Tukarkan Tarikh Akhir kepada Tindakan Pertama yang Dijadualkan

Catat tarikh akhir yang tepat dan maksud “siap”: contohnya, serahkan laporan dengan bahagian dan rujukan yang diperlukan. Kemudian tetapkan sasaran lebih awal untuk menyiapkan kerja, supaya ada masa untuk menyemak dan menghantarnya. Sasaran lebih awal itu ialah ruang penampan dalam perancangan, bukan pengganti tarikh akhir.

Sekarang jadualkan tindakan pertama sebagai slot masa yang khusus: “Selasa, 10:00–10:30, buka arahan tugasan dan senaraikan bahagian yang diperlukan.” Elakkan catatan kalendar seperti “buat kerja laporan.” Tindakan yang dinyatakan dengan jelas memberitahu anda apa yang perlu dilakukan apabila janji temu itu bermula. University of Sydney mengesyorkan agar anda menetapkan jadual mula dan tamat sendiri serta menggunakan matlamat kecil yang boleh dicapai; Learning Strategies Center Cornell mencadangkan agar kerja mingguan dirancang berdasarkan komitmen tetap dan masa yang tersedia (panduan pengurusan masa Sydney; panduan pengurusan masa Cornell).

Sukar untuk menjadualkan tugasan besar sebagai satu slot masa kerana ia merangkumi pelbagai jenis kerja. Pecahkannya kepada langkah yang boleh dikenal pasti sebagai selesai. Untuk laporan, langkahnya mungkin: sahkan keperluan, kumpulkan sumber, sediakan rangka, draf bahagian, semak rujukan, sunting dan serahkan.

Anggarkan setiap langkah secara berasingan. Panduan pengurusan masa McGill mengesyorkan agar tempoh tugasan dianggarkan dengan mengambil kira andaian dan kekangan, serta projek besar dipecahkan kepada bahagian-bahagian komponennya. Anggap anggaran anda sebagai input perancangan: jika anda pernah melakukan kerja serupa, gunakan pengalaman itu; jika tidak, buat anggaran awal yang munasabah dan semak semula apabila anda mengetahui lebih lanjut (sumber pengurusan masa McGill).

Sesetengah langkah tidak boleh dimulakan sehingga maklumat daripada orang lain, fail, keputusan atau kelulusan tersedia. Tandakan setiap kebergantungan sedemikian di sebelah langkah yang terjejas: “Perlu dapatkan angka jualan terkini daripada Lee sebelum membina carta.” Kemudian jadualkan permintaan itu lebih awal, berserta tarikh untuk membuat susulan. Jika maklumat itu belum diterima pada waktu tersebut, anda boleh bertanya, mencari alternatif yang diluluskan atau menyemak semula pelan selagi masih ada masa.

Asingkan kerja yang terhalang daripada kerja yang boleh anda lakukan sekarang. Sementara menunggu angka, anda boleh menyediakan struktur laporan atau menyemak keperluan penyerahan. Jangan letakkan tugasan yang bergantung pada sesuatu dalam slot kerja seolah-olah prasyaratnya sudah tersedia. Ini membuatkan jadual kelihatan lengkap, tetapi tugasan itu sebenarnya tidak boleh dilaksanakan.

Sebelum meletakkan slot kerja, tandakan komitmen yang sudah tetap: syif kerja, kelas, janji temu, tidur, waktu makan dan perjalanan. Gunakan masa yang selebihnya hanya apabila sesi kerja benar-benar boleh dilakukan. Cornell mengesyorkan agar tarikh akhir dicatat pada kalendar yang merangkumi tempoh lebih panjang dan kalendar mingguan digunakan untuk melihat masa yang tersedia di luar komitmen; Sydney juga menasihatkan supaya komitmen belajar dan bukan belajar dimasukkan dalam perancangan mingguan.

Bandingkan anggaran jumlah kerja dengan masa yang benar-benar boleh anda peruntukkan. Jika tugasan memerlukan enam jam tetapi anda hanya dapat mencari dua jam sebelum semakan, pelan itu perlu diubah: mulakan lebih awal, kurangkan atau susun semula kerja lain jika boleh, minta bantuan atau penjelasan, atau bincangkan tarikh akhir dengan pihak yang berkenaan. Jangan atasi kekurangan kapasiti dengan senyap-senyap menjadualkan kerja setiap malam atau menganggap setiap slot akan berjalan lancar.

Jadualkan semakan ringkas sebelum tarikh akhir, cukup awal untuk mengubah haluan. Semasa semakan, bandingkan langkah yang telah selesai dengan pelan: Apa yang sudah siap? Apa yang masih belum selesai? Adakah apa-apa yang terhalang? Adakah baki masa dalam kalendar masih mencukupi?

Jika jawapannya menunjukkan kekurangan, semak semula tindakan seterusnya dan waktunya, serta hubungi sesiapa yang input atau keputusannya diperlukan. Jika kerja berjalan mengikut jadual, gunakan semakan itu untuk memastikan baki masa bagi penyemakan dan penyerahan tidak terganggu. Semakan itu ialah titik membuat keputusan, bukannya satu lagi peringatan kabur untuk “teruskan kerja.”

Bagi setiap tarikh akhir, catat lima perkara: hasil yang perlu disiapkan, sasaran lebih awal anda, tindakan seterusnya yang dijadualkan, sebarang kebergantungan berserta tarikh susulannya, dan waktu semakan. Contohnya: “Laporan perlu dihantar Jumaat; siapkan draf sebelum tengah hari Khamis; Selasa 10:00 sediakan rangka dan senarai sumber; minta angka terkini pada Isnin dan buat susulan pada Rabu; semak kemajuan pada Rabu pukul 3:00.”

Apabila anda terlepas slot atau sesuatu kebergantungan tertangguh, kemas kini pelan dan bukannya menganggap jadual lama masih sah. Pastikan tarikh akhir rasmi sentiasa kelihatan, pilih tindakan seterusnya yang boleh anda lakukan dan semak sama ada baki masa masih mencukupi untuk kerja tersebut. Pelan yang berguna menjelaskan langkah seterusnya dan mendedahkan masalah cukup awal untuk ditangani.