तात्कालिकता को हावी न होने देकर आज एक काम का चुनाव कैसे करें

झूठी तात्कालिकता को दूर करने से शुरुआत करें

सभी संभावित कार्यों को एक छोटी सूची में रखें, फिर पूछें कि यदि यह कल तक के लिए टल जाए तो क्या बदल जाएगा। एक लाल रंग का नोटिफिकेशन, बड़े अक्षरों में लिखा गया अनुरोध, या किसी काम का सबसे पहले सामने आना बिना किसी वास्तविक समय-सीमा के भी दबाव बना सकता है। वास्तविक तारीख, व्यक्ति, निर्भरता या लागत को चिह्नित करें। यदि आप किसी ठोस परिणाम का नाम नहीं ले सकते, तो उस काम को तात्कालिकता के बजाय दबाव या प्राथमिकता के रूप में चिह्नित करें।

इसका एक महत्वपूर्ण अपवाद है: वास्तव में समयबद्ध ज़िम्मेदारी किसी सार्थक दीर्घकालिक कार्य से अधिक महत्वपूर्ण हो सकती है। चयन करने से पहले इस सीमा की पुष्टि करें। "ग्राहक को उत्तर दें" अस्पष्ट है; "शाम 4 बजे के हैंडऑफ़ से पहले गायब फ़ाइल भेजें" एक ठोस शर्त है। इस स्क्रीनिंग का उद्देश्य अन्य लोगों को नज़रअंदाज़ करना नहीं है। इसका उद्देश्य उनके कहे की आवाज़ को प्रतीक्षा के वास्तविक परिणाम से अलग करना है।

बचे हुए कार्यों की तुलना करने के लिए चार प्रश्नों का उपयोग करें

बाकी बचे कार्यों के लिए, इन्हीं चार प्रश्नों का उपयोग करें: आज कौन सा परिणाम सबसे अधिक मायने रखता है? इसे टालने पर क्या कठिन हो जाएगा? कौन सा कार्य कल के लिए एक उपयोगी अगला कदम खोलता है? यदि नई जानकारी सामने आती है तो किस विकल्प को बदलना सबसे आसान है? ये प्रश्न प्रभाव, देरी की लागत, लाभ (उत्तोलन), और परिवर्तनीयता को एक ही नज़रिए में लाते हैं। ये निर्णय लेने में मददगार हैं, कोई ऐसा स्कोर नहीं जो पूरी तरह निष्पक्ष होने का दिखावा करे।

तीन संभावित कार्यों की कल्पना करें: किसी प्रस्तुति (प्रेजेंटेशन) का पहला पृष्ठ तैयार करना, किसी गैर-समयबद्ध संदेश का उत्तर देना, और डाउनलोड फ़ोल्डर को व्यवस्थित करना। प्रस्तुति का सबसे बड़ा परिणाम हो सकता है और यह आगे बढ़ने का एक स्पष्ट रास्ता बना सकती है। संदेश सामाजिक रूप से दृश्यमान हो सकता है लेकिन फिर भी उसे टाला जा सकता है। फ़ोल्डर व्यवस्थित करना आसान हो सकता है लेकिन बाद के लिए इसका मूल्य बहुत कम है। प्रस्तुति को केवल उसकी वास्तविक सीमा की जाँच करने के बाद ही चुनें, इसलिए नहीं कि "महत्वपूर्ण कार्य" हमेशा पहले समय का हकदार होता है।

एक परिणाम चुनें, पूरा प्रोजेक्ट नहीं

किसी प्रोजेक्ट का शीर्षक आज-के-लिए विकल्प बनने के हिसाब से बहुत बड़ा होता है। इसे एक प्रत्यक्ष इकाई में बदलें: शुरुआती पैराग्राफ का मसौदा तैयार करें, तीन बेमेल आंकड़ों का मिलान करें, अपॉइंटमेंट बुक करें, या किसी निर्णय के लिए आवश्यक प्रश्न लिखें। इकाई इतनी छोटी होनी चाहिए कि उसे शुरू किया जा सके और इतनी सार्थक होनी चाहिए कि स्थिति को आगे बढ़ा सके। यदि आप यह नहीं बता सकते कि अंत में क्या मौजूद होगा, तो विकल्प अभी भी बहुत व्यापक है।

शुरू करने से पहले रुकने का एक बिंदु तय करें। उदाहरण के लिए, "मैं रूपरेखा बनाऊँगा और दो अज्ञात बिंदुओं को चिह्नित करूँगा, फिर 11:30 बजे रुक जाऊँगा।" रुकने का बिंदु चुने गए कार्य को चुपचाप बाकी हर ज़िम्मेदारी को निगलने से रोकता है। यह आपको अगले चुनाव के लिए प्रमाण भी देता है। कोई कार्य सही प्राथमिकता हो सकता है और फिर भी आज उसके एक जानबूझकर सीमित संस्करण की आवश्यकता हो सकती है।

पसंद को एक ठोस शुरुआत में बदलें

एक अच्छी प्राथमिकता फिर भी अमूर्त रह सकती है। यदि-तो (इफ़-देन) वाली शुरुआत लिखें: "यदि मैं नाश्ता पूरा करके डेस्क पर बैठता हूँ, तो मैं ड्राफ़्ट खोलूँगा और तीन शीर्षक लिखूँगा।" इसमें स्थान, पहली शारीरिक क्रिया और सबसे छोटी आवश्यक सामग्री शामिल करें। कार्यान्वयन इरादों (इंप्लीमेंटेशन इंटेंशन्स) पर शोध ने इस प्रकार की विशिष्ट संकेत-और-प्रतिक्रिया योजना का परीक्षण किया है; यह एक स्पष्ट प्रारंभिक स्थिति का समर्थन करता है, हालांकि यह साबित नहीं करता कि कोई विशेष दिनचर्या हर किसी के लिए काम करती है।

पहले कदम को प्रेरणा (मोटिवेशन) से स्वतंत्र रखें। फ़ाइल, नोटबुक या संदर्भ को वहाँ रखें जहाँ अगला कदम साफ़ दिखाई दे, और शुरू करने से पहले असंबंधित टैब बंद कर दें। यदि कोई सहकर्मी, परिवार का सदस्य या कोई अपॉइंटमेंट शुरुआत को नियंत्रित करता है, तो उस निर्भरता को ईमानदारी से दर्ज करें और उस अगले कदम को परिभाषित करें जिस पर आपका नियंत्रण हो। लक्ष्य एक विश्वसनीय शुरुआत है, पूरे दिन को लेकर कोई नाटकीय वादा नहीं।

एकल-कार्य विंडो (सिंगल-टास्क विंडो) को सुरक्षित रखें

जिन लोगों को जानने की ज़रूरत है, उन्हें बताएं कि आप क्या कर रहे हैं और आप संदेशों की दोबारा जाँच कब करेंगे। गायब हो जाने से बेहतर एक छोटी सीमा तय करना है: "मैं दोपहर तक हैंडऑफ़ पर काम कर रहा हूँ; मैं 12:15 पर नए अनुरोधों की समीक्षा करूँगा।" व्यवधानों को दर्ज करने के लिए एक नोट रखें। अनुरोध को लिख लें, वर्गीकृत करें कि क्या यह आज के वास्तविक परिणाम को बदलता है, और चुने हुए कार्य पर वापस लौटें जब तक कि नया तथ्य उसी तात्कालिकता की कसौटी पर खरा न उतरे।

यदि दिन में कोई अपरिहार्य व्यवधान आता है, तो पूरी प्राथमिकता-निर्धारण प्रक्रिया को दोबारा शुरू न करें। वर्तमान स्थिति को चार पंक्तियों में सहेजें: क्या पूरा हुआ, अगला कदम, खुला प्रश्न, और सामग्री कहाँ है। फिर तय करें कि क्या मूल कार्य का परिणाम अभी भी सबसे महत्वपूर्ण है। यदि नहीं, तो स्पष्ट रूप से कार्य बदलें और दर्ज करें कि ऐसा क्यों किया गया। किसी नए संकेत के पीछे खिंचे चले जाने और सोच-समझकर बदलाव करने में अंतर होता है।

फैसले को किसी निर्णय (वर्डिक्ट) में बदले बिना समीक्षा करें

विंडो के अंत में, योजना की तुलना वास्तव में जो हुआ उससे करें। क्या कार्य से अपेक्षित परिणाम मिला? क्या सीमा वास्तविक थी? क्या किसी छिपी हुई निर्भरता, अधूरी जानकारी, या बदली हुई अंतिम तिथि ने चुनाव को बदल दिया? तथ्यों को उस कहानी से अलग रखें जो आप अपने बारे में खुद को सुनाते हैं। छूटी हुई समाप्ति किसी खराब अनुमान या अस्पष्ट पहले कदम को दर्शा सकती है; यह कोई स्थायी व्यक्तिगत लक्षण तय नहीं करती।

न चुने गए कार्यों को तीन सरल श्रेणियों में रखें: एक निश्चित तिथि वाली अगली समीक्षा, किसी अन्य व्यक्ति के लिए एक प्रश्न, या बिना किसी गढ़ी गई समय-सीमा वाली बाद की सूची। कल, आज के विजेता कार्य को स्वतः जारी रखने के बजाय प्रक्रिया को फिर से दोहराएं। एक कार्य चुनने का मूल्य कोई आदर्श रैंकिंग बनाना नहीं है। यह बाकी कार्यों को दोबारा प्राप्त करने योग्य रखते हुए एक सोच-समझकर की गई प्रतिबद्धता को प्रत्यक्ष बनाना है।

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