आपको किसी अधूरे काम को अपने कैलेंडर में कब जोड़ना चाहिए?

सबसे पहले, अंतिम तिथि (डेडलाइन) को काम के समय से अलग करें

एक समय-सीमा (डेडलाइन) इस प्रश्न का उत्तर देती है, "यह काम कब तक पूरा होना चाहिए?" एक कैलेंडर ब्लॉक इस प्रश्न का उत्तर देता है, "मैं इस पर कब काम करूँगा?" वे तिथियाँ भिन्न हो सकती हैं। शुक्रवार को जमा की जाने वाली रिपोर्ट के लिए बुधवार को 45 मिनट के प्रारूपण (ड्राफ्टिंग) सत्र और गुरुवार को समीक्षा की आवश्यकता हो सकती है; शुक्रवार को केवल अंतिम तिथि निर्धारित करने से इनमें से किसी भी चरण के लिए समय आरक्षित नहीं होता है।

एक टास्क मैनेजर में अंतिम तिथि या अनुस्मारक (रिमाइंडर) हो सकता है, जबकि टाइम ब्लॉकिंग वास्तविक काम के लिए समय आरक्षित करती है। [Microsoft To Do अंतिम तिथियों और अनुस्मारकों का विवरण देता है](https://support.microsoft.com/en-us/todo/add-due-dates-and-reminders-in-microsoft-to-do); [Todoist की टाइम-ब्लॉकिंग गाइड](https://www.todoist.com/productivity-methods/time-blocking) कैलेंडर ब्लॉक में काम सौंपने पर चर्चा करती है। [Google Calendar सहायता](https://support.google.com/calendar/answer/9901136?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=en) भी किसी कार्य के नियोजित आरंभ समय और अवधि को उसकी अंतिम तिथि से अलग सूचीबद्ध करती है। ये विभिन्न योजना कार्यों के उदाहरण हैं, कोई ऐसा नियम नहीं कि प्रत्येक कार्य के लिए दोनों की आवश्यकता हो।

दिन के अंत में इस निर्णय परीक्षण का उपयोग करें

प्रत्येक अधूरे कार्य के लिए, क्रम से निम्नलिखित प्रश्न पूछें।

यदि कार्य इन जांचों को पास कर लेता है और आप एक व्यावहारिक समय निकाल सकते हैं, तो एक विशिष्ट कार्य सत्र शेड्यूल करें। अन्यथा, इसे इसकी वास्तविक अंतिम तिथि या समीक्षा तिथि के साथ एक कार्य सूची में रखें, और फिर से योजना बनाते समय इस पर वापस आएं।

जब समय कार्य का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हो, तब कैलेंडर चुनें

एक कैलेंडर स्लॉट तब सबसे अधिक उपयोगी होता है जब यह किसी वास्तविक प्रतिबद्धता को दृश्यमान बनाता है। इसका अर्थ एकाग्र कार्य के लिए समय आरक्षित करना, किसी सीमित अवसर को सुरक्षित रखना, या किसी अन्य व्यक्ति के साथ समन्वय करना हो सकता है। ब्लॉक को एक ठोस नाम दें और ऐसी अवधि निर्धारित करें जो अगले कदम को दर्शाती हो, न कि पूरे प्रोजेक्ट को, यदि आपके पास केवल एक ही चरण के लिए समय है।

उदाहरण के लिए, "आवेदन पर काम करें" पर तुरंत कार्रवाई करना कठिन है। "प्रश्न 1-3 के उत्तरों का मसौदा तैयार करें" 50 मिनट के सत्र के लिए एक निश्चित कार्य को निर्धारित करता है। यदि आवेदन शुक्रवार तक जमा करना है और शेष काम में मसौदा तैयार करना, संदर्भ एकत्र करना और प्रूफरीडिंग शामिल है, तो उन चरणों को केवल शुक्रवार को ही कार्य योजना मानने के बजाय अंतिम तिथि के अनुसार शेड्यूल करें।

एक ईमानदार अनुमान का उपयोग करें। यदि आप अनिश्चित हैं, तो पहले ब्लॉक को एक सीमित चरण बनाएं—जैसे कि 20 मिनट के लिए आवश्यकताओं की समीक्षा करना—फिर तय करें कि आगे क्या करना है। एक छोटा प्रारंभिक सत्र यह बता सकता है कि कितना काम बाकी है, बिना यह मान लिए कि अनिश्चित स्लॉट में पूरा कार्य समाप्त किया जा सकता है। यह अवधि केवल एक अनुमान है, कोई गारंटी नहीं।

जब तारीख लचीली हो, तो इसे टास्क लिस्ट में रखें

हर अधूरे काम को व्यस्त कैलेंडर में जगह की आवश्यकता नहीं होती है। यदि यह छोटा है, इसकी कोई निश्चित अंतिम तिथि नहीं है, इसे कई संभावित अंतरालों में किया जा सकता है, या अभी भी इसमें स्पष्टता की आवश्यकता है, तो एक कार्य सूची (टास्क लिस्ट) लचीलेपन को बेहतर ढंग से बनाए रख सकती है। यदि कोई अंतिम तिथि मौजूद है तो उसे जोड़ें, और उपयोगी होने पर एक अलग अगला कदम या समीक्षा तिथि लिखें।

समीक्षा तिथि का अर्थ है "तय करें कि आगे क्या करना है," अनिवार्य रूप से "कार्य पूरा करना" नहीं। यह तब उपयोगी होता है जब आप किसी जानकारी की प्रतीक्षा कर रहे हों, अभी तक लगने वाले प्रयास का पता न हो, या आप काम के सत्र के लिए उचित रूप से प्रतिबद्ध न हो सकें। एक वास्तविक बाहरी अंतिम तिथि और अपने आप को याद दिलाने के लिए चुनी गई तिथि के बीच अंतर बनाए रखें; अन्यथा, दोनों के बीच अंतर करना कठिन हो सकता है।

जब कैलेंडर पहले से ही भरा हो

अधूरे काम को हर खाली दिखने वाले मिनट में भरकर अत्यधिक व्यस्त दिन की समस्या को हल न करें। दिन में बदलावों, तैयारी और सामान्य रुकावटों के लिए कुछ खाली समय की आवश्यकता होती है। उस कार्य को चुनें जो सबसे अधिक मायने रखता है, फिर देखें कि यदि उसे संरक्षित समय की आवश्यकता है तो किस अन्य चीज़ को हटाया जाना चाहिए। आपको बाद की समय-सीमा मांगनी पड़ सकती है, "काम पूरा होने" के अर्थ को सीमित करना पड़ सकता है, काम को छोटे सत्रों में बांटना पड़ सकता है, या समय रहते किसी को बताना पड़ सकता है कि वर्तमान योजना अब व्यावहारिक नहीं है।

यदि कार्य की अंतिम तिथि निश्चित है और कोई साध्य समय नहीं बचा है, तो इसे हल की जाने वाली एक नियोजन बाधा के रूप में देखें, न कि कार्य को बार-बार कल पर टालने के कारण के रूप में। पुनर्निर्धारण (रीशेड्यूलिंग) केवल तभी उपयोगी होता है जब नया स्लॉट स्थितियों को बदल देता है: वह वास्तव में उपलब्ध हो, कार्य की अभी भी आवश्यकता हो, और काम की मात्रा उसमें समाहित हो सके।

एक व्यावहारिक उदाहरण: अधूरा प्रस्ताव

मान लीजिए कि आपने आज किसी प्रस्ताव की रूपरेखा तैयार करने की योजना बनाई थी लेकिन समय समाप्त हो गया। इसे अगले मंगलवार तक जमा करना है, और आपका अनुमान है कि रूपरेखा तैयार करने में लगभग एक घंटा लगेगा। यह अनुमान केवल उदाहरण के लिए है; आपके अपने कार्य में अधिक या कम समय लग सकता है।

आज के अंत में:

यदि आप किसी सहकर्मी के आंकड़ों की प्रतीक्षा कर रहे हैं, तो ऐसी जानकारी पर लिखने के लिए एक घंटा बुक न करें जो आपके पास होगी ही नहीं। इस निर्भरता को दर्ज करें, इसकी जांच के लिए एक तारीख निर्धारित करें, और आंकड़े आने के बाद लिखने का समय आरक्षित करें। एक उपयोगी शेड्यूल कार्य की परिस्थितियों पर निर्भर करता है, न कि केवल इस तथ्य पर कि वह आज अधूरा रह गया था।

याद रखने योग्य एक संक्षिप्त नियम

किसी अधूरे काम को अपने कैलेंडर में तब ले जाएं जब आपके पास एक स्पष्ट अगला कदम हो, समय महत्वपूर्ण होने का कोई कारण हो, और काम की आवश्यकता होने से पहले एक व्यावहारिक स्लॉट उपलब्ध हो। जब समय अभी भी लचीला या अनिश्चित हो, तो इसे कार्य सूची में रखें। यदि इसका अब कोई महत्व नहीं है, तो इसे हटा दें; यदि यह महत्वपूर्ण है लेकिन कोई व्यावहारिक स्लॉट मौजूद नहीं है, तो सीधे समय-सीमा या दायरे पर ध्यान दें। दिन के अंत की यह जांच हर कार्य को अपॉइंटमेंट माने बिना "मैंने काम पूरा नहीं किया" को एक विशिष्ट अगले निर्णय में बदल देती है।

इस विषय को आगे पढ़ें