दूसरों की भावनाओं में बहे बिना अपना मानसिक संतुलन बनाए रखना
जब कोई व्यक्ति हड़बड़ाहट में हो या साफ़ तौर पर नाखुश दिखे, तो अपना संतुलन बनाए रखने की शुरुआत तुरंत अपना निर्णय न बदलने से हो सकती है। यह पता लगाएं कि क्या हुआ, पूछें कि वे आपसे क्या चाहते हैं, और फिर वह हिस्सा चुनें जिसे आप संभाल सकते हैं। आप उस व्यक्ति की परवाह भी कर सकते हैं और साथ ही यह भी भांप सकते हैं कि आसपास का माहौल आप पर असर डाल रहा है। यहाँ संतुलन का अर्थ कुछ भी महसूस न करना नहीं है। इसका अर्थ यह है कि कोई तीखी टिप्पणी, चेहरे का कोई भाव, या संदेशों की झड़ी अपने आप यह तय न करे कि आपका अगला कदम क्या होगा।
बात करने के लहजे और वास्तविक घटना को अलग-अलग करके सुनें
एक दोस्त लिखता है कि कार्यक्रम पूरी तरह से गड़बड़ा गया है और वे तंग आ चुके हैं। आप उनकी असंतुष्टि को महसूस कर सकते हैं, लेकिन आपके पास अभी पूरी जानकारी या कोई अनुरोध नहीं है। उनकी ओर से सब कुछ रद्द कर देना शायद वह न हो जो वे चाहते हैं। तुरंत आयोजक को दोष देने के बजाय यह पूछना कि व्यवस्था का कौन सा हिस्सा गलत हुआ, समस्या के अधिक करीब ले जाता है।
यूनिवर्सिटी ऑफ पेंसिल्वेनिया का सुनने की कला पर संवाद बताता है कि एक ही शब्द के अलग-अलग लोगों के लिए अलग-अलग अर्थ हो सकते हैं। इसलिए निष्कर्ष निकालने से पहले स्पष्ट करने वाले प्रश्न पूछना उपयोगी होता है। उदाहरण के लिए, 'बहुत देर' बैठक के समय के लिए हो सकता है या इस बात के लिए कि बदलाव की घोषणा कितनी देर से की गई। बातचीत के अति-आवश्यक लहजे का मतलब यह नहीं है कि कौन सा अर्थ लागू होता है, इसे जानने की आवश्यकता ही न रहे।
किसी प्रतिक्रिया को स्वीकार करने का अर्थ हर राय का समर्थन करना नहीं है
आप यह स्वीकार कर सकते हैं कि कार्यक्रम स्थल में अंतिम समय में हुए बदलाव ने शाम को असुविधाजनक बना दिया है। यह बिना इस बात से सहमत हुए कि किसी भी जुड़े व्यक्ति पर भरोसा नहीं किया जा सकता, वर्णित प्रभाव को मान्यता देता है। हार्वर्ड का प्रोग्राम ऑन नेगोशिएशन अपने शब्दों में दोहराने (पैराफ्रेज़िंग), पूछताछ, और पावती (स्वीकृति) के बीच अंतर करता है, और ध्यान दिलाता है कि पावती सहमति से अलग होती है। यह लेख उस अंतर को रोज़मर्रा की व्यवस्थाओं पर लागू करता है; यह किसी बातचीत के परिणाम की भविष्यवाणी नहीं करता है।
यदि आपकी जानकारी अलग है, तो उसे सावधानी से जोड़ें। आपको वह सूचना उस दोपहर मिली थी, लेकिन आप यह नहीं जानते कि बाकी सभी को क्या मिला। एक व्यापक राय का जवाब दूसरी व्यापक राय से देने की आवश्यकता नहीं है। अनिश्चित विवरणों को खुला छोड़ना दर्शाता है कि आप सुनते हुए भी अपने स्वयं के आकलन के लिए जगह बनाए रख रहे हैं। आप पूरे विवरण को स्थापित तथ्य के रूप में अपनाए बिना भी यह समझ सकते हैं कि बदलाव क्यों मायने रखता है।
प्रतिक्रिया देने से पहले अनुरोध को स्पष्ट करें
एक ही शिकायत का अर्थ यह हो सकता है कि आपका दोस्त थोड़ी देर बात करना चाहता है, दो विकल्पों की तुलना करने में मदद चाहता है, या चाहता है कि कोई आयोजक से संपर्क करे। पूछें कि क्या वे चाहते हैं कि आप थोड़ी देर केवल उनकी बात सुनें या मिलकर अगली व्यवस्था तय करें। हो सकता है कि उन्हें अभी खुद पता न हो। यह अनिश्चितता इस बात का कारण नहीं है कि कुछ भी तय होने से पहले आप हर काम अपने हाथ में ले लें।
यदि आप मदद की पेशकश करते हैं, तो किसी एक स्पष्ट काम का नाम लें। आप अन्य सभी मेहमानों से संपर्क किए बिना एक साथ वापसी यात्रा की जाँच कर सकते हैं। यदि आप अभी बात नहीं कर सकते हैं, तो वह समय बताएं जो आप वास्तव में दे सकते हैं, या कहें कि आप आज उपलब्ध नहीं हैं। माहौल को तुरंत बेहतर बनाने के लिए किया गया कोई बड़ा वादा बाद में व्यावहारिक समस्या पैदा कर सकता है। अपनी पेशकश का दायरा उसी के अनुरूप रखें जो आप वास्तव में करने का इरादा रखते हैं।
विराम को एक उद्देश्य और अगला कदम दें
यदि आप देखते हैं कि आप बार-बार बात काट रहे हैं या अपनी आवाज़ उठा रहे हैं, तो बातचीत जारी रखने से कोई उपयोगी जानकारी नहीं मिल सकती है। आप कह सकते हैं कि आप स्थान और समय की पुष्टि करना चाहते हैं, और फिर आधे घंटे में उन दो सवालों पर वापस आएंगे। इस विराम का एक उद्देश्य है और बातचीत पर लौटने का एक व्यावहारिक समय है। यह सामने वाले को इस उलझन में नहीं छोड़ता कि क्या आपने बिना बताए बातचीत छोड़ दी है।
यूनिवर्सिटी ऑफ मिशिगन का ओम्बड्स मार्गदर्शन एक उपयुक्त समय और स्थान, तथ्यों के साथ तैयारी, अपने योगदान की ज़िम्मेदारी, और एक अंतिम सारांश की सिफारिश करता है। संदेशों के आदान-प्रदान में, इसका अर्थ हर नए नोटिफिकेशन के लिए एक नई व्याख्या देने के बजाय अनसुलझे मुद्दे का मिलकर समाधान निकालना हो सकता है। यदि आप वापसी का कोई निश्चित समय नहीं बता सकते हैं, तो केवल बातचीत समाप्त करने के लिए कोई झूठा समय तय करने से बचें।
अपनी भूमिका संभालें, फिर अपना दिन आगे बढ़ाएं
यदि आप वास्तव में स्थान में हुए बदलाव की सूचना आगे भेजना भूल गए थे, तो उस विशिष्ट चूक को स्वीकार करें, सही जानकारी भेजें, और उस व्यावहारिक प्रभाव को ठीक करें जिसे आप अभी भी सुधार सकते हैं। अपनी गति बनाए रखने का अर्थ फीडबैक को खारिज करना या हर कठिनाई के लिए किसी और को दोषी ठहराना नहीं है। अपने कार्यों को धारणाओं से अलग करना ज़िम्मेदारी को वहीं रखता है जहाँ उपलब्ध तथ्य उसका समर्थन करते हैं।
व्यवस्था स्पष्ट हो जाने के बाद, संक्षेप में इसकी पुष्टि करें: आप अलग-अलग यात्रा करेंगे और छह बजे नए प्रवेश द्वार पर मिलेंगे। यदि कुछ अनिर्णीत रह जाता है, तो पहचानें कि क्या जानकारी छूट रही है और उसकी जाँच कौन करेगा। फिर खाना पकाने, काम करने, या उस गतिविधि का आनंद लेने में वापस लग जाएं जिसकी आपने योजना बनाई थी। बातचीत समाप्त करने के लिए सामने वाले का तुरंत खुशमिज़ाज होना ही एकमात्र शर्त नहीं होनी चाहिए। स्पष्ट जानकारी और स्वतंत्रता से चुने गए, व्यावहारिक कदम ही वे हिस्से हैं जिन्हें आप वास्तव में संभाल सकते हैं।