आज की मौजूदा प्रतिबद्धताओं के बीच एक व्यक्तिगत समय-सीमा (पर्सनल विंडो) तय करें

एक तारीख चुनें और पहले से मौजूद रिकॉर्ड का उपयोग करें

कैलेंडर की तारीख और प्रत्येक तथ्य के लिए उपयोग किए जाने वाले स्रोत का उल्लेख करें: कोई स्वीकृत अपॉइंटमेंट, काम की रोस्टर सूची, बुकिंग, डिलीवरी विंडो, सहमत ज़िम्मेदारी, तारीख वाला संदेश, या उस दिन के लिए मान्य कोई अन्य रिकॉर्ड। केवल उन्हीं प्रविष्टियों को शामिल करें जो वास्तव में लागू होती हैं। किसी आदर्श समय-सारणी, पिछले सप्ताह या किसी अन्य व्यक्ति द्वारा उपयोगी मानी जाने वाली गतिविधियों की सूची से शुरुआत न करें। यदि दो स्रोतों में असहमति है, तो उस टकराव को स्पष्ट रखें और उपयुक्त होने पर संबंधित व्यक्ति से पूछें; चुपचाप अपने अनुसार सुविधाजनक समय न चुनें। एक दिन का दायरा इसलिए महत्वपूर्ण है क्योंकि यह एक छोटे से नियोजन कार्य को इस बात का सिद्धांत बनने से रोकता है कि सभी व्यक्तिगत समय का उपयोग कैसे किया जाना चाहिए। यदि तारीख बीत चुकी है, तो इसका उपयोग केवल एक तथ्यात्मक समीक्षा के रूप में करें, न कि फिर से बनाई गई योजना के रूप में।

मौजूदा प्रतिबद्धताओं की सीमाओं को दर्ज करें

प्रत्येक मौजूदा प्रतिबद्धता के लिए, उसकी वास्तविक शुरुआत और समाप्ति, उसमें शामिल होने के लिए आवश्यक कोई भी स्थान या पहुंच की शर्त, और उसमें बदलाव पर किसका नियंत्रण है, यह लिखें। जिस प्रतिबद्धता की केवल एक अंतिम समय-सीमा (डेडलाइन) है, उसे केवल एक डेडलाइन के रूप में ही रहने दें; अपॉइंटमेंट के आकार का कोई ब्लॉक न बनाएं। यात्रा या हैंडऑफ़ के लिए आवश्यक समय केवल तभी शामिल करें जब वह मार्ग या समझौते से पहले से ज्ञात हो। इन प्रविष्टियों को प्रतिष्ठा के आधार पर नहीं आंका जाता है और न ही इन्हें व्यक्तिगत प्राथमिकताओं के रूप में फिर से लिखा जाता है। यदि समय पर किसी अन्य व्यक्ति या संगठन का नियंत्रण है, तो आपका दैनिक नोट उस जानकारी को केवल दर्ज करता है, उसे बदलता नहीं है। अनिश्चितता को स्पष्ट रूप से चिह्नित करें। इसका उद्देश्य कोई भी नया कार्य जोड़ने से पहले व्यस्त अंतरालों को दृश्यमान बनाना है, साथ ही मूल रिकॉर्ड की प्रामाणिकता को बनाए रखना है।

वास्तव में निर्धारित की जा सकने वाली एक व्यक्तिगत समय-सीमा की पहचान करें

सत्यापित व्यस्त अंतरालों के बीच देखें और एक ऐसा खाली समय चुनें जिसकी शुरुआत और समाप्ति स्पष्ट हो। इसे केवल तभी व्यक्तिगत समय-सीमा (पर्सनल विंडो) कहें जब उस अंतराल पर आपका नियंत्रण हो और कोई मौजूदा प्रतिबद्धता उस पर दावा न करती हो। कैलेंडर के हर खाली स्थान को उपलब्ध न मानें: ज्ञात यात्रा, पहुंच, तैयारी, या हैंडऑफ़ की सीमाएं पहले से ही उसके कुछ हिस्से का उपभोग कर सकती हैं। यह तय न करें कि उस समय में क्या किया जाना चाहिए। 'व्यक्तिगत' का अर्थ इस तारीख के लिए आपके द्वारा निर्धारित किए जाने योग्य समय से है, न कि स्वीकृत गतिविधियों की कोई श्रेणी या इस बारे में कोई निर्णय कि वह समय कैसा महसूस होना चाहिए। यदि कोई विश्वसनीय खाली समय नहीं है, तो "कोई व्यक्तिगत विंडो नहीं मिली" लिखें और रुक जाएं। प्रतिबद्धताओं को जबरन छोटा करने या एक असंभव टकराव पैदा करने की तुलना में सच्चाई के साथ खाली समय की अनुपस्थिति को स्वीकार करना बेहतर है।

एक ऐसा कार्य चुनें जिसे आज ही पूरा करना वास्तव में अनिवार्य हो

ऐसा एक कार्य चुनें जिसकी उसी दिन पूरा होने की आवश्यकता किसी वास्तविक डेडलाइन, पहुंच विंडो, हैंडऑफ़, खरीदारी, सबमिशन, रखरखाव की आवश्यकता या अन्य मौजूदा स्रोत से जुड़ी हो। स्रोत और उसका दृश्यमान समाप्ति बिंदु लिखें, जैसे कि कोई विशिष्ट संदेश भेजा जाना, कोई विशेष फ़ॉर्म जमा होना, कोई वस्तु प्राप्त होना, या आपकी स्थिति के अनुसार कोई अन्य परिणाम। ये उदाहरण साक्ष्य का वर्णन करते हैं, न कि सुझाई गई कार्य सूची का। केवल अपनी पसंद के किसी कार्य को अनिवार्य बताकर बढ़ावा न दें, और केवल समय भरने के लिए अध्ययन के किसी लक्ष्य या दीर्घकालिक परियोजना को इसमें शामिल न करें। यदि वास्तव में आज कुछ भी समाप्त होना आवश्यक नहीं है, तो उस समय-सीमा को अनिर्धारित रखें या एक अलग निर्णय के तहत किसी वैकल्पिक कार्य को चुनें; यह पद्धति कृत्रिम तात्कालिकता पैदा नहीं करती है।

कार्य को स्पष्ट शुरुआत और समाप्ति सीमाओं के भीतर रखें

जांचें कि क्या कार्य पिछली ज्ञात सीमा के बाद शुरू हो सकता है और अगली प्रतिबद्धता से पहले समाप्त हो सकता है। कार्य की वास्तविक पहुंच स्थितियों और पूर्व अनुभव, बुकिंग या प्रत्यक्ष जानकारी द्वारा समर्थित उचित अवधि का उपयोग करें; किसी सार्वभौमिक अवधि नियम का उपयोग न करें। एक शुरुआत और एक समाप्ति का समय लिखें। यदि उपयुक्तता अनिश्चित है, तो इसे अनिश्चित चिह्नित करें या इसे शामिल न करने का विकल्प चुनें। कार्य को फिट करने के लिए यात्रा, तैयारी या किसी अन्य व्यक्ति की प्रतिबद्धता के समय को कम न करें। व्यक्तिगत समय-सीमा बाहरी सीमा बनी रहती है, और आवश्यक कार्य केवल उसी हिस्से को लेता है जिसे आप वास्तव में निर्धारित करते हैं। कोई भी बचा हुआ अनिर्धारित हिस्सा सुझाई गई गतिविधियों की कतार बनने के बजाय अनिर्धारित ही रहता है।

तथ्यात्मक परिणाम दर्ज करें और दिन का नोट समाप्त करें

कार्य की समाप्ति सीमा पर, केवल तीन तथ्यात्मक स्थितियों में से एक दर्ज करें: परिभाषित पूर्णता का संकेत मौजूद है, कार्य किसी निर्दिष्ट बिंदु पर रुक गया, या यह शुरू ही नहीं हुआ। ज्ञात होने पर वास्तविक रुकने का समय जोड़ें। दिन का मूल्यांकन न करें, पूर्णता दर की गणना न करें, या परिणाम को चरित्र, स्वतंत्रता या भविष्य के प्रदर्शन के प्रमाण के रूप में न देखें। इसके बाद की कोई भिन्न कार्रवाई उस स्रोत से संबंधित होती है जिसके पास वह कार्य है और यह नोट उसे अपने आप उत्पन्न नहीं करता है। प्रतिबद्धताओं, व्यक्तिगत समय-सीमा, आवश्यक कार्य और परिणाम को सुरक्षित रखने के बाद उस एक दिन के रिकॉर्ड को बंद कर दें। जब तक कि बाद में कोई अलग वास्तविक आवश्यकता न उठे, इसे किसी स्ट्रीक, आवर्ती समीक्षा या साप्ताहिक नियोजन प्रणाली में न बदलें।

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