Gör om ett slutdatum till en schemalagd första åtgärd

Skriv ner det exakta slutdatumet och vad ”klart” innebär: till exempel att lämna in rapporten med de obligatoriska avsnitten och källhänvisningarna. Välj sedan ett tidigare mål för att slutföra arbetet, så att det finns tid att granska och lämna in. Det tidigare målet är en tidsmarginal i planeringen, inte en ersättning för tidsfristen.

Schemalägg nu den första åtgärden som ett specifikt tidsblock: ”Tisdag 10.00–10.30: öppna uppgiftsbeskrivningen och lista de obligatoriska avsnitten.” Undvik kalenderposter som ”jobba med rapporten”. En namngiven åtgärd talar om för dig vad du ska göra när arbetspasset börjar. University of Sydney rekommenderar att du själv bestämmer ett schema för start och slut och använder små, uppnåeliga mål. Cornell Learning Strategies Center föreslår att du planerar veckans arbete utifrån fasta åtaganden och tillgängliga timmar (Sydneys guide till tidshantering; Cornells guide till tidshantering).

En stor uppgift är svår att schemalägga som ett enda tidsblock eftersom den rymmer olika sorters arbete. Dela upp den i steg som du kan se när de är klara. För en rapport kan det till exempel innebära att bekräfta kraven, samla in källor, göra en disposition, skriva avsnitten, kontrollera källhänvisningarna, bearbeta texten och lämna in.

Uppskatta tiden för varje steg separat. McGills råd om tidshantering rekommenderar att du uppskattar hur lång tid uppgifter tar med hänsyn till antaganden och begränsningar, och delar upp stora projekt i mindre delar. Använd uppskattningarna som underlag för planeringen: om du har erfarenhet av liknande arbete kan du utgå från den. Annars gör du en rimlig första uppskattning och ser över den när du vet mer (McGills resurser om tidshantering).

Vissa steg kan inte påbörjas förrän du har fått något från en annan person, en fil, ett beslut eller ett godkännande. Anteckna varje sådan förutsättning vid det berörda steget: ”Behöver de senaste försäljningssiffrorna från Lee innan diagrammet kan göras.” Schemalägg sedan förfrågan i god tid och ange ett datum för uppföljning. Om informationen inte har kommit då kan du fråga igen, hitta ett godkänt alternativ eller ändra planen medan det fortfarande finns tid.

Skilj på arbete som är blockerat och sådant du kan göra nu. Medan du väntar på siffrorna kan du till exempel skriva rapportens struktur eller kontrollera inlämningskraven. Lägg inte in en beroende uppgift i ett arbetspass som om förutsättningen redan vore säkrad. Då ser schemat komplett ut, men uppgiften går fortfarande inte att utföra.

Markera fasta åtaganden innan du lägger in arbetspass: arbetspass, lektioner, möten, sömn, måltider och resor. Använd den återstående tiden bara där ett arbetspass faktiskt ryms. Cornell rekommenderar att du markerar slutdatum i en kalender med längre tidsperspektiv och använder en veckokalender för att se vilken tid som finns runt dina åtaganden. Sydney rekommenderar också att du tar med både studier och andra åtaganden i veckoplaneringen.

Jämför den uppskattade arbetsmängden med den tid du faktiskt kan avsätta. Om uppgiften kräver sex timmar och du bara hittar två före avstämningen behöver du ändra planen: börja tidigare, minska eller flytta på annat arbete om möjligt, be om hjälp eller förtydliganden, eller prata om tidsfristen med berörd person. Försök inte lösa tidsbristen genom att i tysthet schemalägga varje kväll eller anta att allt går perfekt under varje arbetspass.

Schemalägg en kort genomgång före slutdatumet, tillräckligt tidigt för att du ska hinna ändra riktning. Jämför de färdiga stegen med planen under avstämningen: Vad är klart? Vad återstår? Är något blockerat? Finns det fortfarande tillräckligt med tid i kalendern?

Om svaret visar att det finns en lucka ska du ändra nästa åtgärd och dess tid och kontakta alla vars synpunkter eller beslut behövs. Om arbetet följer planen kan du använda avstämningen till att värna den återstående tiden för granskning och inlämning. Avstämningen är ett tillfälle att fatta beslut, inte ännu en vag påminnelse om att ”fortsätta”.

Anteckna fem saker för varje tidsfrist: vad som ska vara klart, ditt tidigare mål, nästa schemalagda åtgärd, eventuella beroenden och datum för uppföljning samt avstämningstiden. Till exempel: ”Rapporten ska in på fredag; utkastet klart torsdag kl. 12.00; tisdag kl. 10.00 disposition och källförteckning; be om aktuella siffror på måndag och följ upp på onsdag; stäm av läget onsdag kl. 15.00.”

Om du missar ett arbetspass eller ett beroende blir försenat ska du uppdatera planen i stället för att låtsas att det gamla schemat fortfarande gäller. Ha den officiella tidsfristen synlig, välj nästa åtgärd du kan utföra och kontrollera om den återstående tiden fortfarande räcker till arbetet. En användbar plan gör nästa steg tydligt och synliggör problem i tid för att du ska kunna hantera dem.