Alat komunikasi untuk menyelesaikan masalah: cara menyelaraskan peranan yang berbeza dengan pantas
Pilih alat komunikasi dengan mengenal pasti perkara yang belum dipersetujui oleh kumpulan. Jika orang ramai menerangkan masalah yang berbeza, mulakan dengan ringkasan masalah yang ringkas. Jika mereka tidak nampak tempat kerja bertukar tangan, lukiskan langkah yang berkaitan. Jika fakta sudah difahami tetapi pilihan masih tertangguh, gunakan rekod keputusan dengan peranan yang jelas. Aplikasi baharu bersifat pilihan; penjelasan bersama yang berguna adalah penting.
Tujuannya adalah untuk membantu orang yang mempunyai tanggungjawab berbeza meneliti bahan yang sama. Tujuannya bukan untuk membuat semua orang bersetuju serta-merta. Hasil yang baik mungkin berupa keputusan, tetapi juga boleh berupa soalan yang belum terjawab dengan tepat dan cara yang dipersetujui untuk menyiasatnya.
Mulakan dengan jurang, bukan perisian
Bayangkan pasukan acara sedang membincangkan sebab sesetengah peserta menerima dua e-mel pendaftaran. Pasukan operasi mahu menukar senarai mel, pasukan teknikal mahu memeriksa borang pendaftaran, dan penyelaras mahu meluluskan mesej kepada peserta. Ini ialah situasi ilustrasi, bukannya kes pelanggan yang dilaporkan. Ketiga-tiga cadangan menangani bahagian kerja yang berbeza, jadi ruang sembang kumpulan yang lebih besar tidak dengan sendirinya memberitahu mereka soalan mana yang perlu dijawab dahulu.
Minta setiap orang menerangkan peristiwa yang diperhatikan dan keputusan yang menurut mereka diperlukan. Asingkan pemerhatian daripada penjelasan: dua e-mel telah diterima ialah pemerhatian; borang itu menghasilkan rekod pendua ialah hipotesis sehingga seseorang menyemaknya. Perbezaan ini menentukan bahan yang patut didahulukan. Hal ini juga menghalang rajah yang kemas daripada membuat penjelasan yang belum disahkan kelihatan pasti.
Gunakan ringkasan masalah apabila persoalannya tidak jelas
Ringkasan pendek boleh menyatakan siapa yang terjejas, apa yang berlaku, apa yang sepatutnya berlaku, bukti yang tersedia dan perkara yang masih belum diketahui. Dalam contoh pendaftaran, sertakan tarikh yang berkaitan dan bilangan kes yang benar-benar diperiksa, tanpa mereka-reka jumlah keseluruhan. Pautkan kepada rekod dalaman yang dibenarkan dan bukannya menyalin butiran peserta ke dalam dokumen awam.
Project Poster Atlassian mengasingkan ruang masalah, pengesahan dan persediaan untuk pelaksanaan. Panduannya juga menyatakan bahawa tidak setiap projek memerlukan poster. Ambil prinsip membezakan maklumat yang diketahui daripada andaian; jangan hasilkan dokumen yang rumit untuk soalan yang boleh diselesaikan dengan beberapa ayat yang jelas. Minta seseorang di luar tugasan tersebut menerangkan semula masalah itu dengan kata-kata sendiri. Jika penerangan mereka berbeza, semak semula ringkasan sebelum membandingkan penyelesaian.
Lukiskan hanya serahan kerja yang penting
Apabila ketidakpastian berkaitan dengan urutan, lakarkan laluan daripada pendaftaran kepada penciptaan senarai dan seterusnya penghantaran. Letakkan tindakan dan peranan yang bertanggungjawab di sebelah setiap langkah. Tandakan tempat rekod ditambah, disalin atau disemak. Langkah yang belum diketahui hendaklah kekal jelas sebagai belum diketahui. Lakaran itu ialah gambaran kerja untuk disemak bersama orang yang melakukan tindakan tersebut, bukannya bukti tentang cara sistem berfungsi.
Gunakannya untuk mengemukakan soalan yang konkrit: bolehkah pendaftaran pertama dan suntingan kemudian mencetuskan e-mel? Pasukan teknikal boleh memeriksa bahagian itu sementara pasukan operasi menyemak langkah penghantarannya sendiri. Elakkan daripada melukiskan seluruh organisasi. Rajah berguna apabila membantu seseorang mencari serahan kerja yang terlepas atau mengenal pasti semakan seterusnya yang bermanfaat.
Gunakan rekod keputusan apabila tiba masanya untuk membuat pilihan
Setelah fakta yang berkaitan tersedia, berhenti mengembangkan ringkasan masalah dan huraikan keputusan yang perlu dibuat. Contohnya, kumpulan mungkin perlu memilih sama ada hendak menghentikan sementara penghantaran e-mel kedua sambil menyemak senarai. Catat pilihan yang ada, syarat yang bergantung pada setiap pilihan, pihak yang terjejas dan tarikh akhir keputusan diperlukan. Jangan senaraikan dua alternatif semata-mata untuk mewujudkan gambaran seolah-olah ada pilihan.
Rangka kerja DACI Atlassian membezakan orang yang memacu keputusan, orang yang membuat keputusan, penyumbang dan pihak yang perlu mengetahui hasilnya. Rangka kerja itu tidak memberikan kuasa yang tidak dimiliki seseorang. Semak tanggungjawab sedia ada terlebih dahulu dan gunakan nama yang berkaitan, bukannya mereka-reka lapisan kelulusan baharu. Seseorang boleh memberikan bukti penting tanpa menjadi pembuat keputusan akhir.
Semak sama ada bahan itu berkesan
Akhiri dengan bertanya kepada setiap peranan apa yang akan dilakukannya seterusnya dan soalan mana yang masih terbuka. Jika semua orang boleh merujuk bukti yang sama tetapi masih memilih pilihan yang berbeza, masalah itu mungkin kini merupakan keputusan yang wajar dibuat, bukannya kegagalan komunikasi. Pastikan perbezaan itu jelas dan bukannya menulis semula dokumen sehingga perselisihan lenyap.
Buku panduan komunikasi GitLab meminta pasukan mencatat kesimpulan perbualan luar talian. Jika diterapkan di sini, perbincangan ringkas patut mengemas kini bahan yang akan digunakan oleh orang ramai selepas itu. Simpan satu rekod terkini yang mempunyai pautan kepada butiran sokongan. Buang lakaran atau jadual berlebihan apabila tidak lagi membantu tugasan. Alat yang terbaik ialah alat paling ringkas yang membolehkan orang seterusnya memahami dan bertindak tanpa perlu membina semula perbincangan itu.