Menjaga ketenangan diri tanpa terbawa emosi orang lain
Saat seseorang terdengar tergesa-gesa atau jelas-jelas tidak senang, menjaga ketenangan diri dapat dimulai dengan tidak langsung mengubah keputusan Anda. Cari tahu apa yang terjadi, tanyakan apa yang mereka inginkan dari Anda, lalu pilih bagian yang sanggup Anda tangani. Anda bisa tetap peduli pada orang tersebut sambil menyadari bahwa suasananya memengaruhi Anda. Ketenangan di sini bukan berarti tidak merasakan apa-apa. Artinya, komentar pedas, ekspresi wajah, atau rentetan pesan tidak secara otomatis menentukan tindakan Anda selanjutnya.
Dengarkan nada bicara dan peristiwa sebenarnya secara terpisah
Seorang teman menulis pesan bahwa sebuah acara sangat kacau dan dia sudah muak. Anda dapat mendengar rasa ketidakpuasan, tetapi Anda belum memiliki cerita lengkap atau permintaan darinya. Membatalkan segalanya atas nama mereka mungkin bukan hal yang mereka inginkan. Menanyakan bagian mana dari rencana tersebut yang bermasalah akan lebih mendekati akar persoalan daripada langsung menyalahkan pihak penyelenggara.
Pembahasan University of Pennsylvania mengenai mendengarkan menjelaskan bahwa kata-kata yang sama dapat memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda. Oleh karena itu, mengajukan pertanyaan klarifikasi sangat berguna sebelum menarik kesimpulan. Misalnya, 'terlalu terlambat' bisa merujuk pada waktu pertemuan atau seberapa mendadak perubahan itu diumumkan. Nada bicara yang mendesak tidak menghilangkan kebutuhan untuk memastikan arti mana yang dimaksud.
Mengakui suatu reaksi tidak berarti menyetujui setiap penilaian
Anda mungkin mengakui bahwa perubahan tempat di menit-menit terakhir telah membuat acara malam itu menjadi merepotkan. Hal itu mengakui dampak yang dijelaskan tanpa harus setuju bahwa tak ada satu pun orang yang terlibat yang bisa dipercaya. Program on Negotiation dari Harvard membedakan parafrasa, penyelidikan, dan pengakuan (acknowledgment), serta mencatat bahwa pengakuan berbeda dengan persetujuan. Artikel ini menerapkan perbedaan tersebut pada situasi sehari-hari; artikel ini tidak membuat prediksi mengenai hasil suatu negosiasi.
Jika informasi Anda berbeda, sampaikan dengan hati-hati. Anda menerima pemberitahuan tersebut siang tadi, tetapi Anda tidak tahu apa yang diterima orang lain. Tidak perlu membalas satu penilaian yang menggeneralisasi dengan penilaian generalisasi lainnya. Membiarkan rincian yang belum pasti tetap terbuka menunjukkan bahwa Anda mendengarkan, sembari tetap menyisakan ruang bagi penilaian Anda sendiri. Anda dapat memahami mengapa perubahan itu penting tanpa harus menganggap seluruh cerita tersebut sebagai fakta yang pasti.
Perjelas permintaan sebelum memberikan tanggapan
Keluhan yang sama bisa berarti teman Anda menginginkan percakapan singkat, bantuan untuk membandingkan dua pilihan, atau meminta seseorang untuk menghubungi pihak penyelenggara. Tanyakan apakah mereka ingin Anda mendengarkan untuk sementara waktu atau memikirkan rencana selanjutnya bersama-sama. Mereka mungkin belum mengetahuinya. Ketidakpastian itu bukanlah alasan untuk mengambil alih setiap tugas sebelum ada hal yang disepakati.
Jika Anda menawarkan bantuan, sebutkan tindakan yang spesifik. Anda bisa memeriksa perjalanan pulang bersama tanpa harus menghubungi semua tamu lainnya. Jika Anda tidak bisa berbicara sekarang, sebutkan waktu yang benar-benar bisa Anda luangkan, atau katakan bahwa Anda tidak bisa hari ini. Janji yang terlalu muluk demi memperbaiki suasana secara instan dapat menimbulkan masalah praktis di kemudian hari. Sesuaikan besarnya tawaran dengan apa yang benar-benar ingin Anda lakukan.
Beri jeda sebuah tujuan dan langkah selanjutnya
Jika Anda menyadari diri Anda menyela berulang kali atau meninggikan suara, melanjutkan obrolan mungkin tidak akan menambah informasi yang berguna. Anda bisa mengatakan bahwa Anda ingin memeriksa lokasi dan waktu terlebih dahulu, lalu kembali membahas kedua pertanyaan itu dalam waktu setengah jam. Jeda tersebut memiliki tujuan dan batas waktu yang realistis untuk melanjutkan kembali. Hal ini tidak membuat orang lain bertanya-tanya apakah Anda diam-diam meninggalkan percakapan begitu saja.
Panduan Ombuds dari University of Michigan menyarankan pemilihan waktu dan tempat yang tepat, persiapan dengan fakta, tanggung jawab atas kontribusi Anda, dan ringkasan penutup. Dalam percakapan melalui pesan, itu berarti menjawab masalah yang belum terselesaikan bersama-sama, daripada membuat penjelasan baru untuk setiap notifikasi yang masuk. Jika Anda tidak dapat menyebutkan waktu yang pasti untuk kembali membahasnya, hindari mengarang waktu hanya demi mengakhiri obrolan.
Selesaikan bagian Anda, lalu lanjutkan hari Anda
Jika Anda memang lupa meneruskan informasi perubahan lokasi, akuilah kelalaian spesifik tersebut, kirimkan informasi yang benar, dan atasi dampak praktis yang masih dapat Anda perbaiki. Menjaga ritme Anda sendiri bukan berarti menolak masukan atau menimpakan setiap kesulitan kepada orang lain. Membedakan tindakan Anda dari asumsi akan menempatkan tanggung jawab pada porsi yang didukung oleh fakta-fakta yang ada.
Setelah pengaturannya jelas, konfirmasikan secara singkat: Anda akan berangkat terpisah dan bertemu di pintu masuk baru pada pukul enam. Jika masih ada yang belum diputuskan, identifikasi informasi yang kurang dan siapa yang akan memeriksanya. Kemudian kembalilah memasak, bekerja, atau menikmati kegiatan yang telah Anda rencanakan. Orang lain yang langsung menjadi ceria tidak harus menjadi satu-satunya syarat untuk mengakhiri percakapan. Informasi yang jelas dan tindakan yang dipilih secara sukarela serta dapat dijalankan adalah bagian-bagian yang benar-benar dapat Anda kendalikan.