तैयारी करना बंद करके एक सामान्य प्रोजेक्ट कैसे शुरू करें

और अधिक तैयारी जोड़ने से पहले प्रोजेक्ट के अंत को परिभाषित करें

परिणाम का वर्णन करने वाला एक वाक्य लिखें: "मैं दो पेज की नेबरहुड गाइड का ड्राफ्ट तैयार करूँगा," या "मैं ढीली शेल्फ की मरम्मत करूँगा।" फिर एक सरल संकेत जोड़ें जो आपको बताए कि काम कब पूरा हो गया है, जैसे कि एक तैयार ड्राफ्ट या एक स्थिर शेल्फ। Atlassian का प्रोजेक्ट-प्लानिंग मार्गदर्शन किसी प्रोजेक्ट के उद्देश्य और सफलता के संकेतकों को स्पष्ट करने की सलाह देता है, जबकि टोरंटो विश्वविद्यालय की प्रोजेक्ट-लक्ष्य गाइड उद्देश्य, डिलिवरेबल्स, माइलस्टोन्स और कार्यों के बीच अंतर करती है। ये अंतर सेटअप को वास्तविक परिणाम से जोड़े रखने में मदद करते हैं। (Atlassian की Project Kickoff गाइड; University of Toronto, “Formulating Project Goals”)

एक छोटे व्यक्तिगत प्रोजेक्ट के लिए, यह परिभाषा एक नोट पर समा सकती है। इसमें शामिल करें कि क्या दायरे में है और, यदि उपयोगी हो, तो क्या दायरे से बाहर है। उदाहरण के लिए, यदि आपका लक्ष्य एक अलमारी को व्यवस्थित करना है, तो घर के हर स्टोरेज एरिया को छांटने का फैसला प्रोजेक्ट को बदल देता है। एक स्पष्ट सीमा उन तैयारियों को पहचानना आसान बनाती है जो किसी अन्य कार्य से संबंधित हैं।

आवश्यक तैयारी को वैकल्पिक तैयारी से अलग करें

प्रत्येक तैयारी आइटम के लिए तीन प्रश्नों वाली जांच का उपयोग करें:

क्या यह पहले कदम के लिए आवश्यक है? एक स्क्रू निकालने के लिए स्क्रूड्राइवर आवश्यक है; उपलब्ध हर टूलबॉक्स की तुलना करना नहीं।

क्या इसे छोड़ने से सुरक्षा, गुणवत्ता या समन्वय से जुड़ी कोई गंभीर समस्या पैदा होती है? यदि हाँ, तो आगे बढ़ने से पहले इसे हल करें। यदि नहीं, तो काम करते-करते सीखना संभव हो सकता है।

क्या यह निर्णय अंतिम परिणाम को प्रभावित करता है, या काम शुरू होने के बाद इसे संशोधित किया जा सकता है? जब संभव हो, बदलने योग्य विकल्पों को बाद के लिए बचाकर रखें।

यह एक व्यावहारिक निर्णय सहायता है, कोई औपचारिक प्रोजेक्ट मानक नहीं। यह इस विचार पर आधारित है कि प्रोजेक्ट सेटअप को उद्देश्य, भूमिकाओं और सफलता के मानदंडों को स्पष्ट करना चाहिए, जबकि विवरणों को काम आगे बढ़ने के साथ सुधारा जा सकता है। Atlassian का किकऑफ मार्गदर्शन स्पष्ट रूप से लक्ष्य को इतनी साझा समझ हासिल करने के रूप में देखता है जिससे बाद में सुधार जारी रखा जा सके। (Project Kickoff)

आवश्यक तैयारी कार्य पर निर्भर करती है। किसी रेसिपी के लिए, इसका मतलब सामग्री की जांच करना और ओवन को प्रीहीट करना हो सकता है। किसी कमरे को दोबारा पेंट करने के लिए, इसमें पेंट के लेबल की जांच करना, सतहों को सुरक्षित रखना और सही बुनियादी उपकरण होना शामिल हो सकता है। एक सहयोगी डिलिवरेबल के लिए, इसका मतलब यह पुष्टि करना हो सकता है कि काम की ज़िम्मेदारी किसकी है और अन्य लोगों को कब इसकी समीक्षा करने की आवश्यकता है। जो टूल्स, स्वीकृतियां और जानकारी वास्तव में पूर्वापेक्षाएं हैं, वे सिर्फ इसलिए वैकल्पिक नहीं हो जातीं क्योंकि उनमें समय लगता है।

वैकल्पिक तैयारी अक्सर उपयोगी लगती है क्योंकि इससे दिखने वाली गतिविधियाँ होती हैं: नोट्स को फिर से व्यवस्थित करना, एक नया ऐप आज़माना, व्यापक रूप से पढ़ना, या किसी योजना को बेहतर बनाना। खुद से पूछें कि क्या यह उस चीज़ को बदलता है जो आप पहले कार्य सत्र में कर सकते हैं। यदि नहीं, तो इसे "बाद में" के तहत लिखें और आगे बढ़ें।

पहले उपयोगी कदम के लिए पर्याप्त टूल्स जुटाएं

पूरे कल्पित प्रोजेक्ट के लिए तब तक संसाधन न जुटाएं जब तक आपने इसके पहले हिस्से को आज़मा न लिया हो। आपूर्ति और जानकारी को अगले कदम के अनुसार रखें। यदि आप किसी इवेंट के निमंत्रण का ड्राफ्ट तैयार कर रहे हैं, तो आपको तारीख, स्थान और एक खाली दस्तावेज़ की आवश्यकता हो सकती है; बुनियादी विवरण लिखने से पहले आपको शायद अंतिम डिज़ाइन प्लेटफ़ॉर्म चुनने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप किसी छोटी वस्तु को असेंबल कर रहे हैं, तो शुरू करने से पहले निर्देशों की जांच करें और सूचीबद्ध पुर्जों और टूल्स को इकट्ठा करें।

एक बड़े प्रोजेक्ट के लिए, जो आपको अभी चाहिए उसे उससे अलग करें जिसकी आपको बाद में आवश्यकता होगी। वाटरलू विश्वविद्यालय का प्रोजेक्ट कार्यालय "रोलिंग वेव" योजना का वर्णन करता है: निकट अवधि के कार्यों का विवरण दें जहां काम स्पष्ट है, भविष्य के कार्यों को उच्च स्तर पर रखें जब विवरण अभी तक ज्ञात न हों, और जैसे-जैसे आप अधिक सीखते हैं, योजना को परिष्कृत करें। यह समग्र माइलस्टोन्स और मान्यताओं को बनाए रखने के लिए भी कहता है। (University of Waterloo, “Rolling Wave”)

व्यवहार में, दो छोटी सूचियां बनाएं: शुरू करने के लिए आवश्यक और बाद में आवश्यक या अभी भी अनिश्चित। पहली सूची इतनी छोटी होनी चाहिए कि उस पर तुरंत अमल किया जा सके। दूसरी सूची इस बात की याद दिलाती है कि नई जानकारी मिलने पर उन सवालों पर दोबारा विचार किया जाए जब वे प्रासंगिक हों, न कि हर चीज़ को पहले से ही सुलझाने का कोई कारण।

एक शुरुआती बिंदु तय करें और पहले कदम का नाम बताएं

एक विशिष्ट समय और एक पहला कदम चुनें जिसे आप खुद करते हुए देख सकें। "गाइड पर काम करना" अस्पष्ट है; "एक दस्तावेज़ खोलना और पांच संभावित सेक्शन हेडिंग लिखना" स्पष्ट और मापने योग्य है। "शेल्फ ठीक करना" बदलकर "ब्रैकेट की दूरी मापना और जांचना कि कौन से स्क्रू मौजूद हैं" बन सकता है। एक उपयोगी पहला कदम जानकारी या परिणाम का एक हिस्सा उत्पन्न करता है, भले ही वह प्रोजेक्ट को पूरी तरह खत्म न करे।

शुरुआत का एक ठोस नियम यह हो सकता है: जब [समय] होगा, [स्थान] पर, मैं [न्यूनतम टूल्स] का उपयोग करके [पहला भौतिक कदम] उठाऊंगा। यदि इससे मदद मिलती है तो उस सत्र के लिए एक समाप्ति बिंदु जोड़ें—उदाहरण के लिए, तब तक काम करें जब तक कि रूपरेखा में पांच शीर्षक न हो जाएं, फिर अगला कदम तय करें। उस सत्र को यह परखने के मौके के रूप में देखें कि वास्तव में क्या छूट रहा है, बजाय इसके कि यह जांचें कि क्या पूरी प्रोजेक्ट योजना एकदम सही है।

Atlassian की प्रोजेक्ट-स्टार्ट गाइड प्रोजेक्ट के उद्देश्य और सफलता के मानदंडों को स्पष्ट करने, प्रासंगिक होने पर योगदानकर्ताओं की पहचान करने और लक्ष्यों, दायरे व माइलस्टोन्स को रिकॉर्ड करने का सुझाव देती है। एक सामान्य व्यक्तिगत कार्य के लिए, आप इसे घटाकर एक वाक्य और एक पहले कदम तक सीमित कर सकते हैं; आपको किसी टीम प्रोजेक्ट के पूरे सेटअप को दोहराने की आवश्यकता नहीं है। (Atlassian, “Kickstart Your New Project”)

तय करें कि जब कोई बाधा या कमी सामने आए तो क्या करना है

जब आप शुरू करते हैं, तो कोई छूटा हुआ विवरण वास्तव में आपको रोक सकता है। रुकें और उस कमी का सटीक वर्णन करें: "मुझे इस सतह के लिए सही वॉल एंकर की आवश्यकता है" पर अमल किया जा सकता है; "मुझे हार्डवेयर पर रिसर्च करने की आवश्यकता है" अनिश्चित काल तक खिंच सकता है। आवश्यक विशिष्ट जानकारी या वस्तु खोजें, फिर कार्य पर वापस लौटें। यदि आप इस समस्या को हल किए बिना सुरक्षित या ज़िम्मेदारी से आगे नहीं बढ़ सकते हैं, तो उस समाधान को ही अगला कार्य बनाएं और शुरू करने का दूसरा समय तय करें।

अन्य सवालों को नोट किया जा सकता है और टाला जा सकता है। प्रत्येक को अवरोधक (blocking), बाद के किसी निर्दिष्ट कदम के लिए आवश्यक, या खुला लेकिन गैर-अवरोधक (open but not blocking) के रूप में चिह्नित करें। उदाहरण के लिए, यदि आप एक कच्ची रूपरेखा तैयार कर सकते हैं तो अनुभागों का सटीक क्रम खुला हो सकता है लेकिन गैर-अवरोधक हो सकता है। काटने से पहले आवश्यक सामग्री का माप एक अवरोधक है। यह वर्गीकरण प्रोजेक्ट-स्कोपिंग सिद्धांतों को लागू करने का एक साधन है, न कि यह दावा कि हर प्रोजेक्ट एक ही तरीके का पालन करता है।

यदि कोई नया सवाल यह दर्शाता है कि आपका लक्ष्य या दायरा अस्पष्ट था, तो एक वाक्य वाले प्रोजेक्ट नोट को अपडेट करें। एक योजना को आपको निर्णय लेने और शुरू करने में मदद करनी चाहिए; जब वास्तविक काम से बेहतर जानकारी सामने आती है तो यह बदल सकती है। वाटरलू का रोलिंग-वेव मार्गदर्शन निकट अवधि के काम की योजना बनाने, उसे निष्पादित करने और स्पष्टता में सुधार होने पर संशोधित करने के इस चक्र का वर्णन करता है। (University of Waterloo, “Rolling Wave”)

जब तैयारी का चक्रव्यूह बन जाए तो एक छोटा रीसेट

इस पाँच मिनट के रीसेट को आज़माएँ:

परिणाम और पूरा होने की एक सरल शर्त लिखें।

अगले भौतिक कदम का नाम बताएं।

केवल उस कदम के लिए आवश्यक टूल्स और जानकारी को ही अपनी पहुंच में रखें।

हर गैर-अवरोधक तैयारी विचार को "बाद में" की सूची में डाल दें।

शुरू करने का एक समय चुनें और निर्धारित कदम के साथ शुरुआत करें।

यदि आप पहला कदम तय नहीं कर पा रहे हैं, तो प्रोजेक्ट को शायद एक छोटे शुरुआती डिलिवरेबल की आवश्यकता है। यदि आप इसे तय कर सकते हैं लेकिन किसी आवश्यक संसाधन या उत्तर की कमी है, तो उस विशिष्ट कमी को ही अगला कार्य बनाएं। एक बार जब आपके पास शुरुआत करने के लिए पर्याप्त चीज़ें हों, तो काम को ही आपको यह दिखाने दें कि कौन सी तैयारी अभी भी उपयोगी है।

इसका उद्देश्य योजना को समाप्त करना नहीं है। इसका उद्देश्य तैयारी को एक स्पष्ट काम सौंपना है: अगले कदम के लिए एक वास्तविक बाधा को दूर करना, और फिर प्रोजेक्ट को कार्रवाई के हवाले कर देना। एक सामान्य प्रोजेक्ट के लिए, एक स्पष्ट परिणाम, एक समझदारी भरी सीमा, पहले कार्य के लिए पर्याप्त टूल्स और एक निर्धारित शुरुआत अक्सर एक व्यावहारिक शुरुआत होती है।

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