Son Teslim Tarihini Planlanmış İlk Eyleme Dönüştürün
Bir görevin son teslim tarihi var ama takviminizde yeri yoksa, o hâlâ yalnızca bir niyettir. Resmi teslim tarihini bitiş çizgisi olarak tutun; ardından gerçekçi bir ilk çalışma randevusu belirleyin, bu randevudan önce tamamlanması gereken her şeyi tespit edin ve son teslim tarihinden önce bir kontrol planlayın. Bu yaklaşım, “raporu cumaya kadar bitir” ifadesini harekete geçebileceğiniz ve ayarlayabileceğiniz kısa bir plana dönüştürür.
Son teslim tarihi ile başlangıç randevusunu birbirinden ayrı tutun
Tam teslim tarihini ve işin “tamamlanmış” olmasının ne anlama geldiğini yazın: örneğin, gerekli bölümleri ve kaynakçasıyla birlikte raporu teslim etmek. Ardından, inceleme ve teslim için zaman bırakarak işi tamamlamak adına daha erken bir hedef belirleyin. Bu daha erken hedef bir planlama tamponudur, son teslim tarihinin yerini alan yeni bir tarih değildir.
Şimdi ilk eylemi belirli bir zaman bloğu olarak planlayın: “Salı, 10:00–10:30, ödev yönergesini aç ve gerekli bölümleri listele.” Takvime “rapor üzerinde çalış” gibi kayıtlar girmekten kaçının. Adı net konmuş bir eylem, randevu başladığında ne yapacağınızı size açıkça söyler. Sidney Üniversitesi kendi başlangıç ve bitiş programınızı oluşturmanızı ve küçük, ulaşılabilir hedefler kullanmanızı önerir; Cornell Öğrenme Stratejileri Merkezi ise haftalık çalışmayı sabit taahhütler ve uygun saatler etrafında planlamayı tavsiye eder ([Sidney'in zaman yönetimi kılavuzu](https://www.sydney.edu.au/students/study-skills/time-management.html); [Cornell'in zaman yönetimi kılavuzu](https://lsc.cornell.edu/managing-time/)).
Görevi görünür adımlara dönüştürün
Büyük bir görevi tek bir blok olarak planlamak zordur çünkü içinde farklı türde işler barındırır. Görevi, tamamlandığını fark edebileceğiniz adımlara bölün. Bir rapor için bu şu anlama gelebilir: gereksinimleri teyit et, kaynakları topla, bir taslak çıkar, bölümleri yaz, kaynakçayı kontrol et, gözden geçir ve teslim et.
Her adımı ayrı ayrı tahmin edin. McGill'in zaman yönetimi kılavuzu, varsayımları ve kısıtlamaları göz önünde bulundurarak görev süresini tahmin etmeyi ve büyük projeleri alt bileşenlerine ayırmayı önerir. Tahminlerinizi planlama girdileri olarak değerlendirin: benzer işlerle ilgili geçmiş deneyiminiz varsa bunu kullanın; yoksa makul bir ilk tahmin yapın ve daha fazla bilgi edindikçe bunu gözden geçirin ([McGill'in zaman yönetimi kaynakları](https://www.mcgill.ca/student-learning-resources/study-learn/time-management)).
Çalışma zamanı ayırmadan önce ön koşulları kontrol edin
Bazı adımlar başka bir kişi, dosya, karar veya onay gelene kadar başlayamaz. Etkilenen adımın yanına bu tür bağımlılıkları not edin: “Grafiği oluşturmadan önce Lee'den en güncel satış rakamları gerekiyor.” Ardından, takip için bir tarih belirleyerek bu talebi erkenden planlayın. Bilgi o zamana kadar gelmemişse, henüz vakit varken sorabilir, onaylanmış bir alternatif bulabilir veya planı revize edebilirsiniz.
Engellenmiş işleri şu anda yapabileceğiniz işlerden ayırın. Rakamları beklerken raporun yapısını taslak haline getirebilir veya teslim gereksinimlerini kontrol edebilirsiniz. Ön koşulu henüz sağlanmamış bağımlı bir görevi, sanki hazırda bekliyormuş gibi bir çalışma aralığına yerleştirmeyin. Bu durum, görevi yürütülebilir kılmadan programı tamamlanmış gibi gösterir.
İşi takvimin gerçek kapasitesine sığdırın
Çalışma bloklarını yerleştirmeden önce zaten sabit olan taahhütleri işaretleyin: iş vardiyaları, dersler, randevular, uyku, yemekler ve yolculuklar. Kalan zamanı yalnızca bir çalışma oturumunun gerçekçi bir şekilde sığabileceği yerlerde kullanın. Cornell, son teslim tarihlerini daha geniş bir takvimde haritalamayı ve taahhütlerin etrafında kalan uygun zamanlar için haftalık bir takvim kullanmayı önerir; Sidney de benzer şekilde haftalık plana ders ve ders dışı taahhütlerin dahil edilmesini tavsiye eder.
Tahmini iş miktarını fiilen ayırabileceğiniz zamanla karşılaştırın. Görev altı saat gerektiriyorsa ve siz kontrol noktanızdan önce yalnızca iki saat bulabiliyorsanız, planda bir değişiklik yapılması gerekir: daha erken başlayın, mümkünse diğer işleri azaltın veya yeniden düzenleyin, yardım ya da açıklama isteyin veya ilgili kişiyle son teslim tarihini görüşün. Kapasite açığını sessizce her akşamı planlayarak veya her bloğun kusursuz geçeceğini varsayarak çözmeye çalışmayın.
Son teslim tarihinden önce bir kontrol noktası ekleyin
Son teslim tarihinden önce, rotayı değiştirmeye yetecek kadar erken bir zamanda kısa bir gözden geçirme planlayın. Bu kontrol noktasında, tamamlanan adımları planla karşılaştırın: Neler bitti? Neler kaldı? Engellenen bir şey var mı? Takvimde kalan süre hâlâ yeterli mi?
Eğer yanıt bir açık olduğunu gösteriyorsa, bir sonraki eylemi ve zamanını revize edin, katkısı veya kararı gereken kişilerle iletişime geçin. İşler yolundaysa, kalan inceleme ve teslim süresini korumak için kontrol noktasını kullanın. Kontrol noktası, “devam et” şeklindeki belirsiz bir hatırlatıcı değil, bir karar anıdır.
Revize edebileceğiniz derli toplu bir plan kullanın
Her son teslim tarihi için beş şeyi kaydedin: gereken bitiş zamanı, daha erken belirlediğiniz hedef, planlanan sonraki eylem, varsa bağımlılıklar ile bunların takip tarihi ve kontrol noktası zamanı. Örneğin: “Rapor teslimi Cuma; taslağı Perşembe öğlene kadar tamamla; Salı 10:00 taslak ve kaynak listesi; Pazartesi güncel rakamları iste ve Çarşamba takip et; Çarşamba 15:00'te ilerlemeyi kontrol et.”
Bir blok kaçırıldığında veya bir bağımlılık aksadığında, eski programı hâlâ geçerliymiş gibi kabul etmek yerine planı güncelleyin. Resmi teslim tarihini görünür tutun, atabileceğiniz bir sonraki eylemi seçin ve kalan zamanın işe hâlâ yetip yetmediğini kontrol edin. Yararlı bir plan bir sonraki adımı netleştirir ve sorunları müdahale edilebilecek kadar erken bir zamanda açığa çıkarır.