प्रभावशाली हितधारकों की मांगों को कैसे संभालें: संबंधों और परियोजना की सीमाओं में संतुलन बनाना

ज़ोर देकर कही गई बात को एक अनुरोध में बदलें

"हमें इसे शामिल करना ही होगा" अभी काम का कोई उपयोगी विवरण नहीं है। पूछें कि यह परिणाम किसे चाहिए, किस स्थिति में चाहिए, और इसकी अनुपस्थिति से कौन सा तय परिणाम प्रभावित होता है। यह निर्धारित करें कि क्या यह किसी मौजूदा आवश्यकता को स्पष्ट करता है, किसी ऐसे कार्य को ठीक करता है जो समझौते के अनुसार नहीं है, या फिर कार्य-क्षेत्र (स्कोप) को बढ़ाता है। जिस काम का वादा पहले ही किया जा चुका है लेकिन वह अधूरा है, उसे एक अतिरिक्त अनुरोध के रूप में दोबारा लेबल नहीं किया जाना चाहिए।

यहाँ, प्रभावशाली शब्द व्यक्ति के पद या इस विशेष बातचीत के प्रभाव को दर्शाता है, न कि उनके चरित्र के लिए कोई लेबल है। अनुरोध, उसका कारण और वांछित निर्णय की तिथि दर्ज करें। व्यक्ति के बारे में अपनी राय को परियोजना रिकॉर्ड से दूर रखें। यदि वे इसे लागू करने का एक तरीका प्रस्तावित करते हैं, तो पूछें कि क्या कोई दूसरा दृष्टिकोण भी उसी उद्देश्य को पूरा कर सकता है।

वर्तमान समझौते का उपयोग करके प्रभाव को समझाएं

पुष्ट किए गए कार्य-क्षेत्र (स्कोप), डिलीवरी की तारीख और स्वीकृति विवरण की समीक्षा करें। पहचानें कि अनुरोध किस कार्य को जोड़ता है या बदलता है और कौन सी मौजूदा प्रतिबद्धताएं इससे प्रभावित होती हैं। यदि प्रयास या संसाधनों का आकलन नहीं किया गया है, तो स्पष्ट बता दें। केवल बातचीत को आगे बढ़ाने के लिए कोई सटीक अनुमान मन से न बनाएं। केवल यह कहना कि टीम व्यस्त है, वास्तविक विकल्प की व्याख्या नहीं करता है।

एसोसिएशन फॉर प्रोजेक्ट मैनेजमेंट परिवर्तन नियंत्रण (चेंज कंट्रोल) को स्वीकृति, अस्वीकृति या आस्थगन से पहले किसी अनुमोदित आधार रेखा (बेसलाइन) में परिवर्तनों को दर्ज करने और उनका मूल्यांकन करने के रूप में परिभाषित करता है। इसके प्रभाव की श्रेणियों में कार्य-क्षेत्र, गुणवत्ता, समय, संसाधन, लागत और जोखिम शामिल हैं। उस प्रक्रिया का उपयोग करें जो आपकी परियोजना में पहले से मौजूद है। किसी छोटी परियोजना में केवल इसलिए नई समिति बनाने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि किसी ने बदलाव की मांग की है।

ऐसे विकल्प सामने लाएं जिनकी तुलना की जा सके

उदाहरण के लिए, शुक्रवार तक पूरे होने वाले एक पेज में अचानक पंजीकरण रिपोर्टिंग शामिल करने की उम्मीद की जाती है। तथ्यों की जांच करने के बाद, शुक्रवार की सहमत डिलीवरी को बनाए रखने, किसी मौजूदा अधिकृत टूल से तत्काल जानकारी की आवश्यकता को पूरा करने, या रिपोर्टिंग जोड़ने के लिए कार्य-क्षेत्र और समय बदलने के बीच तुलना करें। यह उदाहरण किसी नए टूल या जानकारी को संभालने के किसी भिन्न तरीके को अधिकृत नहीं करता है। प्रत्येक विकल्प को परियोजना की वास्तविक अनुमतियों और आवश्यकताओं के अनुकूल होना चाहिए।

आप कह सकते हैं: “मैं समझता हूँ कि आपको पंजीकरण संबंधी जानकारी चाहिए। शुक्रवार वाले संस्करण में रिपोर्टिंग शामिल नहीं है। मैं अतिरिक्त कार्य और मौजूदा विकल्पों की जाँच करूँगा, और कल दोपहर तक विकल्प प्रस्तुत करूँगा। वह समय आकलन के लिए है, नई सुविधा देने का वादा नहीं।” इस प्रकार प्रतिबद्धता को विशिष्ट रखते हुए उद्देश्य को स्वीकार किया जाता है।

जांचें कि निर्णय कौन लेता है और योगदान कौन देता है

वरिष्ठता, आग्रह और अनुमोदन का अधिकार एक-दूसरे के पर्याय नहीं हैं। परियोजना की दर्ज ज़िम्मेदारियों या अनुमोदन व्यवस्थाओं को देखें। यदि अधिकार स्पष्ट नहीं है, तो अनुमान लगाने से पहले परियोजना प्रमुख से इसे स्पष्ट करने को कहें। एटलसियन का DACI दृष्टिकोण निर्णय को आगे बढ़ाने वाले व्यक्ति, अनुमोदनकर्ता और विशेषज्ञता प्रदान करने वाले योगदानकर्ताओं के बीच अंतर करता है। ये भेद टीम का पुनर्गठन किए बिना बातचीत को स्पष्ट कर सकते हैं।

APM का परामर्श सिद्धांत कार्य संबंधों, सीमाओं, सफलता के पैमानों और हैंडओवर आवश्यकताओं पर भी चर्चा करता है। यदि किसी चर्चा में अधिक वरिष्ठ प्रतिभागी की आवश्यकता है, तो मौजूदा प्रोजेक्ट स्पॉन्सर परिणामों को समझाने में मदद कर सकता है। इसका उद्देश्य उचित व्यक्ति तक जानकारी पहुँचाना है, न कि मामले को आगे बढ़ाकर (एस्केलेट करके) अनुरोधकर्ता को असहज करना।

निर्णय के बाद समझौते को अपडेट करें

स्वीकृत होने पर, प्रभावित कार्य-क्षेत्र, तिथियों, स्वामित्व और स्वीकृति विवरणों को अपडेट करें, फिर उन लोगों को सूचित करें जो संशोधित व्यवस्था पर निर्भर हैं। यदि अस्वीकार कर दिया जाता है, तो वर्तमान कारण दर्ज करें। यदि स्थगित किया जाता है, तो पुनर्विचार के लिए शर्त या तिथि दर्ज करें। चैट में अनौपचारिक "हाँ" और टास्क सिस्टम में पुरानी प्रतिबद्धता एक साथ नहीं रहनी चाहिए।

यदि काम में तेजी लाने के अनुरोध जारी रहते हैं, तो शेष तथ्यों पर वापस आएं: किस आकलन की कमी है, किसने निर्णय नहीं लिया है और अपडेट कब मिलना है। ऐसे वादे जोड़ने से बचें जिन्हें पूरा नहीं किया जा सकता। प्रक्रिया तब पूरी होती है जब अनुरोध का स्पष्ट समाधान हो जाता है और प्रभावित लोगों को वर्तमान संस्करण की जानकारी होती है। समझौते से सभी का पूरी तरह संतुष्ट होना एक अनिवार्य परिणाम नहीं है।

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