Tamamlanmamış Bir Görevi Ne Zaman Takviminize Taşımalısınız?
Bugün bir şeyi bitiremediyseniz, üzerinde çalışmak için gerçekçi bir zaman belirleyebildiğinizde ve bu zaman önemli olduğunda onu takviminize ekleyin: görev odaklanmış zaman gerektirir, bir teslim tarihinden önce gerçekleşmelidir veya belirli bir zaman aralığına bağlıdır. Henüz uygulanabilir bir zaman aralığı seçemiyorsanız, görevi görev listenizde tutun ve planlarınızı gözden geçirirken karar verin. "Yarına kadar" yazan bir tarih, ilerleme kaydetmek için ayrılmış bir zamanla aynı şey değildir. Bu rehber, bir iş gününün sonunda tamamlanmamış bir maddeyle ne yapacağına karar veren herkes içindir. Amaç, üç faydalı sonuç arasında seçim yapmaktır: bir çalışma oturumu planlamak, görevi esnek bir listede tutmak ya da bilinçli olarak ertelemek veya iptal etmek.
Öncelikle, teslim tarihini çalışma zamanından ayırın
Teslim tarihi şu soruya yanıt verir: “Bu iş en geç ne zamana kadar bitmeli?” Bir takvim bloğu ise şunu yanıtlar: “Bunun üzerinde ne zaman çalışacağım?” Bu tarihler farklı olabilir. Cuma gününe teslim edilmesi gereken bir rapor için Çarşamba günü 45 dakikalık bir taslak hazırlama oturumu ve Perşembe günü bir inceleme gerekebilir; Cuma gününe yalnızca teslim tarihini koymak, bu iki adımdan hiçbiri için zaman ayırmaz.
Bir görev yöneticisi teslim tarihi veya hatırlatıcı tutabilirken, zaman bloklama yöntemi fiili çalışma için bir süre ayırır. [Microsoft To Do, teslim tarihlerini ve hatırlatıcıları belgeler](https://support.microsoft.com/en-us/todo/add-due-dates-and-reminders-in-microsoft-to-do); [Todoist'in zaman bloklama rehberi](https://www.todoist.com/productivity-methods/time-blocking), işleri takvim bloklarına atamayı ele alır. [Google Takvim Yardımı](https://support.google.com/calendar/answer/9901136?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=en) da benzer şekilde bir görevin planlanan başlangıç saatini ve süresini teslim tarihinden ayrı olarak listeler. Bunlar farklı planlama işlevlerine örnektir; her görevin her ikisine birden ihtiyaç duyduğu anlamına gelen bir kural değildir.
Günün sonunda bu karar testini kullanın
Tamamlanmamış her görev için aşağıdaki soruları sırasıyla sorun.
Görev bu kontrolleri geçiyorsa ve uygulanabilir bir boşluk belirleyebiliyorsanız, belirli bir çalışma oturumu planlayın. Aksi takdirde, görevi gerçek teslim tarihi veya bir gözden geçirme tarihiyle birlikte bir görev listesinde tutun, ardından tekrar planlama yaptığınızda ona geri dönün.
Zamanlama görevin bir parçası olduğunda takvimi seçin
Bir takvim aralığı, en çok gerçek bir taahhüdü görünür kıldığında faydalıdır. Bu; konsantre bir çalışma için zaman ayırmak, dar bir fırsat penceresini korumak veya başka bir kişiyle koordinasyon sağlamak anlamına gelebilir. Bloğa somut bir etiket verin ve yalnızca tek bir adım için zamanınız varsa projenin tamamını değil, sonraki eylemi yansıtan bir süre belirleyin.
Örneğin, “Başvuru üzerinde çalış” ifadesi harekete geçmesi zor bir ifadedir. “1–3 arasındaki soruların yanıtlarını yaz”, 50 dakikalık bir oturum için somut bir çıktı tanımlar. Başvuru Cuma gününe kadar teslim edilecekse ve kalan işler taslak yazma, referansları toplama ve son okumayı içeriyorsa, Cuma gününün kendisini çalışma planı olarak görmek yerine bu adımları teslim tarihine göre önceden planlayın.
Dürüst bir tahmin kullanın. Emin değilseniz, ilk bloğu sınırları belirlenmiş bir adım yapın (örneğin gereksinimleri 20 dakika boyunca gözden geçirmek gibi), ardından bir sonraki adımın ne olacağına karar verin. Kısa bir başlangıç oturumu, belirsiz bir aralıkta tüm görevin tamamlanabileceğini varsaymadan, geriye ne kadar iş kaldığını ortaya çıkarabilir. Süre bir tahmindir, garanti değildir.
Tarih esnek olduğunda listede tutun
Tamamlanmamış her maddenin kalabalık bir takvimde yer alması gerekmez. Madde küçükse, kesin bir teslim tarihi yoksa, aralardaki birkaç olası boşlukta yapılabiliyorsa veya hâlâ netleştirilmesi gerekiyorsa, bir görev listesi esnekliği daha iyi koruyabilir. Varsa teslim tarihini ekleyin ve yararlı olduğunda ayrı bir sonraki eylem veya gözden geçirme tarihi yazın.
Gözden geçirme tarihi, “görevi tamamla” anlamına gelmek zorunda değildir; “sonraki adımın ne olacağına karar ver” demektir. Bu, bilgi beklerken, gereken emeği henüz bilmediğinizde veya makul bir şekilde bir çalışma oturumu taahhüt edemediğinizde yardımcı olur. Gerçek bir harici teslim tarihi ile kendinize hatırlatmak için seçtiğiniz tarih arasındaki ayrımı koruyun; aksi takdirde bu ikisini birbirinden ayırmak zorlaşabilir.
Takvim zaten dolu olduğunda
Aşırı dolu bir günü, tamamlanmamış işleri boş görünen her dakikaya yığarak çözmeye çalışmayın. Bazı boşluklar geçişler, hazırlıklar ve günün sıradan kesintileri için gereklidir. En önemli görevi seçin, ardından korumalı bir zamana ihtiyacı varsa nelerin kaydırılması gerektiğini kontrol edin. Daha geç bir teslim tarihi istemeniz, “tamamlandı” tanımını daraltmanız, işi daha küçük oturumlara bölmeniz veya mevcut planın artık uymadığını birine erkenden bildirmeniz gerekebilir.
Görevin kesin bir teslim tarihi varsa ve uygulanabilir bir zaman kalmadıysa, bunu her gün yarına sürüklemek için bir neden olarak değil, çözülmesi gereken bir planlama kısıtı olarak ele alın. Yeniden planlama yalnızca yeni zaman aralığı koşulları değiştirdiğinde faydalıdır: zaman gerçekten müsaittir, göreve hâlâ ihtiyaç vardır ve işin miktarı ayrılan süreye sığmaktadır.
Uygulamalı bir örnek: tamamlanmamış teklif
Diyelim ki bugün bir teklifin taslağını çıkarmayı planladınız ama zamanınız yetmedi. Teklifin salı gününe kadar teslim edilmesi gerekiyor ve taslağın yaklaşık bir saat süreceğini tahmin ediyorsunuz. Bu tahmin örnek amaçlıdır; sizin göreviniz daha fazla veya daha az zaman alabilir.
Günün sonunda:
Bir iş arkadaşınızın getireceği rakamları bekliyorsanız, elinizde olmayacak bilgiler üzerine yazmak için bir saatlik rezervasyon yapmayın. Bağımlılığı kaydedin, durumu kontrol etmek için bir tarih belirleyin ve rakamlar geldiğinde yazma zamanı ayırın. Faydalı bir planlama, görevin yalnızca bugün yarım kalmış olmasına değil, görevin koşullarına bağlıdır.
Hatırlanması gereken kısa bir kural
Tamamlanmamış bir görevi takviminize; net bir sonraki eyleminiz, zamanlamanın önemli olması için bir nedeniniz ve işe ihtiyaç duyulmadan önce gerçekçi bir zaman aralığınız olduğunda taşıyın. Zamanlama hâlâ esnek veya belirsiz olduğunda görevi listede tutun. Artık bir önemi kalmadıysa kaldırın; önemliyse ancak uygulanabilir bir aralık yoksa doğrudan teslim tarihini veya kapsamı ele alın. Gün sonundaki bu kontrol, her göreve bir randevu muamelesi yapmadan “bitiremedim” durumunu somut bir sonraki karara dönüştürür.