Kira masa peribadi yang benar-benar boleh anda gunakan
Baki masa selepas menolak komitmen tetap tidak semestinya boleh digunakan sebagai masa peribadi. Anggaran yang realistik bermula dengan masa yang boleh anda tentukan sendiri, kemudian menolak kerja, kelas, penjagaan, tidur, makan, perjalanan dan kerja rumah berulang, serta menyediakan sedikit masa penampan untuk peralihan dan perubahan. Baki masa itu ialah anggaran kapasiti, bukannya janji. Ia menunjukkan sama ada sesi membaca, berjalan kaki, projek kreatif atau perbualan santai berpotensi diselitkan dalam minggu anda.
Gunakan satu minggu biasa sebagai unit pengiraan. Letakkan setiap komitmen yang sudah mempunyai waktu atau akibat jika tidak dipenuhi dalam satu paparan, tukarkan tugasan berulang kepada minit, dan bezakan masa lapang daripada tempoh yang benar-benar boleh anda mulakan dan tamatkan. Jika satu-satunya ruang yang ada ialah beberapa sela masa sepuluh minit yang berselerak, catatkan keadaan itu dengan jujur dan bukannya menganggapnya sebagai malam dua jam. Tujuannya adalah untuk memilih aktiviti peribadi yang saiznya sesuai dengan kehidupan yang sudah tertera dalam kalendar.
1. Tetapkan tempoh masa sebelum menolak apa-apa
Pilih tempoh yang sepadan dengan keputusan yang ingin anda buat. Untuk kelas pada waktu petang, gunakan tempoh antara waktu pulang ke rumah dengan waktu tidur yang anda sasarkan. Untuk hobi pada hujung minggu, gunakan waktu berjaga pada hari tersebut. Seminggu penuh berguna apabila komitmen berulang, tetapi ia boleh menyembunyikan perbezaan antara hari Selasa dengan hari Ahad. Catat waktu mula dan tamat tempoh itu, dan gunakan minit sebagai unit supaya tugasan kecil tidak dibundarkan begitu sahaja.
Ini ialah model perancangan, bukannya ukuran tentang perwatakan atau kapasiti anda. Seseorang yang bekerja mengikut syif bergilir, berkongsi tugas penjagaan, belajar atau kerap mengembara mungkin mempunyai tempoh masa yang berbeza setiap hari. Buat baris berasingan untuk hari bekerja dan hujung minggu jika polanya berbeza. Alat kalendar boleh menunjukkan sela masa lapang, tetapi sela masa itu hanyalah pilihan sehingga anda menyemak perkara yang berlaku sebelum dan selepasnya.
Pilih satu minggu atau satu hari yang mewakili keputusan yang perlu anda buat.
Tukarkan jam kepada minit dan catat jumlah tempoh masa di bahagian atas.
Masukkan tidur dan penjagaan penting dalam model, bukannya melabelkannya sebagai masa lapang.
Tandakan acara yang tidak pasti dengan julat anggaran dan bukannya ketepatan palsu.
2. Senaraikan komitmen tetap dan masa tambahan di sekelilingnya
Komitmen tetap bukan sekadar tajuk acara dalam kalendar. Masukkan kerja berbayar, waktu kelas, janji temu, penjagaan anak, tugas rumah yang berulang, hidangan yang perlu anda sediakan dan komitmen untuk bersedia dihubungi pada waktu tertentu. Tambahkan masa di sekelilingnya: berjalan kaki ke stesen, menukar pakaian selepas bersenam, menyediakan panggilan video, mengemas peralatan atau perjalanan pulang ke rumah. Panduan Outlook Microsoft secara jelas mengesyorkan agar masa perjalanan dijadualkan di sekitar mesyuarat; prinsip yang sama terpakai pada rancangan peribadi.
Jangan kira blok masa bertindih dua kali. Jika perjalanan menaiki kereta api berlaku dalam tempoh acara hari bekerja, catatkan sekali sahaja dan terangkan blok gabungan itu. Untuk kerja rumah yang waktunya fleksibel, gunakan tempoh yang biasanya diambil pada minggu tersebut. Diari ringkas boleh membantu: catat perkara yang benar-benar anda lakukan sepanjang sehari, kemudian gunakan tempoh yang diperhatikan itu untuk membetulkan anggaran kalendar. Ini menjadikan pengiraan lebih berasas tanpa berpura-pura bahawa satu sampel dapat meramalkan setiap minggu.
Catat waktu mula, waktu tamat, kekerapan dan sama ada blok itu boleh dialihkan.
Tambahkan masa peralihan setiap kali anda perlu menukar tempat, peranan atau peralatan.
Gabungkan kewajipan yang bertindih supaya minit yang sama tidak ditolak dua kali.
Labelkan tugasan sebagai boleh dialihkan, boleh dirunding atau tidak boleh dirunding sebelum mengurangkan apa-apa.
3. Gunakan formula masa yang boleh digunakan
Gunakan urutan mudah ini: minit dalam tempoh masa tolak minit komitmen tetap bersamaan baki masa kalendar; baki masa kalendar tolak minit peralihan dan rutin bersamaan baki masa lapang; baki masa lapang tolak masa penampan bersamaan masa peribadi yang boleh digunakan. Masa penampan bukan ruang yang dibazirkan. Dalam sistem perancangan, margin keselamatan menyerap kerja yang tidak diambil kira dalam tempoh biasa. Untuk minggu peribadi, masa itu boleh menampung bas yang lewat, perbualan yang berlarutan, hidangan yang memerlukan perhatian atau beberapa minit yang diperlukan untuk memulakan sesuatu.
Contohnya, katakan tempoh berjaga pada hari Sabtu ialah 720 minit. Kerja dan penjagaan mengambil masa 300 minit, hidangan dan rutin penting mengambil masa 150 minit, perjalanan dan peralihan mengambil masa 90 minit, dan masa penampan yang dipilih ialah 60 minit. Pengiraannya ialah 720 tolak 300 tolak 150 tolak 90 tolak 60, menjadikan baki 120 minit. Hasil itu tidak bermakna anda patut menjadualkan aktiviti mencabar selama dua jam. Maksudnya, satu sesi 75 minit bersama baki fleksibel 45 minit munasabah; dua sesi yang disusun rapat tidak.
Gunakan satu baris untuk tempoh masa dan satu baris untuk setiap potongan.
Peruntukkan masa penampan selepas menganggarkan peralihan, bukan sebelumnya, supaya masa itu kekal jelas.
Gunakan hasilnya sebagai had maksimum untuk perancangan, bukannya kuota yang wajib dipenuhi.
Jika hasilnya negatif, kurangkan rancangan atau ubah komitmen sebelum menambah tugasan.
4. Jadikan baki masa sebagai tempoh yang boleh anda mulakan
Jumlah masa memberitahu anda berapa banyak; tempoh masa memberitahu anda bila. Perhatikan baki minit untuk mencari ruang masa berterusan yang paling panjang dan titik mula yang paling mudah. Blok 90 minit selepas makan malam mungkin lebih berguna daripada tiga sela masa 30 minit jika aktiviti anda memerlukan persediaan. Sebaliknya, ulang kaji bahasa, melakar atau menghantar mesej kepada rakan mungkin sesuai dilakukan dalam sela masa 20 minit. Padankan aktiviti dengan bentuk masa yang ada dan bukannya memaksa setiap matlamat masuk ke dalam blok yang sama.
Tetapkan petunjuk mula dan petunjuk tamat untuk tempoh itu. “Baca bila-bila malam ini” bersaing dengan setiap perkara yang belum selesai. “Pada pukul 20:10, buka buku di atas meja dan baca sehingga pukul 20:45” ialah percubaan yang jelas. Jika keadaan hari itu berubah, alihkan blok itu sekali atau pendekkan aktiviti; jangan diam-diam mengambil masa daripada tidur atau komitmen tetap yang lain. Ciri ketersediaan kalendar boleh membantu membandingkan sela masa lapang, tetapi masa tambahan di sekeliling komitmen anda serta masa penampan tetap menentukan sama ada sesuatu sela itu boleh digunakan.
Pilih satu aktiviti yang persediaan dan penamatannya sesuai dengan ruang masa berterusan yang ada.
Catat petunjuk mula, titik berhenti dan versi paling kecil yang boleh diterima.
Simpan satu tempoh fleksibel untuk perubahan dan bukannya memenuhi setiap sela masa.
Semak blok itu selepas ia berlalu dan catat waktu mula, waktu tamat serta halangan yang berlaku.
5. Kira semula tanpa menjadikan minggu itu satu markah
Pada penghujung minggu, bandingkan anggaran dengan perkara yang berlaku. Jika tempoh 60 minit berulang kali menghasilkan hanya 35 minit yang boleh digunakan, laraskan masa peralihan atau masa penampan. Jika blok yang dirancang berulang kali terganggu oleh mesej, anggap kebolehcapaian itu sebagai komitmen. Jika sesuatu blok berjalan lancar, catat keadaannya: lokasi, waktu, persediaan dan sama ada tugasan itu mempunyai pengakhiran yang jelas. Ini ialah gelung maklum balas ringkas, bukannya penilaian tentang disiplin.
Pastikan pindaan seterusnya terhad. Ubah satu andaian, seperti menambah 15 minit selepas perjalanan atau mengalihkan aktiviti ke waktu pagi, kemudian perhatikan satu lagi minggu biasa. Matlamatnya ialah belanjawan masa peribadi yang telus untuk membantu anda membuat pilihan. Hasilnya mungkin menunjukkan bahawa rancangan yang sesuai ialah rutin ringkas, sesi projek bulanan atau tidak menambah aktiviti semasa minggu yang padat. Penolakan yang tepat membuka ruang untuk membuat keputusan dengan jujur.
Bandingkan minit yang dirancang dengan minit sebenar, termasuk gangguan.
Ubah satu anggaran pada satu masa supaya anda dapat melihat perkara yang memperbaik model itu.
Lindungi tidur, penjagaan penting dan hubungan sedia ada daripada dianggap sebagai baki masa.
Pastikan rancangan akhir cukup ringkas supaya anda mempunyai pilihan sandaran yang sesuai apabila keadaan hari itu berubah.
Soalan lazim
Patutkah tidur dikira sebagai komitmen tetap?
Ya. Jika persoalannya ialah tentang masa peribadi yang boleh digunakan dalam sehari atau seminggu, masukkan tempoh tidur yang ingin anda lindungi. Jika tidak, baki masa akan kelihatan lebih banyak daripada masa yang boleh anda pilih untuk digunakan secara bertanggungjawab.
Berapa banyak masa penampan yang patut saya tolak?
Tiada peratusan yang sesuai untuk semua orang. Mulakan dengan jumlah kecil yang mengambil kira peralihan dan gangguan yang biasa berlaku, kemudian semak semula berdasarkan hari yang anda perhatikan. Masa penampan harus jelas dan boleh dilaraskan, bukannya dikemukakan sebagai peraturan untuk semua orang.
Bagaimana jika saya hanya mempunyai sela masa pendek yang berselerak?
Anggap sela itu sebagai tempoh pendek dan pilih aktiviti yang tidak memerlukan banyak persediaan. Jika tugasan itu memerlukan masa berterusan, gabungkan sela masa hanya apabila perjalanan, persediaan dan penamatannya benar-benar boleh dimuatkan di antaranya.