नियत तारीख को एक निर्धारित पहली कार्रवाई में बदलें

समय सीमा और कार्य आरंभ के समय को अलग रखें

सटीक नियत तारीख लिखें और यह भी कि “पूरा होने” का क्या अर्थ है: उदाहरण के लिए, आवश्यक अनुभागों और संदर्भों के साथ रिपोर्ट जमा करना। फिर काम पूरा करने के लिए एक पहले का लक्ष्य चुनें, जिससे समीक्षा और जमा करने का समय मिल सके। पहले का लक्ष्य एक योजना बफ़र है, कोई स्थानापन्न समय सीमा नहीं।

अब पहली कार्रवाई को एक विशिष्ट ब्लॉक के रूप में निर्धारित करें: “मंगलवार, 10:00–10:30, असाइनमेंट विवरण खोलें और आवश्यक अनुभागों की सूची बनाएं।” कैलेंडर में “रिपोर्ट पर काम करें” जैसी प्रविष्टियों से बचें। एक नामित कार्रवाई आपको बताती है कि निर्धारित समय शुरू होने पर क्या करना है। सिडनी विश्वविद्यालय अपना स्वयं का आरंभ और समाप्ति कार्यक्रम तय करने तथा छोटे, प्राप्त करने योग्य लक्ष्यों का उपयोग करने की सलाह देता है; कॉर्नेल का लर्निंग स्ट्रैटेजीज़ सेंटर निश्चित प्रतिबद्धताओं और उपलब्ध घंटों के आधार पर साप्ताहिक काम की योजना बनाने का सुझाव देता है ([सिडनी की समय प्रबंधन मार्गदर्शिका](https://www.sydney.edu.au/students/study-skills/time-management.html); [कॉर्नेल की समय प्रबंधन मार्गदर्शिका](https://lsc.cornell.edu/managing-time/))।

कार्य को स्पष्ट चरणों में विभाजित करें

किसी बड़े कार्य को एक ही ब्लॉक के रूप में निर्धारित करना कठिन होता है क्योंकि इसमें विभिन्न प्रकार के काम छिपे होते हैं। इसे ऐसे चरणों में विभाजित करें जिन्हें आप पूरा हुआ मान सकें। किसी रिपोर्ट के लिए, इसका अर्थ हो सकता है: आवश्यकताओं की पुष्टि करना, स्रोत एकत्र करना, एक रूपरेखा बनाना, अनुभागों का मसौदा तैयार करना, संदर्भों की जांच करना, संशोधन करना और जमा करना।

प्रत्येक चरण का अलग-अलग अनुमान लगाएं। मैकगिल का समय-प्रबंधन मार्गदर्शन मान्यताओं और बाधाओं पर विचार करते हुए कार्य की अवधि का अनुमान लगाने और बड़ी परियोजनाओं को घटक भागों में विभाजित करने की सिफारिश करता है। अपने अनुमानों को योजना इनपुट के रूप में मानें: यदि आपके पास समान काम का पिछला अनुभव है, तो उसका उपयोग करें; अन्यथा एक उचित प्रारंभिक अनुमान लगाएं और जैसे-जैसे आप अधिक समझें, उसकी समीक्षा करें ([मैकगिल के समय-प्रबंधन संसाधन](https://www.mcgill.ca/student-learning-resources/study-learn/time-management))।

काम का समय आरक्षित करने से पहले पूर्व-आवश्यकताओं की जांच करें

कुछ चरण तब तक शुरू नहीं हो सकते जब तक कि कोई अन्य व्यक्ति, फ़ाइल, निर्णय या अनुमोदन उपलब्ध न हो। ऐसे प्रत्येक निर्भर काम को संबंधित चरण के पास चिह्नित करें: “चार्ट बनाने से पहले ली से नवीनतम बिक्री आंकड़े चाहिए।” फिर इस अनुरोध को जल्दी निर्धारित करें, साथ ही फ़ॉलो-अप की एक तारीख भी तय करें। यदि उस समय तक जानकारी नहीं आती है, तो आप पूछ सकते हैं, एक स्वीकृत विकल्प ढूंढ सकते हैं, या समय रहते योजना में संशोधन कर सकते हैं।

अवरुद्ध कार्य को उस कार्य से अलग करें जिसे आप अभी कर सकते हैं। आंकड़ों की प्रतीक्षा करते समय, आप रिपोर्ट संरचना का मसौदा तैयार कर सकते हैं या प्रस्तुतिकरण आवश्यकताओं की जांच कर सकते हैं। किसी निर्भर कार्य को कार्य स्लॉट में इस तरह न रखें जैसे कि उसकी पूर्व-आवश्यकता पहले ही पूरी हो चुकी हो। इससे कार्यक्रम पूरा तो दिखता है लेकिन कार्य निष्पादन योग्य नहीं बन पाता।

काम को कैलेंडर की वास्तविक क्षमता में समायोजित करें

कार्य ब्लॉक निर्धारित करने से पहले, उन प्रतिबद्धताओं को चिह्नित करें जो पहले से तय हैं: काम की शिफ्ट, कक्षाएं, अपॉइंटमेंट, नींद, भोजन और यात्रा। शेष समय का उपयोग केवल वहीं करें जहां कोई कार्य सत्र व्यावहारिक रूप से फिट बैठता हो। कॉर्नेल व्यापक कैलेंडर पर नियत तारीखों को मैप करने और प्रतिबद्धताओं के आसपास उपलब्ध समय के लिए साप्ताहिक कैलेंडर का उपयोग करने की सलाह देता है; सिडनी भी साप्ताहिक योजना में अध्ययन और गैर-अध्ययन प्रतिबद्धताओं को शामिल करने की सलाह देता है।

अनुमानित कार्य की तुलना उस समय से करें जिसे आप वास्तव में आरक्षित कर सकते हैं। यदि कार्य के लिए छह घंटे की आवश्यकता है और आप अपनी समीक्षा से पहले केवल दो घंटे ही निकाल सकते हैं, तो योजना में बदलाव की आवश्यकता है: पहले शुरू करें, यदि संभव हो तो अन्य काम कम करें या पुनर्व्यवस्थित करें, सहायता या स्पष्टीकरण मांगें, या संबंधित व्यक्ति के साथ समय सीमा पर चर्चा करें। हर शाम को चुपचाप काम के लिए निर्धारित करके या यह मानकर कि प्रत्येक ब्लॉक बिल्कुल सही चलेगा, क्षमता की कमी को हल करने का प्रयास न करें।

समय सीमा से पहले की एक समीक्षा जोड़ें

नियत तारीख से पहले एक संक्षिप्त समीक्षा निर्धारित करें, जो दिशा बदलने के लिए पर्याप्त समय रहते हो। समीक्षा के समय, पूर्ण किए गए चरणों की योजना से तुलना करें: क्या पूरा हो चुका है? क्या शेष है? क्या कुछ अवरुद्ध है? क्या शेष कैलेंडर में अभी भी पर्याप्त समय है?

यदि उत्तर में कोई अंतर दिखाई देता है, तो अगली कार्रवाई और उसके समय को संशोधित करें, और किसी भी ऐसे व्यक्ति से संपर्क करें जिसके इनपुट या निर्णय की आवश्यकता है। यदि काम सही दिशा में चल रहा है, तो शेष समीक्षा और प्रस्तुतिकरण समय को सुरक्षित रखने के लिए इस समीक्षा का उपयोग करें। यह समीक्षा एक निर्णय बिंदु है, केवल “जारी रखें” का कोई अस्पष्ट अनुस्मारक नहीं।

एक संक्षिप्त योजना का उपयोग करें जिसे आप संशोधित कर सकें

प्रत्येक समय सीमा के लिए, पांच बातें दर्ज करें: आवश्यक समाप्ति, आपका पहले का लक्ष्य, अगली निर्धारित कार्रवाई, कोई भी निर्भरता और उसकी फ़ॉलो-अप तिथि, तथा समीक्षा का समय। उदाहरण के लिए: “रिपोर्ट शुक्रवार को नियत है; गुरुवार दोपहर तक मसौदा पूरा करें; मंगलवार 10:00 बजे रूपरेखा और स्रोत सूची; सोमवार को वर्तमान आंकड़ों का अनुरोध करें और बुधवार को फ़ॉलो-अप लें; बुधवार को 3:00 बजे प्रगति की जांच करें।”

जब कोई ब्लॉक छूट जाता है या किसी निर्भरता में देरी होती है, तो पुराने कार्यक्रम को वैध मानने के बजाय योजना को अपडेट करें। आधिकारिक समय सीमा को स्पष्ट रखें, वह अगली कार्रवाई चुनें जो आप कर सकते हैं, और जांचें कि क्या शेष समय अभी भी काम के अनुकूल है। एक उपयोगी योजना अगले कदम को स्पष्ट करती है और समस्याओं को समय रहते उजागर करती है ताकि सुधारात्मक कदम उठाए जा सकें।

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