Hoe je stopt met voorbereiden en aan een gewoon project begint

Schrijf één zin die het resultaat beschrijft: ‘Ik maak een concept voor een buurtgids van twee pagina’s’ of ‘Ik repareer de losse plank.’ Voeg daarna een eenvoudig criterium toe waaraan je ziet dat het werk af is, zoals een voltooid concept of een stevige plank. Atlassians richtlijnen voor projectplanning raden aan het doel en de succescriteria van een project te verduidelijken. De gids van de Universiteit van Toronto over projectdoelen maakt onderscheid tussen het doel, de op te leveren resultaten, mijlpalen en taken. Die onderscheidingen helpen om de voorbereiding te koppelen aan een concreet resultaat. (Atlassians Project Kickoff-gids; Universiteit van Toronto, ‘Formulating Project Goals’)

Voor een klein persoonlijk project past deze omschrijving op een briefje. Noteer wat erbij hoort en eventueel ook wat erbuiten valt. Als je bijvoorbeeld één kast wilt opruimen, verandert het project wanneer je besluit alle opbergruimtes in huis uit te zoeken. Met een duidelijke afbakening herken je makkelijker voorbereidingen die bij een andere taak horen.

Stel bij elk voorbereidingspunt deze drie vragen:

Is het nodig voor de eerste stap? Een schroevendraaier is nodig om een schroef los te draaien; alle beschikbare gereedschapskisten vergelijken niet.

Levert overslaan een serieus probleem op voor de veiligheid, kwaliteit of afstemming? Zo ja, los het dan op voordat je verdergaat. Zo nee, dan kun je het mogelijk gaandeweg uitzoeken.

Heeft deze beslissing invloed op het eindresultaat, of kun je haar aanpassen nadat het werk is begonnen? Stel omkeerbare keuzes zo mogelijk uit.

Dit is een praktisch hulpmiddel bij beslissingen, geen formele projectnorm. Het bouwt voort op het idee dat de projectvoorbereiding het doel, de rollen en de succescriteria moet verduidelijken, terwijl details tijdens het werk verder kunnen worden uitgewerkt. Atlassians richtlijnen voor de startbijeenkomst zeggen uitdrukkelijk dat het doel is om genoeg gedeeld begrip te bereiken om later verder te kunnen verfijnen. (Project Kickoff)

Welke voorbereiding nodig is, hangt af van de taak. Voor een recept kan het gaan om de ingrediënten controleren en de oven voorverwarmen. Voor het opnieuw schilderen van een kamer kan het betekenen dat je het verfetiket controleert, oppervlakken afdekt en de juiste basisuitrusting klaarzet. Voor een gezamenlijk resultaat kan het nodig zijn vast te stellen wie verantwoordelijk is voor het werk en wanneer anderen het moeten beoordelen. Hulpmiddelen, goedkeuringen en informatie die echt noodzakelijk zijn, zijn niet optioneel alleen omdat ze tijd kosten.

Optionele voorbereiding voelt vaak nuttig omdat ze zichtbare activiteit oplevert: aantekeningen opnieuw ordenen, een nieuwe app uitproberen, breed lezen of een plan oppoetsen. Vraag jezelf af of dit verandert wat je tijdens de eerste werksessie kunt doen. Zo niet, schrijf het dan op onder ‘later’ en ga verder.

Rust niet het hele project uit dat je je voorstelt voordat je het eerste deel hebt geprobeerd. Stem materiaal en informatie af op de volgende actie. Als je een uitnodiging voor een evenement opstelt, heb je misschien de datum, locatie en een leeg document nodig; waarschijnlijk hoef je het definitieve ontwerpprogramma nog niet te kiezen voordat je de basisgegevens opschrijft. Als je een klein voorwerp in elkaar zet, controleer dan de instructies en leg de genoemde onderdelen en hulpmiddelen klaar voordat je begint.

Maak bij een groter project onderscheid tussen wat je nu nodig hebt en wat later nodig is. Het projectbureau van de Universiteit van Waterloo beschrijft ‘rolling wave’-planning: werk taken op korte termijn in detail uit wanneer het werk duidelijk is, houd toekomstige taken op hoofdlijnen zolang de details nog onbekend zijn en verfijn het plan naarmate je meer leert. Het advies is ook om de algemene mijlpalen en aannames te behouden. (Universiteit van Waterloo, ‘Rolling Wave’)

Maak in de praktijk twee korte lijstjes: Nodig om te beginnen en Later nodig of nog onzeker. Het eerste lijstje moet kort genoeg zijn om meteen aan de slag te kunnen. Het tweede herinnert je eraan vragen opnieuw te bekijken zodra nieuwe informatie ze relevant maakt; het is geen reden om alles van tevoren uit te zoeken.

Kies een specifiek tijdstip en een eerste actie die je voor je ziet. ‘Aan de gids werken’ is vaag; ‘een document openen en vijf mogelijke tussenkoppen opschrijven’ is concreet. ‘De plank repareren’ wordt bijvoorbeeld ‘de afstand tussen de beugels meten en controleren welke schroeven er zijn’. Een nuttige eerste actie levert informatie of een stukje van het eindresultaat op, ook als het project er niet meteen door af is.

Een concrete startregel kan zijn: Wanneer het [tijd] is, ga ik op [plek] [eerste fysieke actie] uitvoeren met [minimale hulpmiddelen]. Bepaal zo nodig ook wanneer je die sessie afrondt. Werk bijvoorbeeld tot het overzicht vijf tussenkoppen heeft en beslis dan wat de volgende stap is. Zie die sessie als een kans om te ontdekken wat er echt nog ontbreekt, niet als een test of het hele projectplan perfect is.

Atlassians gids voor het starten van een project raadt aan het doel en de succescriteria helder te maken, waar relevant medewerkers aan te wijzen en doelen, reikwijdte en mijlpalen vast te leggen. Voor een gewone taak die je alleen uitvoert, kun je dat terugbrengen tot één zin en een eerste actie; je hoeft niet de volledige voorbereiding van een teamproject over te nemen. (Atlassian, ‘Kickstart Your New Project’)

Zodra je begint, kan een ontbrekend detail je echt tegenhouden. Pauzeer en beschrijf precies wat ontbreekt: ‘Ik heb het juiste muuranker voor dit oppervlak nodig’ is concreet; ‘Ik moet bevestigingsmateriaal onderzoeken’ kan eindeloos doorgaan. Zoek de specifieke informatie of het voorwerp dat je nodig hebt en ga dan terug naar de taak. Kun je niet veilig of verantwoord verder zonder het probleem op te lossen, maak die oplossing dan tot je volgende taak en plan een nieuw begintijdstip.

Andere vragen kun je noteren en uitstellen. Geef aan of iets blokkeert, nodig is voor een bepaalde latere stap of openstaat maar niet blokkeert. De precieze volgorde van onderdelen kan bijvoorbeeld nog openstaan zonder je tegen te houden als je alvast een ruwe opzet kunt maken. Een maat van het materiaal die je nodig hebt voordat je gaat zagen, is wel een blokkade. Deze indeling is een redactioneel hulpmiddel om principes voor projectafbakening toe te passen; het is geen bewering dat elk project dezelfde methode volgt.

Als een nieuwe vraag laat zien dat je doel of afbakening niet duidelijk was, pas dan het projectbriefje van één zin aan. Een plan moet je helpen beslissingen te nemen en te beginnen; je kunt het aanpassen wanneer het echte werk nieuwe informatie oplevert. De richtlijnen van Waterloo voor ‘rolling wave’-planning beschrijven deze cyclus: werk op korte termijn plannen, uitvoeren en het plan bijstellen naarmate er meer duidelijkheid komt. (Universiteit van Waterloo, ‘Rolling Wave’)

Probeer deze reset van vijf minuten:

Schrijf het resultaat en een eenvoudig criterium voor voltooiing op.

Benoem de volgende fysieke actie.

Leg alleen de hulpmiddelen en informatie klaar die voor die actie nodig zijn.

Zet elk niet-blokkerend idee voor de voorbereiding op een lijstje met ‘later’.

Kies een begintijd en start met de benoemde actie.

Kun je geen eerste actie benoemen, dan heeft het project misschien een kleinere eerste oplevering nodig. Kun je de actie wel benoemen, maar ontbreekt een essentiële hulpbron of een antwoord, maak dat specifieke ontbrekende punt dan tot je volgende taak. Zodra je genoeg hebt om te beginnen, laat je het werk zelf zien welke voorbereiding nog nuttig is.

Het doel is niet om plannen overbodig te maken. Het doel is voorbereiding een duidelijke taak te geven: een echte hindernis voor de volgende stap wegnemen en het project daarna aan het werk overlaten. Voor een gewoon project vormen een helder resultaat, een verstandige afbakening, genoeg hulpmiddelen voor de eerste taak en een gepland begintijdstip vaak een werkbaar begin.