दैनिक योजना में व्यवधान आने के बाद एक वैकल्पिक कार्य को आगे बढ़ाएं
एक व्यवधान एक दिन के उपलब्ध अंतरालों को बदल देता है; यह स्वचालित रूप से हर योजना को फिर से बनाने का औचित्य साबित नहीं करता। दिनांकित रिकॉर्ड खोलें और एक ऐसी घटना की पहचान करें जिसने वास्तव में किसी सीमा को बदल दिया हो। दर्ज करें कि यह कब शुरू हुआ, कब समाप्त हुआ या कब इसकी जानकारी मिली, और इसने कौन सा अंतराल ले लिया। स्वीकृत नियुक्तियों, शिफ्टों, समय-सीमाओं, हैंडऑफ़ और अन्य प्रतिबद्धताओं को सुरक्षित रखें जिनके मालिकों ने उन्हें नहीं बदला है। फिर अधिकतम एक ऐसे कार्य का चयन करें जो वैकल्पिक था और व्यक्तिगत रूप से आपके नियंत्रण में था। इसे सत्यापित रिक्त समय के भीतर एक नई शुरुआत और समाप्ति दें, या इसे इस तिथि से हटा दें। किसी आवश्यक कार्य को वैकल्पिक के रूप में पुनः लेबल करके स्थानांतरित न करें, हर अधूरे कार्य को आगे न बढ़ाएं, या इस अभ्यास को एक सप्ताह तक न खींचें। संशोधन व्यवधान, अपरिवर्तित प्रतिबद्धताओं, एक वैकल्पिक कार्य और एक स्पष्ट निर्णय के साथ समाप्त होता है: एक बार स्थानांतरित किया गया या रोक दिया गया।
व्यवधान को एक सीमित घटना के रूप में दर्ज करें
ऐसी घटना का उपयोग करें जो संबंधित तिथि पर वास्तव में घटी हो या निश्चित हुई हो। इसका स्रोत, वास्तविक या पुष्ट शुरुआत, वास्तविक समाप्ति या वर्तमान ज्ञात सीमा, और जिस अंतराल को इसने बदला है, उसे लिखें। इस अस्पष्ट भावना का उपयोग न करें कि दिन बदल गया है, कई व्यवधानों को संयोजित न करें, या उन सटीक मिनटों का पुनर्निर्माण न करें जो कभी दर्ज ही नहीं किए गए थे। यदि समाप्ति अज्ञात बनी रहती है, तो इसे अज्ञात चिह्नित करें और सीमा स्पष्ट होने तक इसके बाद कोई अन्य कार्य रखने से बचें। यह आंके बिना कि व्यवधान सार्थक था या नहीं, बताएं कि क्या बदला। यह एक-घटना का दायरा एक विशिष्ट संशोधन का समर्थन करता है और प्रत्येक असुविधा को पूरे दिन को फिर से डिजाइन करने का कारण बनने से रोकता है।
उन प्रतिबद्धताओं की रक्षा करें जिनके मालिकों ने उन्हें नहीं बदला
मूल एक-दिवसीय रिकॉर्ड में उपयोग किए गए समान स्रोतों पर वापस जाएं। नियुक्तियों, निर्धारित कार्य, डिलीवरी, एक्सेस विंडो, हैंडऑफ़ और समय-सीमाओं की पुष्टि करें जो अभी भी लागू हैं। उनकी शुरुआत, समाप्ति और स्वामी को अपरिवर्तित रखें जब तक कि आधिकारिक स्रोत अब कोई संशोधन न दिखाए। एक व्यक्तिगत नोट किसी अन्य पक्ष की प्रतिबद्धता को पृष्ठ पर स्थानांतरित करके नहीं बदल सकता। यदि कोई आवश्यक कार्य अब इनमें से किसी एक तथ्य के साथ टकराव पैदा करता है, तो टकराव को दर्ज करें और वास्तविक स्वामी या सेवा माध्यम का उपयोग करें; प्रतिबद्धता को चुपचाप हटाकर इसे हल न करें। व्यवधान उपलब्ध व्यक्तिगत समय को केवल वहीं बदलता है जहां इसका सीमित अंतराल किसी रिक्त समय को ओवरलैप करता है या हटाता है।
अधिकतम एक वैकल्पिक कार्य चुनें
समीक्षा करें कि प्रभावित व्यक्तिगत विंडो में क्या रखा गया था और एक ऐसे कार्य की पहचान करें जो इस तिथि के लिए वैकल्पिक भी हो और आपके द्वारा नियंत्रित भी हो। वैकल्पिक का अर्थ है कि उसी दिन की कोई बाहरी समय-सीमा, पहुंच की आवश्यकता, वादा किया गया हैंडऑफ़, या पूर्णता की मांग करने वाला कोई अन्य स्वामी नहीं है। किसी सामान्य गतिविधि सुझाव का उपयोग न करें और केवल इसलिए किसी आवश्यक कार्य का चयन न करें क्योंकि इसे स्थानांतरित करने से पृष्ठ व्यवस्थित दिखेगा। यदि कई वैकल्पिक कार्य मौजूद थे, तो रिकॉर्ड में पहले से मौजूद किसी स्पष्ट तथ्य के आधार पर एक चुनें, जैसे कि एक आरक्षित पहुंच अवधि या कोई घोषित व्यक्तिगत निर्णय, और दूसरों को इस संशोधन से बाहर छोड़ दें। यदि कोई भी योग्य नहीं है, तो व्यवधान दर्ज करने के साथ ही रुक जाएं।
एक नया अंतराल खोजें या कार्य को हटाने का निर्णय लें
केवल उन्हीं सत्यापित रिक्त अंतरालों को देखें जो उसी तिथि पर शेष हैं। एक नया अंतराल व्यवधान की ज्ञात सीमा के बाद शुरू होना चाहिए, अगली अपरिवर्तित प्रतिबद्धता से पहले समाप्त होना चाहिए, और कार्य की वास्तविक पहुंच शर्तों को पूरा करना चाहिए। किसी अपॉइंटमेंट से समय उधार न लें, किसी अज्ञात व्यवधान समाप्ति का अनुमान न लगाएं, या दिन के अंतिम शेष मिनटों का स्वचालित रूप से उपयोग न करें। यदि एक अंतराल उपयुक्त बैठता है, तो इसकी सटीक शुरुआत और समाप्ति लिखें। यदि कोई उपयुक्त नहीं बैठता है, तो बाद में पूरा करने का वादा किए बिना वैकल्पिक कार्य को तिथि से हटा दें। रुकना एक पूर्ण संशोधन परिणाम है; इस पद्धति में हर वैकल्पिक कार्य को बनाए रखने की आवश्यकता नहीं है।
एक दृश्यमान संशोधन लिखें और पुराने स्थान को हटा दें
एक-दिवसीय रिकॉर्ड को अपडेट करें ताकि यह व्यवधान और या तो कार्य का नया अंतराल या इसे हटाना दिखाए। दो सक्रिय प्रतियां छोड़ने के बजाय पिछले स्थान को प्रतिस्थापित के रूप में चिह्नित करें। कार्य के विवरण, कार्यक्षेत्र और पूर्णता की स्थिति को अपरिवर्तित रखें; केवल इसका समय बदलता है। यदि कार्य हटा दिया गया है, तो भविष्य की कोई तिथि निर्दिष्ट किए बिना "इस तिथि पर निर्धारित नहीं" लिखें। अलर्ट, बार-बार याद दिलाने वाले रिमाइंडर, बैकलॉग, या समान व्यवधानों के लिए कोई नियम न बनाएं। एक दृश्यमान वर्तमान प्रविष्टि एक पुराने समय को संशोधन के साथ प्रतिस्पर्धा करने से रोकती है और एक और योजना परत पेश किए बिना दैनिक रिकॉर्ड को पठनीय बनाती है।
स्थानांतरित अंतराल या रुकने के निर्णय के बाद समाप्त करें
यदि कार्य को स्थानांतरित किया गया था और अंतराल घटित होता है, तो दर्ज करें कि क्या इसकी मौजूदा पूर्णता शर्त पूरी हुई थी, यह कहाँ रुका था, या यह शुरू नहीं हुआ था। ज्ञात होने पर वास्तविक समाप्ति दर्ज करें। यदि कार्य हटा दिया गया था, तो किसी और अवलोकन की आवश्यकता नहीं है। संशोधित दिन की तुलना अन्य दिनों से न करें, सफलता दर न सौंपें, या यह निष्कर्ष न निकालें कि बाद में व्यवधानों को उसी तरह से संभाला जाएगा। केवल इस तिथि को समझने के लिए आवश्यक तथ्यों को सुरक्षित रखें: मूल प्रतिबद्धताएं, एक व्यवधान, एक वैकल्पिक कार्य, और इसका वर्तमान स्थान या हटाया जाना। एक साप्ताहिक समीक्षा, ट्रैकिंग श्रृंखला, या स्थायी पुनर्निर्धारण नियम शुरू करने के बजाय संशोधन को यहीं समाप्त करें।
सामान्य प्रश्न
क्या मैं इसके बजाय किसी स्वीकृत अपॉइंटमेंट को स्थानांतरित कर सकता हूँ?
केवल इसका आधिकारिक स्वामी ही इसे बदल सकता है; यह नोट वर्तमान समय को सुरक्षित रखता है और किसी भी टकराव को दर्ज करता है।
क्या वैकल्पिक कार्य उसी दिन रहना चाहिए?
नहीं। यदि कोई सत्यापित अंतराल उपयुक्त नहीं बैठता है, तो बाद में पूरा करने का वादा किए बिना इसे इस तिथि से हटा दें।
क्या मुझे व्यवधान से प्रभावित प्रत्येक कार्य को स्थानांतरित करना चाहिए?
नहीं। यह संशोधन अधिकतम एक व्यक्तिगत रूप से नियंत्रित वैकल्पिक कार्य को संभालता है।