Baskı veya Herkese Açık Puanlama Olmadan Sorumluluk Atölyesi Nasıl Yürütülür?
Her katılımcının net bir eylem seçmesine, kendi notlarını tutmasına ve özel bir takip isteyip istemediğine karar vermesine yardımcı olarak bir sorumluluk atölyesi yürütün. Sırayı geçmeyi, bir planı yeniden düzenle etmeyi ve iletişimi reddetmeyi oturum boyunca mümkün kılın. Herkese açık ilerleme panolarına, tamamlama puanlarına ve zorunlu raporlamaya yer vermeyin. Bu rehber, gönüllü atölye kolaylaştırıcılarına fotoğrafları düzenlemek, bir el işi pratiği yapmak veya bir kulüp etkinliği hazırlamak gibi günlük projeler için 60 dakikalık pratik bir ajanda sunar. Burada sorumluluk (accountability), bir eylem belirlemek ve seçilen bir zamanda bu eyleme geri dönmek anlamına gelir. Katılımcılar neyi üstleneceklerini ve neyi paylaşacaklarını kendileri kontrol eder.
Katılımcılar atölyeden neyle ayrılmalı?
Somut bir çıktı sunun: Herkesin bir eylem seçmek, bunu tamamlamanın nasıl görüneceğini tarif etmek ve özel bir gözden geçirme ayarlamak için zamanı olsun. Birisi atölyeden daha küçük bir eylemle, çözülmesi gereken bir soruyla veya süreci duraklatma kararıyla da ayrılabilir. Katılmak, bir taahhütte bulunmayı gerektirmez.
Aşağıdaki özgün ajanda, yayımlanmış iki kolaylaştırıcılık uygulamasını uyarlamaktadır. Liberating Structures'ın %15 Çözümleri (https://www.liberatingstructures.com/7-15-solutions/), insanlardan mevcut özgürlükleri ve kaynaklarıyla atabilecekleri adımları belirlemelerini ister. 1-2-4-Hepsi yöntemi (https://www.liberatingstructures.com/1-1-2-4-all/) ise tartışmadan önce bireysel düşünmeyle başlar. Bu atölye, paylaşımı isteğe bağlı tutarak ve kişisel planları ortak ekranlardan uzak tutarak bu başlangıç noktalarından yararlanır. Bu, test edilmiş bir tamamlama oranı iddiası değil, önerilen bir kolaylaştırma tasarımıdır.
Katılımı gerçekten nasıl isteğe bağlı hale getirebilirsiniz?
Sınırları davete yazın, ardından açılışta tekrar edin. Katılımcılar gelmeden önce neye dahil olacaklarını bilmelidir.
Şunun gibi bir davet metni kullanın:
Üzerinde çalışmaya vakit ayırmak istediğiniz günlük bir projenizi getirin. Bireysel olarak yazabilir, isteğe bağlı bir sohbete katılabilir veya sadece gözlemleyebilirsiniz. Bir hedef duyurmanız veya ilerlemenizi gruba raporlamanız gerekmeyecektir. Her türlü takip ayrı olarak kararlaştırılacaktır.
Atölyede şu çalışma anlaşmalarını belirleyin:
Neleri kontrol edebileceğinizi açıklayın: Çalışma kağıtlarını toplamayacaksınız, oturumu kaydetmeyeceksiniz veya kişisel planları dağıtmayacaksınız. Katılımcılardan da aynı sınırlara saygı göstermelerini isteyin; ancak başka bir kişiyle paylaşımda bulunmanın, o kişinin bilgiyi duyması anlamına geleceğini açıkça belirtin. Bir eylemi tamamen gizli tutmak isteyen herkes bireysel yolu tercih edebilir.
Sırayı geçmeyi (pas demeyi) uygulamada sıradan hale getirin. Birisi sırasını savarsa "Teşekkürler" deyin ve devam edin. Sonrasında özel olarak açıklama yapmasını istemeyin veya konuşmaya ikna etmek için ona geri dönmeyin.
Oturumdan önce neleri hazırlamalısınız?
Bu ajanda için yaklaşık dört ila on iki kişilik küçük bir grup planlayın. Bu, kanıtlanmış bir optimum değil, pratik bir tasarım tercihidir. Kağıt, kalem, görünür bir ajanda, bir zamanlayıcı ve hem sessiz çalışma hem de isteğe bağlı ikili çalışmalar için yeterli alan hazırlayın. El yazısına alternatif olarak kişisel bir dijital belge sunun.
Erişim gereksinimlerini önceden sorun ve yönergeleri sesli okumanın yanı sıra yazılı olarak da sunun. Seeds for Change'in toplantı kolaylaştırma kılavuzu (https://www.seedsforchange.org.uk/facilitationmeeting), erişim gereksinimlerinin önceden sorulmasını, ajandanın görünür kılınmasını ve her maddeye gerçekçi bir süre ayrılmasını önerir.
Çevrim içi bir oturum için herkese yönergelerin kendi kopyasını verin. İsimlerin ve yanıtların birlikte göründüğü paylaşımlı bir çalışma sayfasından kaçının. Odaları açmadan önce isteğe bağlı ara oda (breakout) sohbetlerini açıklayın ve bireysel çalışma için ana odada kalmanın net bir yolunu sağlayın. Bu format için kaydı ve otomatik toplantı notlarını devre dışı bırakın.
Kimsenin gösterim için kişisel bir plan sunmak zorunda kalmaması adına kurgusal bir örnek hazırlayın. Örneğin: "Cumartesi günü saat 10.00'da, bir albüm için beş fotoğraf seçmeye 15 dakika ayıracağım. Bu beş dosyanın Albüm Kısa Listesi adlı bir klasörde toplanmasıyla işimi bitirmiş olacağım."
60 dakikalık bir sorumluluk atölyesi nasıl görünür?
Ajandayı görünür tutun ve insanlardan neyi tamamladıklarını göstermelerini istemeden geçişleri duyurun. Zaman blokları oturuma rehberlik eder; bir taahhüt üretmek için son teslim tarihleri değildir.
Bir etkinlik süresi aşarsa, isteğe bağlı sohbeti kısaltın ve takip seçeneklerini açıklamak için gereken zamanı koruyun. Katılımcıları kapıda iletişim için kayıt olmaya zorlamayın. Kimse eşleşmek istemezse, bireysel çalışmayla devam edin; ajanda yine de işler.
Geniş kapsamlı bir niyet, net bir eyleme nasıl dönüştürülür?
Katılımcılardan kendileri için kısa bir eylem notu yazmalarını isteyin. Bir sonraki denemeye rehberlik edecek kadar ayrıntı içermelidir, ancak bir puana veya herkese açık bir kanıtlama gereksinimine ihtiyaç duymaz.
Şu yönlendirici soruları kullanın:
Örnek bir el işi projesi için "Örgüm üzerinde çalışmak", şu hale gelebilir: "Pazar günü kahvaltıdan sonra ipi, şişleri ve modeli bir araya getireceğim ve ilk iki sırayı öreceğim." Bitiş noktası nettir ve katılımcı bunu kendi başına kontrol edebilir.
Eylemi katılımcının kontrolünde tutun. Eylem başka birine bağlıysa, talep ile sonucu birbirinden ayırın. "Kulüp organizatörüne müsait masalar hakkında bir soru göndermek", katılımcının atabileceği bir adımdır; "Masaların onaylanmasını sağlamak" ise aynı zamanda gelecek yanıta bağlıdır. Bu, %15 Çözümleri'ndeki (https://www.liberatingstructures.com/7-15-solutions/) mevcut kaynaklara ve inisiyatif alanına yapılan vurguyu takip eder.
Bir eylem mevcut zaman için çok büyükse, daha küçük ve yararlı bir adım önerin. Malzemeler eksikse, hazırlık yapmak eylemin kendisi olabilir. Proje artık katılımcı için önem taşımıyorsa, onu bir kenara bırakmasına izin verin. Kolaylaştırıcının rolü projeyi seçmek değil, seçimi netleştirmektir.
İsteğe bağlı eşli sohbetler nasıl işlemelidir?
Eşleştirmeden önce katılımcılardan sohbet ile bireysel gözden geçirme arasında bir seçim yapmalarını isteyin. Kendi başlarına kalmayı tercih edenlerden açıklama yapmalarını istemekten kaçının. Sohbet etmek isteyen kişi sayısı tekse, eşit süreli sıralara sahip üçlü bir grup önerin veya herkes kabul ederse bir çifte siz katılın.
Her konuşmacıya tartışmanın kontrolünü verin. Basit bir açılış şöyledir: "Sadece dinlememi mi, açıklayıcı bir soru sormamı mı yoksa bir öneride bulunmamı mı istersiniz?" Dinleyici daha sonra bu tercihe uyar.
Yararlı açıklayıcı sorular arasında "İlk adım nedir?", "Materyallere zaten sahip misiniz?" ve "Bitiş noktasını nasıl fark edeceksiniz?" yer alır. Projeyi savunma, geçmiş denemeleri açıklama veya kapsamını genişletme taleplerinden kaçının. Her sırayı, konuşmacının herhangi bir şeyi değiştirip değiştirmemeye karar vermesine izin vererek bitirin.
Bireysel gözden geçirme için aynı soruları kağıt üzerinde sunun. Kimsenin bir yanıt teslim etmesi gerekmez. Eşli etkinliği gruba raporlama turu olmadan kapatın ve dinleyicilere partnerlerinin ayrıntılarının grup sohbetinin dışında kalması gerektiğini hatırlatın.
Sürecin takibi nasıl özel ve gönüllü kalabilir?
Üç ayrı yol sunun: kişisel bir hatırlatıcı, seçilen bir kişiden kararlaştırılan tek bir mesaj veya planlanmış hiçbir takip olmaması. Bu seçimi, birinin atölye sırasında konuşup konuşmadığından bağımsız kılın.
Toronto Üniversitesi'nin Kolaylaştırıcılık Araç Seti (https://cris.utoronto.ca/collaboration/facilitation-toolkit/), planlama, kolaylaştırma ve bilgilendirme/değerlendirmeyi ayrı aşamalar olarak ele alır ve takip ile geri bildirim kaynaklarını içerir. Bu gönüllü format için, bireysel iletişimi açıkça kararlaştırıp kişisel eylem notlarını sahiplerinde bırakarak bu yapıyı uyarlayın.
Özel bir durum kontrolü için mesajı kimin göndereceği, iletişim kanalı, tarih ve herhangi bir yanıt beklenip beklenmediği konusunda anlaşın. Sınırları belirli şöyle bir anlaşma kullanın:
Önümüzdeki Cuma günü, eyleminizi tekrar gözden geçirmek isteyip istemediğinizi soran tek bir e-posta ister misiniz? İlerlemenizi tarif etmeniz veya yanıt vermeniz gerekmez. Yeni bir tane ayarlamadığımız sürece başka bir hatırlatıcı göndermeyeceğim.
Yalnızca kararlaştırılan mesajı göndermek için ihtiyacınız olan bilgileri kaydedin. Katılımcının proje ayrıntılarını kolaylaştırıcı e-tablosuna kopyalamayın. Geçici iletişim notunu ne zaman sileceğinizi açıklayın ve bu plana sadık kalın.
Katılımcılar kendi gözden geçirmelerinde şunları sorabilir: "Ne oldu?", "Bu eylem hala yararlı mı?" ve "Şimdi ne yapmak istiyorum?" Tamamlamak, uyarlamak, yeniden planlamak veya bırakmak geçerli kararlardır. Bunları başkalarına gösterilen puanlara, serilere (streak) veya kategorilere dönüştürmeye gerek yoktur.
Planlar veya sınırlar değiştiğinde ne yapmalısınız?
Belirtilen seçeneklerin atölye boyunca geçerli kalması için tutarlı bir yaklaşım sergileyin.
Bir eylem ortak bir etkinliği etkiliyorsa, özel proje ayrıntılarını diğerlerinin koordine olması gereken bilgilerden ayırın. Örneğin, birisi hazırlık sürecini gizli tutarken kulüp organizatörüne malzemeleri hala getirip getiremeyeceğini bildirebilir. Bunu bir grup ilerleme raporuna dönüştürmeden gerekli mesajı belirlemesine yardımcı olun.
İnsanları puanlamadan atölyeyi nasıl değerlendirirsiniz?
Format hakkında sorular sorun: Yönergeler net miydi? Yeterli bireysel çalışma süresi var mıydı? Pas geçmek kolay mıydı? Bir dahaki sefere hangi kısım değişmeli? Geri bildirimi isteğe bağlı tutun ve isim yazılan bir formu veya herkese açık sohbet yanıtını anonim olarak nitelendirmeyin.
Sonrasında kendi kolaylaştırıcılığınızı değerlendirin: Her etkinlikten önce seçenekleri açıkladınız mı? Pas geçişleri anında kabul ettiniz mi? Kişisel notları paylaşılan kayıtların dışında tuttunuz mu? Zamanında bitirip her iletişim tercihine saygı gösterdiniz mi?
Pratik bir hatırlatmayla bitirin: "Notlarınızı yanınıza alın. Eyleminizi yeniden düzenle edebilir veya durdurabilirsiniz. Her türlü takip yalnızca sizin anlaştığınız şekilde gerçekleşecektir." Katılımcılar hem bir sonraki adımlarının hem de ona geri dönme kararının sorumluluğu kendilerinde olarak ayrılırlar.