Nüfuzlu paydaşların talepleri nasıl yönetilir: ilişkileri ve proje sınırlarını dengelemek
Nüfuzlu bir paydaş yeni bir şey talep ettiğinde, istediği sonucu netleştirin, bunu onaylanmış proje düzenlemeleriyle karşılaştırın ve ek işin neleri değiştireceğini açıklayın. Ardından bu seçimi, gerçekten karar verme yetkisine sahip olan kişiye iletin. Dikkatle dinlemek ve bir teslimat taahhüdünü kabul etmek birbirinden ayrı eylemlerdir. Zamanında verilen yanıtlar, doğru bir anlayış ve net bir takip sayesinde çalışma ilişkisi korunabilir.
Vurgulu bir ifadeyi bir talebe dönüştürün
"Bunu mutlaka dahil etmeliyiz" ifadesi henüz iş için kullanılabilir bir tanım değildir. Bu sonuca kimin, hangi durumda ihtiyaç duyduğunu ve bunun eksikliğinden hangi mutabık kalınan sonucun etkilendiğini sorun. Bunun mevcut bir gereksinimi mi netleştirdiğini, bir anlaşmayı karşılamayan bir teslimatı mı düzelttiğini, yoksa kapsamı mı genişlettiğini belirleyin. Zaten söz verilmiş ancak henüz tamamlanmamış işler, fazladan bir talep olarak yeniden etiketlenmemelidir.
Burada "nüfuzlu", kişinin karakterine yönelik bir etiket değil; kişinin konumunu veya bu özel konuşmanın ağırlığını tanımlar. Talebi, gerekçesini ve istenen karar tarihini kaydedin. Kişi hakkındaki kişisel yargılarınızı proje kayıtlarının dışında tutun. Bir uygulama yöntemi önerirlerse, aynı amaca başka bir yaklaşımın hizmet edip edemeyeceğini sorun.
Mevcut anlaşmayı kullanarak etkiyi açıklayın
Onaylanmış kapsamı, teslimat tarihini ve kabul tanımını açın. Talebin eklediği veya değiştirdiği işleri ve bundan etkilenen mevcut taahhütleri belirleyin. Efor veya kaynaklar henüz değerlendirilmediyse, bunu açıkça belirtin. Sadece konuşmayı sürdürmek adına kesin bir tahmin uydurmayın. Ekibin meşgul olduğunu söylemek, asıl tercihi açıklamaz.
Association for Project Management (Proje Yönetimi Derneği), değişiklik kontrolünü onaylanmış bir referans çizgisindeki değişikliklerin onay, ret veya erteleme öncesinde kayıt altına alınması ve değerlendirilmesi olarak tanımlar. Etki kategorileri arasında kapsam, kalite, zaman, kaynaklar, maliyet ve risk yer alır. Projenizin halihazırda sahip olduğu süreci kullanın. Küçük bir proje, sırf birisi bir değişiklik istedi diye yeni icat edilmiş bir komiteye ihtiyaç duymaz.
Karşılaştırılabilecek seçeneklerle geri dönün
Örneğin, cuma günü teslim edilmesi gereken bir sayfanın aniden kayıt raporlamasını da içermesi beklenebilir. Gerçekleri kontrol ettikten sonra; cuma günkü mutabık kalınan teslimatı korumayı, acil bilgi ihtiyacını mevcut ve yetkilendirilmiş bir araçla karşılamayı veya raporlamayı eklemek için kapsamı ve zamanlamayı değiştirmeyi birbiriyle karşılaştırın. Bu örnek yeni bir araca ya da bilgiyi işlemenin farklı bir yoluna yetki vermez. Her seçenek, projenin fiili izinlerine ve gereksinimlerine uymalıdır.
Şöyle diyebilirsiniz: "Kayıt bilgilerine ihtiyacınız olduğunu anlıyorum. Cuma günkü sürüm raporlamayı içermiyor. Ek işi ve mevcut alternatifleri kontrol edip yarın öğleden sonra seçenekleri getireceğim. Bu zaman değerlendirme içindir, yeni özelliği teslim etme sözü değildir." Böylece taahhüt somut tutulurken amaç da kabul edilmiş olur.
Kimin karar verdiğini ve kimin katkıda bulunduğunu kontrol edin
Kıdem, ısrar ve onay yetkisi birbirinin yerine geçemez. Projenin kayıtlı sorumluluklarına veya onay düzenlemelerine başvurun. Yetki belirsizse, varsayımlarda bulunmadan önce proje liderinden bunu netleştirmesini isteyin. Atlassian'ın DACI yaklaşımı; kararı ileriye taşıyan kişiyi, onaylayıcıyı ve uzmanlık sağlayan katkıda bulunanları birbirinden ayırır. Bu ayrımlar, ekibi yeniden yapılandırmadan bir konuşmaya netlik kazandırabilir.
APM'nin istişare ilkesi ayrıca çalışma ilişkilerini, sınırları, başarı ölçütlerini ve devir gereksinimlerini de ele alır. Bir görüşmenin daha kıdemli bir katılımcıya ihtiyacı varsa, mevcut proje sponsoru sonuçların açıklanmasına yardımcı olabilir. Amaç, talebi eskalasyon yoluyla talep sahibini utandırmak değil, bilgiyi uygun kişiye ulaştırmaktır.
Karardan sonra anlaşmayı güncelleyin
Onaylandığında; etkilenen kapsamı, tarihleri, sahipliği ve kabul ayrıntılarını güncelleyin, ardından revize edilen düzenlemeye bağlı olan kişileri bilgilendirin. Reddedilirse, mevcut nedeni kaydedin. Ertelenirse, yeniden değerlendirme koşulunu veya tarihini kaydedin. Bir sohbet uygulamasındaki gayriresmî bir "evet" ile görev sistemindeki geçerliliğini yitirmiş bir taahhüt bir arada bulunmamalıdır.
Hızlanma talepleri devam ederse, henüz çözümlenmemiş gerçeklere geri dönün: hangi değerlendirmenin eksik olduğu, kimin karar vermediği ve bir sonraki güncellemenin ne zaman yapılacağı. Yerine getirilemeyecek sözler eklemekten kaçının. Süreç, talep net bir karara bağlandığında ve etkilenen kişiler güncel sürümden haberdar olduğunda tamamlanır. Yapılan ödünleşimden herkesin memnun kalması zorunlu bir sonuç değildir.