बिना किसी दबाव या सार्वजनिक स्कोरिंग के जवाबदेही कार्यशाला कैसे आयोजित करें

प्रतिभागियों को कार्यशाला से क्या लेकर जाना चाहिए?

एक विशिष्ट परिणाम की पेशकश करें: प्रत्येक व्यक्ति के पास एक कार्य चुनने, उसे पूरा करने पर वह कैसा दिखेगा इसका विवरण लिखने और एक निजी समीक्षा की व्यवस्था करने का समय हो। कोई व्यक्ति एक छोटा कार्य, हल करने के लिए कोई प्रश्न, या काम को कुछ समय के लिए रोकने का निर्णय लेकर भी जा सकता है। भाग लेने के लिए कोई प्रतिबद्धता (कमिटमेंट) करना अनिवार्य नहीं है।

नीचे दिया गया मूल एजेंडा दो प्रकाशित सुविधा प्रथाओं (फैसिलिटेशन प्रैक्टिसेज़) को अनुकूलित करता है। लिबरेटिंग स्ट्रक्चर्स का 15% सॉल्यूशंस (https://www.liberatingstructures.com/7-15-solutions/) लोगों से ऐसे कार्यों की पहचान करने के लिए कहता है जो वे अपनी मौजूदा स्वतंत्रता और संसाधनों के साथ कर सकते हैं। इसकी 1-2-4-All पद्धति (https://www.liberatingstructures.com/1-1-2-4-all/) चर्चा से पहले व्यक्तिगत चिंतन से शुरू होती है। यह कार्यशाला उन शुरुआती बिंदुओं का उपयोग करती है, जबकि साझा करना वैकल्पिक रखती है और व्यक्तिगत योजनाओं को साझा डिस्प्ले से दूर रखती है। यह सुविधा का एक प्रस्तावित प्रारूप है, कार्य पूर्णता दरों के बारे में कोई परीक्षित दावा नहीं।

आप भागीदारी को वास्तव में वैकल्पिक कैसे बनाते हैं?

निमंत्रण में ही सीमाओं का उल्लेख करें, फिर शुरुआत में उन्हें दोहराएं। प्रतिभागियों को आने से पहले ही पता होना चाहिए कि वे किस चीज़ में शामिल हो रहे हैं।

इस प्रकार के निमंत्रण का उपयोग करें:

एक ऐसा रोज़मर्रा का प्रोजेक्ट लेकर आएं जिस पर काम करने के लिए आप समय निकालना चाहते हैं। आप निजी तौर पर लिख सकते हैं, किसी वैकल्पिक बातचीत में शामिल हो सकते हैं, या केवल अवलोकन कर सकते हैं। आपको समूह के सामने किसी लक्ष्य की घोषणा करने या अपनी प्रगति की रिपोर्ट देने की आवश्यकता नहीं होगी। किसी भी प्रकार के फॉलो-अप पर अलग से सहमति ली जाएगी।

कार्यशाला में, ये कार्य-समझौते स्थापित करें:

बताएं कि आप क्या नियंत्रित कर सकते हैं: आप वर्कशीट एकत्र नहीं करेंगे, सत्र को रिकॉर्ड नहीं करेंगे, या व्यक्तिगत योजनाओं को प्रसारित नहीं करेंगे। प्रतिभागियों से उन्हीं सीमाओं का सम्मान करने के लिए कहें, साथ ही यह स्पष्ट करें कि किसी अन्य व्यक्ति के साथ जानकारी साझा करने का अर्थ है कि वे उसे सुनेंगे। जो कोई भी किसी कार्य को पूरी तरह से निजी रखना चाहता है, वह अकेले काम करने का विकल्प चुन सकता है।

व्यवहार में अपनी बारी छोड़ने (पास करने) को सामान्य बनाएं। यदि कोई व्यक्ति अपनी बारी छोड़ता है, तो "धन्यवाद" कहें और आगे बढ़ें। उनसे बाद में निजी तौर पर कारण बताने के लिए न कहें और न ही उन्हें बोलने के लिए मनाने की कोशिश करें।

सत्र से पहले आपको क्या तैयारी करनी चाहिए?

इस एजेंडे के लिए, लगभग चार से बारह लोगों के एक छोटे समूह की योजना बनाएं। यह एक व्यावहारिक डिज़ाइन विकल्प है, कोई स्थापित इष्टतम मानक नहीं। कागज़, पेन, एक दृश्यमान एजेंडा, एक टाइमर, और शांत काम व वैकल्पिक जोड़ियों (पेयर्स) दोनों के लिए पर्याप्त जगह तैयार करें। हाथ से लिखने के विकल्प के रूप में एक निजी डिजिटल दस्तावेज़ की पेशकश करें।

पहले से ही पहुंच संबंधी आवश्यकताओं (एक्सेस रिक्वायरमेंट्स) के बारे में पूछें और संकेतों (प्रॉम्प्ट्स) को ज़ोर से पढ़ने के साथ-साथ लिखित रूप में भी प्रदान करें। सीड्स फॉर चेंज की मीटिंग फैसिलिटेशन गाइड (https://www.seedsforchange.org.uk/facilitationmeeting) पहले से पहुंच संबंधी आवश्यकताओं के बारे में पूछने, एजेंडा को दृश्यमान रखने और प्रत्येक विषय के लिए यथार्थवादी समय आवंटित करने की सिफारिश करती है।

एक ऑनलाइन सत्र के लिए, प्रत्येक व्यक्ति को संकेतों की अपनी प्रति दें। ऐसी साझा वर्कशीट से बचें जहाँ नाम और उत्तर एक साथ दिखाई देते हों। कमरे खोलने से पहले वैकल्पिक ब्रेकआउट वार्तालापों के बारे में बताएं, और व्यक्तिगत कार्य के लिए मुख्य कमरे में ही रहने का एक स्पष्ट विकल्प प्रदान करें। इस प्रारूप के लिए रिकॉर्डिंग और स्वचालित मीटिंग नोट्स को अक्षम (डिसेबल) कर दें।

एक काल्पनिक उदाहरण तैयार करें ताकि किसी को भी प्रदर्शन के लिए व्यक्तिगत योजना न देनी पड़े। उदाहरण के लिए: "शनिवार को सुबह 10 बजे, मैं एक एल्बम के लिए पाँच फ़ोटो चुनने में 15 मिनट बिताऊँगा/बिताऊँगी। मैं उन पाँच फ़ाइलों को 'एल्बम शॉर्टलिस्ट' नामक फ़ोल्डर में रखकर समाप्त करूँगा/करूँगी।"

60 मिनट की जवाबदेही कार्यशाला कैसी दिखती है?

एजेंडे को दृश्यमान रखें और लोगों से यह दिखाए बिना कि उन्होंने क्या पूरा किया है, अगले चरण में जाने की घोषणा करें। समय खंड सत्र का मार्गदर्शन करते हैं; वे कोई प्रतिबद्धता प्रस्तुत करने की समय-सीमा (डेडलाइन) नहीं हैं।

यदि कोई गतिविधि तय समय से अधिक खिंच जाती है, तो वैकल्पिक बातचीत को छोटा कर दें और फॉलो-अप विकल्पों को समझाने के लिए समय बचाएं। प्रतिभागियों पर प्रवेश या निकास द्वार पर ही संपर्क के लिए साइन अप करने का दबाव न डालें। यदि कोई जोड़ी नहीं बनाना चाहता है, तो व्यक्तिगत कार्य जारी रखें; एजेंडा तब भी काम करता है।

एक व्यापक इरादे को एक स्पष्ट कार्य में कैसे बदलें?

प्रतिभागियों से अपने लिए एक संक्षिप्त कार्य नोट लिखने को कहें। अगले प्रयास का मार्गदर्शन करने के लिए इसमें पर्याप्त विवरण होना चाहिए, लेकिन इसके लिए किसी स्कोर या सार्वजनिक प्रमाण की आवश्यकता नहीं है।

इन संकेतों का उपयोग करें:

एक उदाहरण शिल्प प्रोजेक्ट के लिए, "अपनी बुनाई पर काम करना" इस प्रकार बन सकता है: "रविवार को नाश्ते के बाद, मैं ऊन, सलाई और पैटर्न को एक साथ रखूँगा/रखूँगी और पहली दो पंक्तियाँ बुनूँगा/बुनूँगी।" इसका अंतिम बिंदु विशिष्ट है, और प्रतिभागी इसे निजी तौर पर जांच सकते हैं।

कार्य को प्रतिभागी के नियंत्रण में रखें। यदि यह किसी अन्य व्यक्ति पर निर्भर करता है, तो अनुरोध को परिणाम से अलग करें। "क्लब आयोजक को उपलब्ध मेजों के बारे में एक प्रश्न भेजना" एक ऐसा कार्य है जो प्रतिभागी कर सकता है; "मेजों की पुष्टि होना" उत्तर पर भी निर्भर करता है। यह 15% सॉल्यूशंस (https://www.liberatingstructures.com/7-15-solutions/) में उपलब्ध संसाधनों और व्यक्तिगत विवेक पर दिए गए बल का अनुसरण करता है।

यदि कोई कार्य उपलब्ध समय के लिए बहुत बड़ा है, तो एक छोटे उपयोगी कदम के लिए आमंत्रित करें। यदि सामग्री गायब है, तो तैयारी ही कार्य हो सकती है। यदि प्रोजेक्ट अब प्रतिभागी के लिए मायने नहीं रखता है, तो उन्हें इसे एक तरफ रखने दें। सूत्रधार की भूमिका विकल्प को स्पष्ट करना है, न कि प्रोजेक्ट का चयन करना।

साझेदार के साथ वैकल्पिक बातचीत कैसे संचालित होनी चाहिए?

जोड़ी बनाने से पहले, प्रतिभागियों से बातचीत और व्यक्तिगत समीक्षा में से किसी एक को चुनने के लिए कहें। जो लोग गोपनीयता पसंद करते हैं, उनसे स्पष्टीकरण मांगने से बचें। यदि बातचीत चाहने वालों की संख्या विषम है, तो समान बारी वाली एक तिकड़ी की पेशकश करें या यदि सभी सहमत हों तो स्वयं किसी जोड़ी में शामिल हो जाएं।

प्रत्येक वक्ता को चर्चा पर नियंत्रण दें। एक सरल शुरुआत यह है: "क्या आप चाहेंगे कि मैं केवल सुनूँ, कोई स्पष्टीकरण प्रश्न पूछूँ, या कोई सुझाव दूँ?" इसके बाद श्रोता उसी विकल्प का पालन करता है।

उपयोगी स्पष्टीकरण प्रश्नों में शामिल हैं: "पहला कदम क्या है?", "क्या आपके पास पहले से सामग्री है?", और "आप अंतिम बिंदु को कैसे पहचानेंगे?" प्रोजेक्ट का बचाव करने, पिछले प्रयासों की व्याख्या करने, या इसके दायरे को बढ़ाने के अनुरोधों से बचें। प्रत्येक बारी को इस बात पर समाप्त करें कि वक्ता यह तय करे कि क्या कुछ बदलना है।

व्यक्तिगत समीक्षा के लिए, कागज़ पर वही प्रश्न प्रदान करें। किसी को भी उत्तर जमा करने की आवश्यकता नहीं है। रिपोर्ट-बैक राउंड के बिना जोड़ी गतिविधि को समाप्त करें, और श्रोताओं को याद दिलाएं कि उनके साथी का विवरण समूह की बातचीत से बाहर ही रहना चाहिए।

फॉलो-थ्रू निजी और स्वैच्छिक कैसे रह सकता है?

तीन अलग-अलग रास्ते सुझाएं: एक व्यक्तिगत रिमाइंडर, किसी चुने हुए व्यक्ति द्वारा सहमति प्राप्त एक संदेश, या कोई निर्धारित फॉलो-अप नहीं। यह विकल्प इस बात से स्वतंत्र रूप से तय करें कि कार्यशाला के दौरान किसी ने कुछ बोला था या नहीं।

टोरंटो विश्वविद्यालय का फैसिलिटेशन टूलकिट (https://cris.utoronto.ca/collaboration/facilitation-toolkit/) योजना, सुविधा और डीब्रीफिंग को अलग-अलग चरणों के रूप में मानता है और इसमें फॉलो-अप और फीडबैक संसाधन शामिल हैं। इस स्वैच्छिक प्रारूप के लिए, व्यक्तिगत संपर्क पर स्पष्ट रूप से सहमति देकर और व्यक्तिगत कार्य नोट्स को उनके स्वामियों के पास ही रखकर उस संरचना को अनुकूलित करें।

एक निजी चेक-इन के लिए, इस बात पर सहमति बनाएं कि इसे कौन भेजेगा, माध्यम क्या होगा, तारीख क्या होगी, और क्या किसी उत्तर की अपेक्षा है। इस तरह के एक सीमित समझौते का उपयोग करें:

क्या आप अगले शुक्रवार को एक ईमेल चाहेंगे जिसमें पूछा जाए कि क्या आप अपने कार्य पर दोबारा विचार करना चाहते हैं? आपको अपनी प्रगति का वर्णन करने या उत्तर देने की आवश्यकता नहीं है। जब तक हम कोई अन्य व्यवस्था नहीं करते, मैं दूसरा रिमाइंडर नहीं भेजूँगा/भेजूँगी।

उस सहमत संदेश को भेजने के लिए केवल वही जानकारी दर्ज करें जिसकी आपको आवश्यकता है। किसी सूत्रधार स्प्रेडशीट में प्रतिभागी के प्रोजेक्ट विवरण की प्रतिलिपि न बनाएं। बताएं कि आप अस्थायी संपर्क नोट को कब हटा देंगे, और उस व्यवस्था का पालन करें।

अपनी समीक्षा में, प्रतिभागी पूछ सकते हैं: "क्या हुआ?", "क्या यह कार्य अभी भी उपयोगी है?", और "मैं आगे क्या करना चाहता/चाहती हूँ?" पूरा करना, समायोजित करना, पुनर्निर्धारित करना, या रोकना, ये सभी संभावित निर्णय हैं। उन्हें दूसरों को प्रदर्शित किए जाने वाले अंकों, स्ट्रीक्स या श्रेणियों में बदलने की कोई आवश्यकता नहीं है।

जब योजनाएं या सीमाएं बदल जाएं तो आपको क्या करना चाहिए?

एक सुसंगत प्रतिक्रिया का उपयोग करें ताकि बताए गए विकल्प पूरी कार्यशाला के दौरान उपलब्ध रहें।

यदि कोई कार्य किसी साझा गतिविधि को प्रभावित करता है, तो निजी प्रोजेक्ट विवरण को उस जानकारी से अलग करें जिसकी दूसरों को समन्वय के लिए आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, कोई व्यक्ति अपनी तैयारी की प्रक्रिया को निजी रख सकता है और क्लब आयोजक को यह बता सकता है कि क्या वे अभी भी सामग्री ला सकते हैं। इसे समूह प्रगति रिपोर्ट में बदले बिना आवश्यक संदेश चुनने में उनकी सहायता करें।

लोगों को स्कोर किए बिना कार्यशाला का मूल्यांकन कैसे करें?

प्रारूप के बारे में पूछें: क्या निर्देश स्पष्ट थे? क्या व्यक्तिगत कार्य के लिए पर्याप्त समय था? क्या बारी छोड़ना आसान था? अगली बार किस हिस्से को बदलना चाहिए? फीडबैक को वैकल्पिक रखें, और किसी नाम वाले फ़ॉर्म या दृश्यमान चैट प्रतिक्रिया को गुमनाम (अनाम) न बताएं।

बाद में, अपनी स्वयं की सुविधा की समीक्षा करें: क्या आपने प्रत्येक गतिविधि से पहले विकल्पों की व्याख्या की थी? क्या आपने बारी छोड़ने के निर्णय को तुरंत स्वीकार किया? क्या आपने व्यक्तिगत नोट्स को साझा रिकॉर्ड से बाहर रखा? क्या आपने समय पर समाप्त किया और हर संपर्क प्राथमिकता का सम्मान किया?

एक व्यावहारिक अनुस्मारक के साथ समापन करें: "अपने नोट्स अपने साथ ले जाएं। आप अपने कार्य को संशोधित कर सकते हैं या रोक सकते हैं। कोई भी फॉलो-अप केवल आपकी सहमति के अनुसार ही होगा।" प्रतिभागी अपने अगले कदम और उस पर लौटने के निर्णय दोनों के स्वामित्व के साथ विदा होते हैं।

इस विषय को आगे पढ़ें