Başkalarının duygularına kapılmadan kendi sükûnetinizi korumak
Biri aceleci veya açıkça mutsuz göründüğünde, kendi sükûnetinizi korumak kararınızı hemen değiştirmemekle başlayabilir. Ne olduğunu öğrenin, sizden ne istediklerini sorun ve ardından üstlenebileceğiniz kısmı seçin. Karşınızdaki kişiyi önemserken aynı zamanda atmosferin sizi etkilediğini de fark edebilirsiniz. Buradaki sükûnet, hiçbir şey hissetmemek anlamına gelmez. Kırıcı bir sözün, bir yüz ifadesinin veya peş peşe gelen mesajların bir sonraki adımınızı otomatik olarak belirlememesi anlamına gelir.
Ses tonunu ve asıl olayı ayrı ayrı dinleyin
Bir arkadaşınız bir etkinliğin tam bir fiyasko olduğunu ve artık canına tak ettiğini yazıyor. Memnuniyetsizliği hissedebilirsiniz, ancak henüz elinizde tam bir açıklama veya bir talep yoktur. Onların adına her şeyi iptal etmek istedikleri şey olmayabilir. Düzenlemenin hangi kısmının ters gittiğini sormak, organizatörü hemen suçlamaktan ziyade konunun özüne daha çok yaklaştırır.
Pensilvanya Üniversitesi'nin dinleme üzerine yaptığı bir inceleme, aynı kelimelerin farklı insanlar için farklı anlamlar taşıyabileceğini açıklıyor. Bu nedenle, sonuç çıkarmadan önce açıklığa kavuşturucu sorular sormak faydalıdır. Örneğin, 'çok geç' ifadesi toplantı saatine veya bir değişikliğin ne kadar kısa süre önce duyurulduğuna atıfta bulunabilir. Acil bir ton, hangi anlamın geçerli olduğunu tespit etme gerekliliğini ortadan kaldırmaz.
Bir tepkiyi fark etmek, her yargıyı onaylamayı gerektirmez
Son dakika mekân değişikliğinin akşamı zahmetli hale getirdiğini kabul edebilirsiniz. Bu, olaya dahil olan hiç kimseye güvenilemeyeceği fikrine katılmaksızın, tarif edilen etkinin varlığını kabul etmektir. Harvard'ın Müzakere Programı; başka sözcüklerle açımlama (paraphrasing), sorgulama ve kabul etmeyi (acknowledgment) birbirinden ayırır ve kabul etmenin onaylamakla aynı şey olmadığını belirtir. Bu makale, söz konusu ayrımı günlük planlara uygular; bir müzakerenin sonucuna dair herhangi bir tahminde bulunmaz.
Eğer elinizdeki bilgiler farklıysa, bunları dikkatlice ekleyin. Bildirimi o öğleden sonra aldınız, ancak diğer herkesin ne aldığını bilmiyorsunuz. Kapsamlı bir yargıya başka bir yargıyla karşılık vermeye gerek yoktur. Kesin olmayan ayrıntıları açık uçlu bırakmak, hem dinlediğinizi gösterir hem de kendi değerlendirmeniz için bir alan tanır. Değişikliğin neden önemli olduğunu, tüm anlatıyı kanıtlanmış bir gerçek olarak benimsemeden de anlayabilirsiniz.
Yanıt vermeden önce talebi netleştirin
Aynı şikâyet, arkadaşınızın kısa bir sohbet etmek, iki seçeneği karşılaştırmak için yardım almak veya birinin organizatörle iletişime geçmesini istemek anlamına gelebilir. Bir süre dinlemenizi mi yoksa bir sonraki planı birlikte yapmayı mı istediklerini sorun. Henüz kendileri de bilmiyor olabilir. Bu belirsizlik, herhangi bir konuda anlaşmaya varılmadan önce her görevi üstlenmeniz için bir neden değildir.
Yardım teklif ediyorsanız, somut bir eylem belirtin. Diğer tüm konuklarla iletişime geçmeden, dönüş yolunu birlikte kontrol edebilirsiniz. Şu anda konuşamıyorsanız, gerçekten ayırabileceğiniz bir zamanı belirtin veya bugün müsait olmadığınızı söyleyin. Ortamı hemen düzeltmek adına verilen daha büyük bir söz, daha sonra pratik bir sorun yaratabilir. Teklifinizin boyutunun gerçekten yapmayı amaçladığınız şeyle örtüşmesini sağlayın.
Verilen araya bir amaç ve bir sonraki adım belirleyin
Sürekli söz kestiğinizi veya sesinizi yükselttiğinizi fark ederseniz, konuşmaya devam etmek faydalı bilgiler sağlamayabilir. Mekânı ve saati kontrol etmek istediğinizi, ardından yarım saat içinde bu iki soruya geri döneceğinizi söyleyebilirsiniz. Bu aranın bir amacı ve gerçekçi bir dönüş noktası vardır. Karşıdaki kişiyi konuşmayı sessizce terk edip etmediğiniz konusunda tahminde bulunmak zorunda bırakmaz.
Michigan Üniversitesi Ombuds yönergesi; uygun bir zaman ve yer seçilmesini, gerçeklerle hazırlık yapılmasını, kişinin kendi payının sorumluluğunu almasını ve kapanış özeti yapılmasını tavsiye eder. Bir mesajlaşmada bu, gelen her bildirime yeni bir açıklama getirmek yerine, çözülmemiş meseleyi birlikte yanıtlamak anlamına gelebilir. Güvenilir bir dönüş zamanı belirtemiyorsanız, sırf yazışmayı sonlandırmak için bir zaman uydurmaktan kaçının.
Kendi payınıza düşeni halledin, ardından gününüze devam edin
Mekân değişikliğini iletmeyi gerçekten unuttuysanız, bu özel ihmali kabul edin, doğru bilgileri gönderin ve hâlâ telafi edebileceğiniz pratik etkiyi giderin. Kendi temponuzu korumak, geri bildirimleri reddetmek veya her zorluğu bir başkasına yüklemek anlamına gelmez. Eylemlerinizi varsayımlardan ayırmak, sorumluluğu eldeki gerçeklerin desteklediği yere koyar.
Plan netleştiğinde kısaca onaylayın: Ayrı ayrı gideceksiniz ve saat altıda yeni girişte buluşacaksınız. Karara bağlanmamış bir şey kalırsa, eksik bilgiyi ve bunu kimin kontrol edeceğini belirleyin. Ardından yemek pişirmeye, çalışmaya veya planladığınız etkinliğin tadını çıkarmaya geri dönün. Karşıdaki kişinin anında neşelenmesi, konuşmayı sonlandırmanın tek şartı olmak zorunda değildir. Net bilgiler ve özgürce seçilmiş, uygulanabilir eylemler, aslında gerçekten yönetebileceğiniz kısımlardır.