Bilakah Anda Patut Memindahkan Tugasan yang Belum Selesai ke Kalendar?
Jika anda tidak sempat menyelesaikan sesuatu hari ini, masukkannya dalam kalendar apabila anda boleh menetapkan masa yang munasabah untuk mengerjakannya dan masa itu penting: tugasan tersebut memerlukan tumpuan, mesti diselesaikan sebelum tarikh akhir atau bergantung pada jangka masa tertentu. Jika anda belum dapat memilih slot yang sesuai, kekalkannya dalam senarai tugasan anda dan tentukan bila hendak menyemak semula rancangan. Tarikh yang menyatakan “perlu disiapkan esok” tidak sama dengan masa yang diperuntukkan untuk membuat kemajuan. Panduan ini ditujukan kepada sesiapa yang sedang menentukan apa yang perlu dilakukan dengan satu perkara yang belum selesai pada penghujung hari kerja. Matlamatnya ialah memilih antara tiga hasil yang berguna: menjadualkan sesi kerja, mengekalkan tugasan dalam senarai yang fleksibel atau menangguhkan atau menggugurkannya dengan sengaja.
Mula-mula, asingkan tarikh akhir daripada masa kerja
Tarikh akhir menjawab soalan, “Bilakah tugasan ini mesti siap?” Blok kalendar menjawab soalan, “Bilakah saya akan mengerjakannya?” Tarikh tersebut mungkin berbeza. Laporan yang perlu dihantar pada hari Jumaat mungkin memerlukan sesi menggubal selama 45 minit pada hari Rabu dan sesi semakan pada hari Khamis; meletakkan tarikh akhir sahaja pada hari Jumaat tidak memperuntukkan masa untuk kedua-dua langkah itu.
Pengurus tugasan boleh menyimpan tarikh akhir atau peringatan, manakala penyekatan masa memperuntukkan tempoh untuk kerja sebenar. Microsoft To Do menerangkan tarikh akhir dan peringatan; panduan penyekatan masa Todoist membincangkan cara menetapkan kerja pada blok kalendar. Bantuan Google Calendar juga menyenaraikan masa mula dan tempoh yang dirancang bagi sesuatu tugasan secara berasingan daripada tarikh akhirnya. Ini ialah contoh fungsi perancangan yang berbeza, bukannya peraturan bahawa setiap tugasan memerlukan kedua-duanya.
Gunakan ujian keputusan ini pada penghujung hari
Bagi setiap tugasan yang belum selesai, tanyakan soalan berikut mengikut turutan.
Jika tugasan melepasi semakan ini dan anda dapat mengenal pasti masa lapang yang sesuai, jadualkan sesi kerja yang khusus. Jika tidak, kekalkannya dalam senarai tugasan dengan tarikh akhirnya yang sebenar atau tarikh semakan, kemudian kembali kepadanya apabila anda merancang semula.
- Adakah tugasan ini masih berbaloi untuk dilakukan? Jika tujuannya sudah tiada atau orang lain sudah menguruskannya, keluarkannya daripada senarai aktif anda. Jangan peruntukkan slot kalendar baharu untuk kerja yang sudah tidak relevan.
- Adakah terdapat tarikh akhir atau kebergantungan yang sebenar? Catat tarikh akhir sebenar, siapa yang sedang menunggu atau perkara yang perlu berlaku dahulu. Jika tiada tarikh akhir tetap, tentukan bila anda mahu menyemak semula tugasan itu dan bukannya mencipta rasa tergesa-gesa.
- Bolehkah anda menyatakan tindakan seterusnya? “Siapkan pembentangan” mungkin merangkumi beberapa langkah. “Draf slaid pembukaan” atau “hantar angka yang disemak kepada Maya” memberikan unit kerja yang lebih jelas. Jika tugasan masih kabur, jelaskan atau pecahkannya sebelum menjadualkannya.
- Adakah tugasan ini memerlukan masa yang dikhaskan? Balasan ringkas atau urusan rutin mungkin boleh dimasukkan dalam senarai yang fleksibel. Kerja yang memerlukan tumpuan berterusan, persediaan, pertemuan dengan seseorang atau jangka masa tertentu yang tersedia lebih sesuai diperuntukkan slot kalendar.
- Adakah terdapat masa lapang yang munasabah sebelum tugasan itu diperlukan? Semak komitmen sedia ada dan berikan ruang sekiranya kerja itu mengambil masa lebih lama daripada anggaran paling optimistik anda. Jika tiada slot yang sesuai, rundingkan semula masanya, kecilkan skop, minta bantuan atau rancang untuk membincangkan tarikh akhirnya. Memindahkan perkara itu ke masa yang mustahil tidak menyelesaikan masalah penjadualan.
Pilih kalendar apabila masa ialah sebahagian daripada tugasan
Slot kalendar paling berguna apabila ia menjadikan komitmen sebenar kelihatan. Ini boleh bermakna memperuntukkan masa untuk kerja yang memerlukan tumpuan, melindungi peluang yang singkat atau menyelaraskan masa dengan orang lain. Berikan blok itu label yang jelas dan tempoh yang sepadan dengan tindakan seterusnya, bukan keseluruhan projek jika anda hanya mempunyai masa untuk satu langkah.
Contohnya, “Kerjakan permohonan” sukar dilaksanakan. “Draf jawapan untuk soalan 1–3” mengenal pasti hasil kerja bagi sesi 50 minit. Jika permohonan itu perlu dihantar pada hari Jumaat dan kerja yang tinggal termasuk menggubal, mengumpulkan rujukan dan menyemak pruf, jadualkan langkah-langkah itu sebelum tarikh akhir dan bukannya menganggap hari Jumaat itu sendiri sebagai rancangan kerja.
Gunakan anggaran yang jujur. Jika anda tidak pasti, jadikan blok pertama sebagai langkah yang terhad—seperti menyemak keperluan selama 20 minit—kemudian tentukan langkah seterusnya. Sesi awal yang singkat boleh menunjukkan jumlah kerja yang masih perlu dibuat tanpa berpura-pura bahawa keseluruhan tugasan boleh diselesaikan dalam slot yang belum pasti. Tempoh itu ialah anggaran, bukannya jaminan.
Kekalkan tugasan dalam senarai apabila tarikhnya fleksibel
Tidak semua perkara yang belum selesai perlu dimasukkan dalam kalendar yang sudah padat. Jika tugasan itu kecil, tiada tarikh akhir yang ketat, boleh dilakukan dalam beberapa masa lapang yang berbeza atau masih memerlukan penjelasan, senarai tugasan mungkin lebih sesuai untuk mengekalkan fleksibiliti. Tambahkan tarikh akhir jika ada, dan catat tindakan seterusnya atau tarikh semakan yang berasingan jika berguna.
Tarikh semakan bermaksud “tentukan perkara yang perlu dilakukan seterusnya,” bukannya semestinya “siapkan tugasan.” Ini berguna apabila anda sedang menunggu maklumat, belum tahu jumlah usaha yang diperlukan atau tidak dapat membuat komitmen yang munasabah untuk sesi kerja. Bezakan tarikh akhir luaran yang sebenar daripada tarikh yang anda tetapkan untuk mengingatkan diri; jika tidak, kedua-duanya boleh menjadi sukar dibezakan.
Apabila kalendar sudah penuh
Jangan selesaikan hari yang terlalu padat dengan menyusun kerja yang belum selesai pada setiap minit yang kelihatan lapang. Sesetengah masa lapang diperlukan untuk peralihan, persediaan dan gangguan biasa sepanjang hari. Pilih tugasan yang paling penting, kemudian semak komitmen apa yang perlu dialihkan jika tugasan itu memerlukan masa khusus. Anda mungkin perlu meminta tarikh akhir yang lebih lewat, mengecilkan skop maksud “siap”, membahagikan kerja kepada sesi yang lebih kecil atau memaklumkan seseorang lebih awal bahawa rancangan semasa sudah tidak dapat dipenuhi.
Jika tugasan mempunyai tarikh akhir yang tetap dan tiada masa yang sesuai lagi, anggap itu sebagai kekangan perancangan yang perlu ditangani, bukannya alasan untuk berulang kali menunda tugasan ke hari esok. Penjadualan semula hanya berguna apabila slot baharu mengubah keadaan: waktunya benar-benar tersedia, tugasan itu masih diperlukan dan jumlah kerja bersesuaian.
Contoh lengkap: cadangan yang belum selesai
Katakan anda merancang untuk membuat rangka cadangan hari ini tetapi kehabisan masa. Tarikh akhirnya ialah Selasa depan dan anda menganggarkan rangka itu memerlukan kira-kira sejam. Anggaran itu sekadar contoh; tugasan anda mungkin memerlukan lebih atau kurang masa.
Pada penghujung hari ini:
Jika anda sedang menunggu angka daripada rakan sekerja, jangan tempah sejam untuk menulis berdasarkan maklumat yang belum akan anda terima. Catat kebergantungan itu, tetapkan tarikh untuk menyemaknya dan peruntukkan masa menulis sebaik sahaja angka tersebut diterima. Jadual yang berguna bergantung pada keadaan tugasan, bukan semata-mata pada hakikat bahawa tugasan itu belum selesai hari ini.
Pastikan cadangan itu masih diperlukan dan catat hari Selasa sebagai tarikh akhir sebenar.
Gantikan “buat rangka cadangan” dengan tindakan seterusnya, seperti “senaraikan tiga bahagian dan kumpulkan nota sumber.”
Cari masa sejam sebelum hari Selasa dan berikan ruang selepas itu untuk semakan atau perubahan.
Jika anda menemui masa lapang yang sesuai, peruntukkannya untuk tindakan itu. Jika tidak, tentukan komitmen lain yang boleh dialihkan atau tanyakan sama ada tarikh akhir atau skop boleh diubah.
Peraturan ringkas untuk diingati
Pindahkan tugasan yang belum selesai ke kalendar apabila anda mempunyai tindakan seterusnya yang jelas, sebab mengapa masa itu penting dan slot yang munasabah sebelum kerja itu diperlukan. Kekalkan tugasan dalam senarai apabila masanya masih fleksibel atau tidak pasti. Jika tugasan itu tidak lagi penting, gugurkannya; jika ia penting tetapi tiada slot yang sesuai, tangani tarikh akhir atau skopnya secara langsung. Semakan pada penghujung hari ini menukar “saya tak sempat siapkan” kepada keputusan seterusnya yang khusus tanpa menganggap setiap tugasan sebagai janji temu.