Cara menangani tuntutan dari pemangku kepentingan yang berpengaruh: menyeimbangkan hubungan dan batasan proyek
Ketika seorang pemangku kepentingan yang berpengaruh meminta sesuatu yang baru, perjelas hasil yang mereka inginkan, bandingkan dengan kesepakatan proyek yang telah disetujui, dan jelaskan pekerjaan tambahan apa yang akan berubah. Kemudian, sampaikan pilihan tersebut kepada orang yang benar-benar memiliki wewenang untuk memutuskan. Mendengarkan dengan saksama dan menyetujui komitmen pengiriman adalah dua tindakan yang berbeda. Hubungan kerja dapat dipertahankan melalui tanggapan yang tepat waktu, pemahaman yang akurat, dan tindak lanjut yang jelas.
Ubah pernyataan tegas menjadi sebuah permintaan
“Kita harus menyertakan ini” belum merupakan deskripsi pekerjaan yang dapat digunakan. Tanyakan siapa yang membutuhkan hasil tersebut, dalam situasi apa, dan hasil yang disepakati mana yang terpengaruh oleh ketiadaannya. Pastikan apakah hal ini memperjelas persyaratan yang sudah ada, memperbaiki hasil kerja yang tidak memenuhi kesepakatan, atau menambah ruang lingkup. Pekerjaan yang sudah dijanjikan tetapi belum selesai tidak boleh dilabeli ulang sebagai permintaan tambahan.
Di sini, berpengaruh menggambarkan posisi seseorang atau kuatnya tekanan dalam percakapan tertentu, bukan label untuk karakter mereka. Catat permintaan tersebut, alasannya, dan tanggal keputusan yang diinginkan. Jauhkan penilaian pribadi terhadap orang tersebut dari catatan proyek. Jika mereka mengusulkan satu cara implementasi, tanyakan apakah pendekatan lain dapat memenuhi tujuan yang sama.
Jelaskan dampak menggunakan kesepakatan saat ini
Buka ruang lingkup, tanggal pengiriman, dan deskripsi penerimaan yang telah dikonfirmasi. Identifikasi pekerjaan apa yang ditambahkan atau diubah oleh permintaan tersebut serta komitmen yang ada yang terpengaruh. Jika upaya atau sumber daya belum dinilai, sampaikan apa adanya. Jangan mengarang perkiraan yang terkesan tepat hanya demi melanjutkan percakapan. Mengatakan bahwa tim sedang sibuk tidak menjelaskan pilihan yang sebenarnya.
Association for Project Management mendefinisikan pengendalian perubahan sebagai proses mencatat dan mengevaluasi perubahan terhadap baseline yang disetujui sebelum persetujuan, penolakan, atau penundaan. Kategori dampaknya mencakup ruang lingkup, kualitas, waktu, sumber daya, biaya, dan risiko. Gunakan proses yang sudah dimiliki proyek Anda. Proyek kecil tidak memerlukan pembentukan komite baru yang diada-adakan hanya karena seseorang meminta perubahan.
Tawarkan pilihan yang dapat dibandingkan
Sebagai contoh, sebuah halaman yang harus selesai pada hari Jumat tiba-tiba diharapkan mencakup pelaporan pendaftaran. Setelah memeriksa fakta-faktanya, bandingkan antara mempertahankan pengiriman yang disepakati pada hari Jumat, memenuhi kebutuhan informasi yang mendesak dengan alat bantu resmi yang ada, atau mengubah ruang lingkup dan waktu untuk menambahkan pelaporan. Contoh ini tidak memberikan wewenang untuk menggunakan alat baru atau cara penanganan informasi yang berbeda. Setiap opsi harus sesuai dengan izin dan persyaratan proyek yang sebenarnya.
Anda dapat mengatakan: “Saya mengerti bahwa Anda memerlukan informasi pendaftaran. Versi hari Jumat belum mencakup pelaporan. Saya akan memeriksa pekerjaan tambahan dan alternatif yang ada, lalu memberikan opsi besok sore. Waktu tersebut ditujukan untuk penilaian, bukan janji untuk menyerahkan fitur baru.” Tujuannya diakui sementara komitmen tetap spesifik.
Periksa siapa yang memutuskan dan siapa yang berkontribusi
Senioritas, desakan, dan wewenang persetujuan tidak dapat saling menggantikan. Lihat tanggung jawab atau pengaturan persetujuan yang tercatat dalam proyek. Jika wewenangnya tidak jelas, mintalah pimpinan proyek untuk memastikannya sebelum membuat asumsi. Pendekatan DACI Atlassian membedakan antara orang yang menggerakkan keputusan, pemberi persetujuan, dan kontributor yang memberikan keahlian. Perbedaan tersebut dapat memperjelas percakapan tanpa harus merombak struktur tim.
Prinsip konsultasi APM juga membahas hubungan kerja, batasan, tolok ukur keberhasilan, dan persyaratan serah terima. Jika suatu diskusi memerlukan partisipan yang lebih senior, sponsor proyek yang ada dapat membantu menjelaskan konsekuensinya. Tujuannya adalah untuk menyampaikan informasi kepada orang yang tepat, bukan untuk mempermalukan pemohon melalui eskalasi.
Perbarui kesepakatan setelah keputusan diambil
Ketika disetujui, perbarui ruang lingkup, tanggal, kepemilikan, dan rincian penerimaan yang terpengaruh, lalu beri tahu pihak-pihak yang bergantung pada kesepakatan yang direvisi tersebut. Jika ditolak, catat alasannya saat ini. Jika ditunda, catat kondisi atau tanggal untuk peninjauan kembali. Persetujuan informal melalui obrolan pesan tidak boleh bertolak belakang dengan komitmen usang yang ada di sistem tugas.
Jika desakan agar pekerjaan dipercepat terus berlanjut, kembalilah ke fakta-fakta yang belum terselesaikan: penilaian apa yang belum ada, siapa yang belum memutuskan, dan kapan pembaruan akan diberikan. Hindari menambahkan janji-janji yang tidak dapat dilaksanakan. Proses ini selesai ketika permintaan memiliki ketetapan yang jelas dan orang-orang yang terpengaruh mengetahui versi terbarunya. Kepuasan semua pihak terhadap kompromi tersebut bukanlah hasil yang wajib dicapai.