مراجعة المتطلبات لمدة 20 دقيقة—ثم قرر ما سيأتي بعد ذلك. يمكن لجلسة أولية قصيرة أن تكشف عن مقدار العمل المتبقي دون ادعاء إمكانية إكمال المهمة كاملة في فترة غير مؤكدة. المدة هي تقدير وليست ضمانًا.

القسم 4

احتفظ بها في قائمة المهام عندما يكون التاريخ مرنًا

لا يحتاج كل عنصر غير مكتمل إلى مكان في تقويم مزدحم. إذا كان صغيرًا، وليس له موعد نهائي صارم، ويمكن إنجازه في عدة فجوات محتملة، أو لا يزال بحاجة إلى توضيح، فقد تحافظ قائمة المهام على المرونة بشكل أفضل. أضف تاريخ الاستحقاق عند وجوده، واكتب إجراءً تاليًا منفصلاً أو تاريخ مراجعة عند الحاجة.

يعني تاريخ المراجعة "تحديد ما يجب فعله بعد ذلك"، وليس بالضرورة "إكمال المهمة". وهذا مفيد عندما تكون في انتظار معلومات، أو لا تعرف بعد مقدار الجهد المطلوب، أو لا يمكنك الالتزام بشكل معقول بجلسة عمل. حافظ على التمييز بين الموعد النهائي الخارجي الحقيقي والتاريخ الذي اخترته لتذكير نفسك؛ وإلا، فقد يصعب التفريق بينهما.

القسم 5

عندما يكون التقويم ممتلئًا بالفعل

لا تحل مشكلة اليوم المكتظ عن طريق تكديس العمل غير المكتمل في كل دقيقة تبدو شاغرة. فبعض الأوقات الشاغرة مطلوبة للانتقال بين المهام، والاستعداد، والمقاطعات العادية خلال اليوم. اختر المهمة الأكثر أهمية، ثم تحقق مما يجب نقله إذا كانت تحتاج إلى وقت محمي. قد تحتاج إلى طلب موعد نهائي لاحق، أو تضييق نطاق ما يعنيه "الإنجاز"، أو تقسيم العمل إلى جلسات أصغر، أو إخبار شخص ما مبكرًا بأن الخطة الحالية لم تعد مناسبة.

إذا كانت للمهمة موعد نهائي صارم ولم يتبق وقت ممكن، فتعامل مع ذلك كقيد تخطيطي يجب معالجته، وليس كسبب لسحب المهمة مرارًا وتكرارًا إلى الغد. تكون إعادة الجدولة مفيدة فقط عندما تغير الفترة الجديدة الظروف: بأن تكون متاحة بالفعل، وأن تظل المهمة مطلوبة، وأن يتناسب حجم العمل معها.

القسم 6

مثال عملي: المقترح غير المكتمل

لنفترض أنك خططت لوضع مخطط أولي لمقترح عمل اليوم ولكن نفد منك الوقت. المقترح مستحق يوم الثلاثاء القادم، وتقدر أن المخطط الأولي يحتاج إلى حوالي ساعة. هذا التقدير توضيحي؛ فقد تستغرق مهمتك وقتًا أطول أو أقل.

في نهاية اليوم:

إذا كنت تنتظر أرقامًا من أحد الزملاء، فلا تحجز ساعة للكتابة حول معلومات لا تملكها. سجّل هذه التبعية، وحدد تاريخًا للمتابعة بشأنها، واحجز وقت الكتابة بمجرد وصول الأرقام. يعتمد الجدول المفيد على ظروف المهمة، وليس فقط على حقيقة أنها تُركت غير مكتملة اليوم.

تأكد من أن المقترح لا يزال مطلوبًا، وحدد يوم الثلاثاء كموعد نهائي حقيقي.

استبدل "وضع مخطط المقترح" بإجراء تالٍ، مثل "سرد الأقسام الثلاثة وجمع الملاحظات المرجعية".

ابحث عن ساعة قبل يوم الثلاثاء، مع إتاحة وقت بعدها للمراجعة أو التعديلات.

إذا وجدت وقتًا شاغرًا مناسبًا، فاحجزه لهذا الإجراء. وإذا لم تجد، فقرر ما هو الالتزام الآخر الذي يمكن نقله أو اسأل عما إذا كان بالإمكان تغيير الموعد النهائي أو النطاق.

القسم 7

قاعدة قصيرة للتذكر

انقل المهمة غير المكتملة إلى تقويمك عندما يكون لديك إجراء تالٍ واضح، وسبب يجعل التوقيت مهمًا، وفترة زمنية واقعية قبل أن يصبح العمل مطلوبًا. احتفظ بها في قائمة المهام عندما يكون التوقيت لا يزال مرنًا أو غير مؤكد. إذا لم تعد المهمة مهمة، فاحذفها؛ وإذا كانت مهمة ولكن لا توجد فترة شاغرة ملائمة، فعالج الموعد النهائي أو النطاق مباشرة. هذا الفحص في نهاية اليوم يحول عبارة "لم أنتهِ" إلى قرار محدد تالٍ دون التعامل مع كل مهمة على أنها موعد.

قراءات ذات صلة