Wie Sie aufhören sich vorzubereiten und mit einem ganz normalen Projekt beginnen
Wenn Sie sich immer wieder nur auf den Start eines persönlichen Projekts vorbereiten, setzen Sie die Hürde für „bereit“ niedrig an: Wissen Sie, was Sie schaffen wollen, bestimmen Sie den ersten nützlichen Schritt und legen Sie sich nur die Werkzeuge bereit, die für diesen Schritt nötig sind. Setzen Sie Fragen, die warten können, auf eine kurze Liste, wählen Sie eine Startzeit und beginnen Sie mit einer ersten Arbeitssitzung. Die Vorbereitung ist abgeschlossen, sobald Sie diesen Schritt sicher und sinnvoll machen können – nicht erst dann, wenn jede spätere Entscheidung bereits geklärt ist.
Definieren Sie das Endergebnis, bevor Sie noch mehr Vorbereitung betreiben
Schreiben Sie einen Satz auf, der das Ergebnis beschreibt: „Ich werde einen zweiseitigen Nachbarschaftsführer entwerfen“ oder „Ich werde das lockere Regal reparieren.“ Fügen Sie dann ein einfaches Kriterium hinzu, das Ihnen zeigt, wann die Arbeit getan ist – wie etwa ein fertiger Entwurf oder ein stabiles Regal. Leitfäden zur Projektplanung von Atlassian empfehlen, den Zweck eines Projekts und die Erfolgsindikatoren zu klären, während der Leitfaden für Projektziele der University of Toronto zwischen Zielsetzung, Arbeitsergebnissen (Deliverables), Meilensteinen und Aufgaben unterscheidet. Diese Abgrenzungen helfen dabei, die Vorbereitung an ein tatsächliches Ergebnis zu koppeln. (Atlassians Leitfaden für den Projekt-Kickoff; University of Toronto, „Formulating Project Goals“)
Für ein kleines, persönliches Projekt reicht hierfür eine kurze Notiz. Halten Sie fest, was dazu gehört und – falls nützlich –, was außerhalb des Rahmens liegt. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, einen einzigen Schrank aufzuräumen, verändert die Entscheidung, jeden Stauraum im Haus auszusortieren, das Projekt grundlegend. Eine sichtbare Grenze erleichtert es, Vorbereitungen zu erkennen, die eigentlich zu einer ganz anderen Aufgabe gehören.
Trennen Sie notwendige Vorbereitung von optionaler Vorbereitung
Nutzen Sie einen Drei-Fragen-Check für jeden Vorbereitungsschritt:
Ist er für den ersten Schritt notwendig? Ein Schraubendreher ist notwendig, um eine Schraube zu lösen; das Vergleichen aller verfügbaren Werkzeugkästen ist es nicht.
Führt das Überspringen zu einem ernsthaften Problem bei Sicherheit, Qualität oder Koordination? Falls ja, lösen Sie es, bevor Sie fortfahren. Falls nein, lässt es sich eventuell im weiteren Verlauf lernen.
Beeinflusst diese Entscheidung das Endergebnis, oder kann sie nach Arbeitsbeginn angepasst werden? Behalten Sie sich reversible Entscheidungen nach Möglichkeit für später vor.
Dies ist eine praktische Entscheidungshilfe, kein formaler Projektstandard. Sie stützt sich auf den Gedanken, dass die Projektvorbereitung Zweck, Rollen und Erfolgskriterien klären sollte, während Details verfeinert werden können, während die Arbeit fortschreitet. Atlassians Kickoff-Leitfaden beschreibt das Ziel ausdrücklich darin, genügend gemeinsames Verständnis zu erlangen, um später weiter nachjustieren zu können. (Projekt-Kickoff)
Notwendige Vorbereitung hängt von der jeweiligen Aufgabe ab. Bei einem Rezept kann das bedeuten, die Zutaten zu prüfen und den Ofen vorzuheizen. Beim Streichen eines Zimmers kann es beinhalten, das Etikett der Farbe zu prüfen, Oberflächen abzukleben und die richtige Grundausstattung parat zu haben. Bei einem gemeinsamen Projekt kann es bedeuten zu bestätigen, wer für die Arbeit zuständig ist und wann andere Personen sie gegenlesen müssen. Werkzeuge, Freigaben und Informationen, die echte Voraussetzungen sind, werden nicht dadurch optional, dass sie Zeit kosten.
Optionale Vorbereitung fühlt sich oft nützlich an, weil sie sichtbare Aktivität erzeugt: Notizen neu ordnen, eine neue App ausprobieren, sich breitflächig einlesen oder einen Plan feinschleifen. Fragen Sie sich, ob dies etwas daran ändert, was Sie in der ersten Arbeitssitzung tatsächlich tun können. Wenn nicht, schreiben Sie es unter „später“ auf und gehen Sie weiter.
Legen Sie nur ausreichend Werkzeuge für den ersten nützlichen Schritt bereit
Rüsten Sie sich nicht für das gesamte gedachte Projekt aus, bevor Sie den ersten Teil davon ausprobiert haben. Stimmen Sie Materialien und Informationen auf die nächste Handlung ab. Wenn Sie eine Einladung für ein Event entwerfen, benötigen Sie möglicherweise das Datum, den Ort und ein leeres Dokument; Sie müssen wahrscheinlich nicht die endgültige Design-Plattform auswählen, bevor die grundlegenden Details notiert sind. Wenn Sie einen kleinen Gegenstand zusammenbauen, prüfen Sie die Anleitung und legen Sie die aufgeführten Teile und Werkzeuge vor dem Start bereit.
Trennen Sie bei einem größeren Projekt das, was Sie jetzt brauchen, von dem, was Sie später brauchen werden. Das Projektbüro der University of Waterloo beschreibt die Planung nach dem Prinzip der „rollenden Welle“ (Rolling Wave Planning): Detaillieren Sie kurzfristige Aufgaben, bei denen die Arbeit klar ist, belassen Sie künftige Aufgaben auf einer höheren Ebene, solange Details noch unbekannt sind, und verfeinern Sie den Plan, sobald Sie mehr wissen. Es besagt zudem, dass übergreifende Meilensteine und Annahmen beibehalten werden sollten. (University of Waterloo, „Rolling Wave“)
Erstellen Sie in der Praxis zwei kurze Listen: Für den Start erforderlich und Später benötigt oder noch unklar. Die erste Liste sollte so kurz sein, dass Sie sofort danach handeln können. Die zweite Liste dient als Erinnerung daran, Fragen dann wieder aufzugreifen, wenn neue Informationen sie relevant machen – und nicht als Anlass, alles im Voraus lösen zu müssen.
Legen Sie einen Startpunkt fest und benennen Sie die erste Handlung
Wählen Sie einen bestimmten Zeitpunkt und eine erste Handlung, die Sie sich ganz konkret vorstellen können. „Am Leitfaden arbeiten“ ist vage; „ein Dokument öffnen und fünf mögliche Abschnittsüberschriften aufschreiben“ ist beobachtbar. Aus „Das Regal reparieren“ kann werden: „Den Abstand der Halterungen messen und nachsehen, welche Schrauben vorhanden sind.“ Eine nützliche erste Handlung liefert Informationen oder einen Teil des Ergebnisses, selbst wenn sie das Projekt noch nicht beendet.
Eine konkrete Startregel kann lauten: Wenn es [Uhrzeit] ist, werde ich an [Ort] die [erste physische Handlung] mit [minimalen Werkzeugen] ausführen. Fügen Sie einen Endpunkt für diese Sitzung hinzu, falls das hilft – arbeiten Sie beispielsweise, bis der Entwurf fünf Überschriften hat, und entscheiden Sie dann über den nächsten Schritt. Betrachten Sie diese Sitzung als Gelegenheit herauszufinden, was tatsächlich noch fehlt, und nicht als Test dafür, ob der gesamte Projektplan perfekt ist.
Atlassians Leitfaden für den Projektstart empfiehlt, den Zweck des Projekts und die Erfolgskriterien klar zu formulieren, Beteiligte bei Bedarf zu identifizieren und Ziele, Umfang sowie Meilensteine festzuhalten. Für eine ganz normale Einzelaufgabe können Sie das auf einen einzigen Satz und eine erste Handlung herunterbrechen; Sie müssen nicht das vollständige Setup eines Teamprojekts nachbilden. (Atlassian, „Kickstart Your New Project“)
Entscheiden Sie, was zu tun ist, wenn Sie auf eine Lücke stoßen
Wenn Sie anfangen, kann Sie ein fehlendes Detail tatsächlich ausbremsen. Halten Sie inne und beschreiben Sie die Lücke präzise: „Ich brauche den richtigen Dübel für diese Wandbeschaffenheit“ ist umsetzbar; „Ich muss mich über Eisenwaren informieren“ kann endlos ausufern. Finden Sie die spezifische Information oder den benötigten Gegenstand und kehren Sie dann zur Aufgabe zurück. Wenn Sie nicht sicher oder verantwortungsvoll weitermachen können, ohne das Problem zu lösen, machen Sie diese Klärung zur nächsten Aufgabe und legen Sie eine neue Startzeit fest.
Andere Fragen können protokolliert und aufgeschoben werden. Markieren Sie jede davon als blockierend, für einen bestimmten späteren Schritt erforderlich oder offen, aber nicht blockierend. So kann die genaue Reihenfolge der Abschnitte beispielsweise offen, aber nicht blockierend sein, wenn Sie bereits eine grobe Gliederung entwerfen können. Ein Maß für ein Material, das vor dem Zuschnitt benötigt wird, ist hingegen blockierend. Diese Einteilung ist ein praktisches Werkzeug zur Anwendung von Grundsätzen des Projektumfangs, keine Behauptung, dass jedes Projekt derselben Methode folgen muss.
Wenn eine neue Frage offenbart, dass Ihr Ziel oder Ihr Rahmen unklar war, aktualisieren Sie die einzeilige Projektnotiz. Ein Plan soll Ihnen helfen, Entscheidungen zu treffen und loszulegen; er kann sich ändern, sobald die eigentliche Arbeit bessere Informationen zutage fördert. Der Rolling-Wave-Leitfaden aus Waterloo beschreibt genau diesen Zyklus aus der Planung kurzfristiger Arbeiten, der Ausführung und der Überarbeitung, sobald mehr Klarheit herrscht. (University of Waterloo, „Rolling Wave“)
Ein kurzer Reset, wenn die Vorbereitung sich im Kreis dreht
Versuchen Sie diesen fünfminütigen Reset:
Schreiben Sie das Ergebnis und eine einfache Abschlussbedingung auf.
Benennen Sie die nächste physische Handlung.
Legen Sie nur die für diese Handlung erforderlichen Werkzeuge und Informationen in Reichweite.
Verschieben Sie jeden nicht blockierenden Vorbereitungsgedanken auf eine „Später“-Liste.
Wählen Sie eine Startzeit und beginnen Sie mit der benannten Handlung.
Wenn Sie keine erste Handlung benennen können, braucht das Projekt möglicherweise ein kleineres erstes Zwischenergebnis. Wenn Sie sie benennen können, Ihnen aber eine wesentliche Ressource oder Antwort fehlt, machen Sie diese spezifische Lücke zur nächsten Aufgabe. Sobald Sie genug haben, um zu beginnen, lassen Sie sich von der Arbeit selbst zeigen, welche Vorbereitung überhaupt noch nützlich ist.
Das Ziel ist nicht, Planung abzuschaffen. Es geht darum, der Vorbereitung eine klare Aufgabe zu geben: Beseitige ein echtes Hindernis für den nächsten Schritt und übergebe das Projekt dann an das Handeln. Für ein ganz normales Projekt sind ein klares Ergebnis, ein vernünftiger Rahmen, ausreichende Werkzeuge für die erste Aufgabe und ein fester Starttermin oft schon ein tragfähiger Anfang.