Bugün kararı aciliyete bırakmadan tek bir görev nasıl seçilir?
Bugün yalnızca tek bir önemli göreve yer varsa, işe en çok gürültü çıkaran maddeden başlamayın. Önce herhangi bir teslim tarihinin, randevunun, güvenlik sorununun veya sözün bugün gerçek bir sonuç doğurup doğurmadığını kontrol edin. Hiçbiri doğurmuyorsa, önemli bir sonucu koruyan veya en faydalı bir sonraki adımın önünü açan görevi seçin. Bu, diğer tüm görevlerin önemsiz olduğu anlamına gelmez; sınırlı bir gün için verilmiş geçici bir karardır. Seçimi tek bir cümleyle yazın, bir bitiş çizgisi belirleyin ve geri kalanları daha sonra dönebileceğiniz bir yerde beklemeye alın.
İşe sahte aciliyeti ortadan kaldırarak başlayın
Tüm adayları tek bir kısa listeye koyun, ardından yarına ertelenirse neyin değişeceğini sorun. Kırmızı bir bildirim, büyük harflerle yazılmış bir istek veya bir maddenin ilk sırada belirmesi, gerçek bir teslim tarihi yaratmadan baskı oluşturabilir. Gerçek tarihi, kişiyi, bağımlılığı veya maliyeti belirleyin. Bir sonuç tanımlayamıyorsanız, bu maddeyi aciliyet yerine baskı veya tercih olarak etiketleyin.
Önemli bir istisna vardır: zamana bağlı gerçek bir sorumluluk, anlamlı bir uzun vadeli görevden daha öncelikli olabilir. Seçim yapmadan önce sınırları teyit edin. "Müşteriye yanıt ver" belirsizdir; "saat 16:00'daki devir teslimden önce eksik dosyayı gönder" ise somut bir koşuldur. Bu filtrelemenin amacı diğer insanları göz ardı etmek değildir; yarattıkları ses düzeyini beklemenin doğuracağı sonuçtan ayırmaktır.
Kalanları karşılaştırmak için dört soru kullanın
Kalan görevler için aynı dört soruyu kullanın: Bugün en çok hangi sonuç önemlidir? Geciktirirsem ne daha zorlaşır? Hangi görev yarın için faydalı bir sonraki eylemin önünü açar? Yeni bir bilgi gelirse hangi seçimi geri almak en kolaydır? Bu sorular etkiyi, gecikme maliyetini, kaldıracı ve geri döndürülebilirliği aynı bakış açısında buluşturur. Bunlar nesnellik iddiasında bulunan bir puanlama değil, bir karar yardımcısıdır.
Üç aday düşünün: bir sunumun ilk sayfasını hazırlamak, zamana bağlı olmayan bir mesaja yanıt vermek ve indirilenler klasörünü düzenlemek. Sunum en güçlü sonuca sahip olabilir ve net bir devamlılık sağlayabilir. Mesaj sosyal açıdan görünür olabilir ancak yine de ertelenebilir. Klasör kolay olabilir ancak sonrasında pek bir değer üretmeyebilir. Sunumu, "önemli işler" her zaman ilk zaman dilimini hak ettiği için değil, yalnızca gerçek sınırlarını kontrol ettikten sonra seçin.
Tüm bir projeyi değil, bir sonucu seçin
Bir proje başlığı, yalnızca bugüne ait bir seçim olamayacak kadar büyüktür. Onu gözlemlenebilir bir birime dönüştürün: giriş paragrafını taslak olarak yazın, eşleşmeyen üç rakamı mutabık kılın, randevu alın veya bir karar için gereken soruyu yazın. Bu birim, başlamak için yeterince küçük ve durumu ilerletmek için yeterince anlamlı olmalıdır. Sonunda neyin ortaya çıkacağını tarif edemiyorsanız, seçiminiz hala çok kapsamlıdır.
Başlamadan önce bir durma noktası belirleyin. Örneğin, "Taslağı çıkaracağım ve bilinmeyen iki noktayı işaretleyeceğim, ardından 11:30'da duracağım." Bir durma noktası, seçilen görevin kalan tüm sorumlulukları sessizce tüketmesini engeller. Ayrıca bir sonraki seçim için size kanıt sağlar. Bir görev doğru bir öncelik olabilir ve yine de bugün için kasıtlı olarak sınırlandırılmış bir sürüme ihtiyaç duyabilir.
Seçimi somut bir başlangıca dönüştürün
İyi bir öncelik yine de soyut kalabilir. "Eğer... ise, o zaman..." şeklinde bir başlangıç yazın: "Kahvaltıyı bitirip masaya oturursam, taslağı açıp üç başlığı yazacağım." Yeri, ilk fiziksel eylemi ve gereken en küçük materyali dahil edin. Uygulama niyetleri üzerine yapılan araştırmalar, bu tür belirli ipucu ve tepki planlarını incelemiştir; net bir başlangıç koşulu kullanılmasını destekler, ancak belirli bir rutinin herkes için işe yaradığını iddia etmez.
İlk eylemi motivasyondan bağımsız tutun. Dosyayı, not defterini veya referansı bir sonraki hamlenin görülebileceği bir yere koyun ve başlamadan önce ilgisiz sekmeleri kapatın. Başlangıcı bir iş arkadaşınız, aile üyeniz veya randevunuz belirliyorsa, bu bağımlılığı dürüstçe kaydedin ve kontrol edebileceğiniz bir sonraki eylemi tanımlayın. Amaç, tüm güne dair iddialı bir söz vermek değil, güvenilir bir başlangıç yapmaktır.
Tek görevlik çalışma aralığını koruyun
Bilmesi gereken kişilere ne yaptığınızı ve mesajları ne zaman tekrar kontrol edeceğinizi söyleyin. Kısa bir sınır koymak, ortadan kaybolmaktan daha nettir: "Öğleye kadar devir teslim üzerinde çalışıyorum; yeni talepleri 12:15'te inceleyeceğim." Bölünmeler için bir not alanı bulundurun. Talebi yazın, bugünün gerçek sonucunu değiştirip değiştirmediğini sınıflandırın ve yeni bilgi aynı aciliyet filtresinden geçmediği sürece seçtiğiniz göreve geri dönün.
Gününüzde kaçınılmaz bir bölünme olursa, tüm sıralama sürecini baştan başlatmayın. Mevcut durumu dört satırda kaydedin: tamamlanan, sonraki eylem, açık soru ve materyalin nerede olduğu. Ardından, orijinal görevin hala en yüksek sonuca sahip olup olmadığına karar verin. Değilse, açıkça geçiş yapın ve nedenini kaydedin. Kasıtlı bir değişiklik, en son sinyalin peşine takılmaktan farklıdır.
Seçimi bir hükme dönüştürmeden gözden geçirin
Zaman aralığının sonunda, planı gerçekleşenle karşılaştırın. Görev hedeflenen birimi üretti mi? Sınır gerçekçi miydi? Gizli bir bağımlılık, eksik bir girdi veya değişen bir teslim tarihi seçimi değiştirdi mi? Gerçekleri kendinize anlattığınız hikayeden ayrı tutun. Yetişmeyen bir bitiş kötü bir tahmini veya belirsiz bir ilk eylemi gösterir; kalıcı bir kişilik özelliğini değil.
Seçilmeyen maddeleri üç basit yere taşıyın: tarihli bir sonraki inceleme, başka birine sorulacak bir soru veya uydurma bir teslim tarihi olmayan daha sonraki bir liste. Yarın, bugünün kazananını otomatik olarak devam ettirmek yerine filtrelemeyi tekrarlayın. Tek bir görev seçmenin değeri kusursuz bir sıralama yapmak değildir. Geri kalanları telafi edilebilir tutarken kasıtlı bir taahhüdü görünür kılmaktır.
Sık sorulan sorular
Ya iki görevin gerçek teslim tarihi aynıysa?
Daha büyük bir sonucu önleyeni veya diğerinin önünü açanı seçin. İkisi de bekleyemiyorsa, her ikisini de sahiplenebileceğiniz bir sonraki devir teslim aşamasına kadar küçültün ve bağımlılığın sahibi olan kişiden bir sıralama kararı isteyin.
Her zaman en önemli uzun vadeli görevi mi seçmeliyim?
Hayır. Önce zamana bağlı gerçek sonuçları kontrol edin. Uzun vadeli bir görev, acil hiçbir sınır onun önüne geçmediğinde ve bir sonraki birimi gerçekten ilerletmek istediğiniz bir sonucu koruduğunda doğru seçim haline gelir.
Başladıktan sonra gelen yeni bir talebi nasıl yönetirim?
Talebi not edin, gerçek teslim tarihini ve sonucunu belirleyin, ardından mevcut görevle karşılaştırın. Yalnızca yeni bilgi kararı değiştirdiğinde geçiş yapın; aksi takdirde daha önce belirlediğiniz sonraki inceleme saatine sadık kalın.