Cara Berhenti Membuat Persediaan dan Mula Menjalankan Projek Biasa

Tulis satu ayat yang menerangkan hasilnya: “Saya akan merangka panduan kejiranan dua halaman,” atau “Saya akan membaiki rak yang longgar itu.” Kemudian tambahkan petunjuk mudah yang menunjukkan kerja itu sudah selesai, seperti draf yang siap atau rak yang kukuh. Panduan perancangan projek Atlassian menyarankan agar tujuan projek dan penanda kejayaannya diperjelas, manakala panduan matlamat projek University of Toronto membezakan objektif, hasil kerja, pencapaian penting dan tugasan. Perbezaan ini membantu memastikan persediaan tertumpu pada hasil sebenar. (Panduan Project Kickoff Atlassian; University of Toronto, “Formulating Project Goals”)

Untuk projek peribadi yang kecil, takrif ini boleh ditulis pada sekeping nota. Nyatakan perkara yang termasuk dalam skop dan, jika berguna, perkara yang di luar skop. Contohnya, jika matlamat anda ialah mengemas satu almari, keputusan untuk mengasingkan barang di setiap ruang simpanan di rumah akan mengubah skop projek. Sempadan yang jelas memudahkan anda mengenal pasti persediaan yang sebenarnya berkaitan dengan tugasan lain.

Tanyakan tiga soalan ini bagi setiap perkara yang ingin disediakan:

Adakah perkara ini perlu untuk langkah pertama? Pemutar skru diperlukan untuk mengeluarkan skru; membandingkan semua kotak perkakas yang ada tidak perlu.

Adakah jika perkara ini diabaikan akan timbul masalah keselamatan, mutu atau penyelarasan yang ketara? Jika ya, selesaikannya sebelum meneruskan. Jika tidak, anda mungkin boleh belajar sambil bekerja.

Adakah keputusan ini mempengaruhi hasil akhir, atau bolehkah ia disemak semula selepas kerja bermula? Jika boleh, tangguhkan pilihan yang boleh diubah kemudian.

Ini alat bantu membuat keputusan yang praktikal, bukannya piawaian projek rasmi. Ia berasaskan idea bahawa persediaan projek patut menjelaskan tujuan, peranan dan kriteria kejayaan, sementara butiran boleh diperhalus apabila kerja berjalan. Panduan kickoff Atlassian secara jelas menyatakan bahawa matlamatnya ialah mencapai persefahaman bersama yang mencukupi supaya butiran boleh diperhalus kemudian. (Project Kickoff)

Persediaan wajib bergantung pada tugasan. Untuk resipi, mungkin anda perlu memeriksa bahan-bahan dan memanaskan ketuhar terlebih dahulu. Untuk mengecat semula bilik, anda mungkin perlu memeriksa label cat, melindungi permukaan dan menyediakan peralatan asas yang sesuai. Untuk hasil kerja kolaboratif, anda mungkin perlu mengesahkan siapa yang bertanggungjawab dan bila orang lain perlu menyemaknya. Alat, kelulusan dan maklumat yang benar-benar menjadi prasyarat bukanlah pilihan semata-mata kerana penyediaannya mengambil masa.

Persediaan pilihan sering terasa berguna kerana menghasilkan aktiviti yang jelas kelihatan: menyusun semula nota, mencuba aplikasi baharu, membaca secara meluas atau menggilap rancangan. Fikirkan sama ada perkara itu mengubah apa yang boleh anda lakukan dalam sesi kerja pertama. Jika tidak, catatkannya di bawah “kemudian” dan teruskan.

Jangan sediakan semua yang diperlukan untuk keseluruhan projek yang dibayangkan sebelum mencuba bahagian pertamanya. Padankan bekalan dan maklumat dengan tindakan seterusnya. Jika anda sedang merangka jemputan acara, anda mungkin memerlukan tarikh, lokasi dan dokumen kosong; anda mungkin tidak perlu memilih platform reka bentuk akhir sebelum menulis butiran asas. Jika anda sedang memasang objek kecil, periksa arahan dan kumpulkan bahagian serta alat yang disenaraikan sebelum bermula.

Untuk projek yang lebih besar, bezakan perkara yang diperlukan sekarang daripada perkara yang diperlukan kemudian. Pejabat projek University of Waterloo menerangkan perancangan “rolling wave”: perincikan tugasan jangka pendek apabila kerja sudah jelas, kekalkan tugasan masa hadapan pada tahap yang lebih umum apabila butirannya belum diketahui, dan perhalus rancangan sambil anda mempelajari lebih lanjut. Panduan itu juga menyarankan supaya pencapaian penting dan andaian keseluruhan dikekalkan. (University of Waterloo, “Rolling Wave”)

Dalam amalan, sediakan dua senarai ringkas: Perlu untuk bermula dan Perlu kemudian atau masih belum pasti. Senarai pertama hendaklah cukup pendek untuk membolehkan anda bertindak. Senarai kedua mengingatkan anda supaya menyemak semula soalan apabila maklumat baharu menjadikannya relevan, bukannya menyelesaikan semuanya terlebih dahulu.

Pilih waktu tertentu dan tindakan pertama yang dapat anda bayangkan untuk dilakukan. “Bekerja pada panduan” terlalu kabur; “buka dokumen dan tulis lima tajuk bahagian yang mungkin” ialah tindakan yang boleh dilihat. “Baiki rak” mungkin dipecahkan kepada “ukur jarak antara pendakap dan periksa skru yang ada.” Tindakan pertama yang berguna memberikan maklumat atau menghasilkan sebahagian daripada hasil akhir, walaupun ia tidak menyiapkan projek.

Peraturan mula yang jelas boleh berbunyi begini: Apabila tiba [waktu], di [tempat], saya akan [tindakan fizikal pertama] menggunakan [alat minimum]. Jika membantu, tetapkan titik berhenti untuk sesi itu—contohnya, bekerja sehingga rangka mempunyai lima tajuk, kemudian tentukan langkah seterusnya. Anggap sesi itu sebagai peluang untuk mengetahui perkara yang sebenarnya masih kurang, bukannya ujian untuk memastikan seluruh rancangan projek sempurna.

Panduan memulakan projek Atlassian menyarankan supaya tujuan projek dan kriteria kejayaan diperjelas, penyumbang dikenal pasti jika berkaitan, dan matlamat, skop serta pencapaian penting dicatatkan. Untuk tugasan biasa yang dilakukan sendiri, anda boleh ringkaskannya kepada satu ayat dan satu tindakan pertama; anda tidak perlu meniru keseluruhan persediaan projek berpasukan. (Atlassian, “Kickstart Your New Project”)

Apabila anda mula bekerja, butiran yang tiada mungkin benar-benar menghalang anda. Berhenti seketika dan jelaskan kekurangan itu dengan tepat: “Saya perlukan sauh dinding yang sesuai untuk permukaan ini” boleh ditindaklanjuti; “Saya perlu mengkaji perkakasan” boleh berkembang tanpa batas. Cari maklumat atau barang khusus yang diperlukan, kemudian sambung semula tugasan. Jika anda tidak dapat meneruskan kerja dengan selamat atau bertanggungjawab tanpa menyelesaikan isu itu, jadikan penyelesaiannya tugasan seterusnya dan tetapkan waktu mula yang baharu.

Soalan lain boleh dicatat dan ditangguhkan. Tandakan setiap soalan sebagai penghalang, diperlukan untuk langkah kemudian yang dinyatakan, atau terbuka tetapi bukan penghalang. Contohnya, susunan tepat bahagian mungkin masih terbuka tetapi bukan penghalang jika anda boleh merangka rangka kasar. Ukuran bahan yang diperlukan sebelum memotong ialah penghalang. Pengelasan ini ialah alat editorial untuk menerapkan prinsip penentuan skop projek, bukannya dakwaan bahawa setiap projek mengikuti kaedah yang sama.

Jika soalan baharu menunjukkan bahawa matlamat atau sempadan anda kurang jelas, kemas kini nota projek satu ayat itu. Rancangan sepatutnya membantu anda membuat keputusan dan bermula; ia boleh berubah apabila kerja sebenar memberikan maklumat yang lebih baik. Panduan rolling-wave Waterloo menerangkan kitaran perancangan kerja jangka pendek, pelaksanaan dan semakan semula apabila pemahaman bertambah jelas. (University of Waterloo, “Rolling Wave”)

Cuba tetapan semula lima minit ini:

Tulis hasil yang diingini dan syarat ringkas untuk menganggapnya selesai.

Nyatakan tindakan fizikal seterusnya.

Letakkan alat dan maklumat yang diperlukan untuk tindakan itu sahaja dalam jangkauan.

Pindahkan setiap idea persediaan yang bukan penghalang ke senarai “kemudian”.

Pilih waktu mula dan mulakan dengan tindakan yang dinyatakan.

Jika anda tidak dapat menyatakan tindakan pertama, mungkin anda perlu menetapkan hasil kerja pertama yang lebih kecil. Jika anda dapat menyatakannya tetapi tiada sumber penting atau jawapan yang diperlukan, jadikan kekurangan khusus itu tugasan seterusnya. Setelah anda mempunyai bekalan yang mencukupi untuk bermula, biarkan kerja itu sendiri menunjukkan persediaan yang masih berguna.

Tujuannya bukan untuk menghapuskan perancangan. Tujuannya ialah memberikan tugas yang jelas kepada persediaan: singkirkan halangan sebenar kepada langkah seterusnya, kemudian serahkan projek kepada tindakan. Untuk projek biasa, hasil yang jelas, sempadan yang munasabah, alat yang mencukupi untuk tugasan pertama dan waktu mula yang telah ditetapkan selalunya merupakan permulaan yang baik.