Cara bekerjasama dalam projek merentas jabatan: mengurangkan halangan maklumat dan budaya saling menolak tanggungjawab
Kerjasama merentas jabatan menjadi konkrit apabila hasil kerja satu pasukan menjadi input bagi pasukan lain. Sebelum menambah mesyuarat, sepakati perkara yang akan diserahkan, pihak yang akan menyediakannya, pihak yang akan menyemaknya dan perkara yang menjadikannya sedia untuk digunakan. Pernyataan sesebuah jabatan bahawa tugasnya sendiri telah selesai tidak bermakna jabatan seterusnya boleh mula bekerja.
Mulakan dengan satu serahan kerja penting dalam projek tersebut. Anda tidak perlu mereka bentuk semula kaedah kerja setiap jabatan. Anda hanya memerlukan butiran bersama yang mencukupi supaya kedua-dua pihak mengenal pasti serahan yang sama dan menentukan tanggungjawab yang belum diterima oleh mana-mana pihak.
Jejaki keperluan pasukan penerima secara terbalik
Bayangkan sebuah projek rekaan untuk menghasilkan panduan pelawat bercetak. Pasukan editorial menyediakan teks, pereka bentuk mencipta halaman dan rakan sekerja operasi menguruskan percetakan. “Hantar kandungan pada hari Selasa” masih belum menjadi serahan kerja yang boleh dilaksanakan. Pereka bentuk mungkin memerlukan teks yang telah diluluskan, kapsyen imej dan susunan halaman yang jelas, sementara penulis mungkin beranggapan draf dengan komen yang belum diselesaikan sudah memadai.
Tanya penerima perkara yang mesti tersedia sebelum mereka memulakan tugasan seterusnya. Kemudian tanya pengirim sama ada input tersebut benar-benar boleh disediakan dalam tempoh yang dipersetujui. Catat jawapannya di sebelah tugasan sedia ada, termasuk lokasi fail dan versi yang perlu digunakan. Ini ialah persetujuan dua hala, bukannya senarai tuntutan yang dikenakan oleh pasukan penerima.
Jadikan kebergantungan jelas
Bagi panduan tersebut, catat bahawa susun atur halaman bergantung pada teks yang diluluskan dan percetakan bergantung pada fail cetakan yang telah disemak. Kenal pasti orang yang boleh dihubungi pada setiap hujung. Catat kesan jika input berubah: perenggan yang lewat mungkin memerlukan susun atur disemak sekali lagi, bukan sekadar satu lagi e-mel. Elakkan memetakan setiap hubungan dalam organisasi; tumpukan pada kebergantungan yang mempengaruhi serahan ini.
Panduan Pemetaan Kebergantungan Atlassian meminta pasukan mengenal pasti kesan huluan dan hiliran, pemilik, risiko dan aturan semakan. Ini menyokong usaha menjadikan hubungan tersebut jelas, dan bukannya menganggap tarikh akhir di satu jabatan secara automatik merangkumi kerja jabatan lain. Bincangkan peta itu dengan pasukan yang terjejas kerana penyelaras mungkin tidak mengetahui semua input yang mereka perlukan.
Tentukan tanggungjawab bagi kerja antara peranan
Panduan tersebut mungkin mendedahkan tugasan yang tidak mempunyai pemilik yang jelas: siapa yang menyemak sama ada setiap kapsyen sepadan dengan imej akhir? Menulis “editorial dan reka bentuk” di sebelah tugasan itu boleh menyembunyikan jurang yang sama. Tanya orang yang akan melakukan semakan, pihak yang akan memberikan maklumat yang tiada dan pihak yang akan mengesahkan bahawa hasilnya boleh digunakan. Nama yang dicatat harus mencerminkan tanggungjawab yang telah diterima dan kapasiti sebenar orang tersebut.
Latihan Peranan dan Tanggungjawab Atlassian mengesyorkan supaya pemilik utama dikenal pasti apabila tugas bertindih. Bagi tugas yang tidak dituntut, seseorang perlu mencari pemiliknya dan menetapkan tarikh susulan. Ini tidak bermakna perlu mencipta peranan baharu yang kekal setiap kali tugasan kecil muncul. Mula-mula, lihat sama ada tanggungjawab sedia ada boleh merangkuminya dengan munasabah; jika tiada sesiapa yang boleh mengambilnya, nyatakan dengan jelas persoalan kapasiti atau kuasa yang belum diselesaikan.
Sepakati maksud penerimaan kerja
Pilih beberapa syarat penerimaan yang mudah diperhatikan. Bagi serahan reka bentuk, syarat ini mungkin termasuk fail teks yang lengkap, kapsyen yang disahkan dan soalan yang belum diselesaikan yang ditandakan secara berasingan. Penerima kemudian boleh menyatakan perkara yang tersedia dan yang masih tiada. Membuka folder kongsi atau membalas “terima kasih” tidak sepatutnya secara senyap dianggap sebagai penerimaan kerja yang tidak lengkap.
Panduan Scrum menggunakan Definisi Selesai untuk mewujudkan pemahaman bersama tentang kerja yang telah disiapkan dalam Scrum. Projek merentas jabatan biasa tidak perlu menggunakan keseluruhan rangka kerja itu. Prinsip berguna di sini ialah menjadikan maksud siap jelas kepada semua pihak yang bergantung padanya. Jangan anggap draf sebagai versi akhir hanya kerana pengirim kehabisan masa, dan jangan menambah tuntutan penerimaan baharu selepas penyerahan tanpa mengakui perubahan tersebut.
Urus perubahan input tanpa menyerahkan seluruh masalah kepada pihak lain
Jika teks yang diluluskan berubah selepas susun atur dibuat, catat halaman yang terjejas dan perkara yang perlu disemak semula. Penulis kekal bertanggungjawab terhadap teks yang dibetulkan; pereka bentuk mengesahkan kerja susun atur yang diperlukan; penyelaras menyemak sama ada aturan percetakan terjejas. Ini ialah komitmen yang berasingan. Pemberitahuan oleh seorang individu kepada semua pihak tidak secara automatik bermakna individu itu mengambil alih ketiga-tiga tugas.
Selepas serahan pertama, bandingkan persetujuan dengan perkara yang berlaku. Adakah penerima mendapat bahan yang boleh digunakan? Adakah terdapat kerja yang tertinggal antara peranan? Adakah pembetulan mewujudkan kebergantungan yang tidak dikenal pasti? Laraskan persetujuan khusus itu sebelum memperluas proses. Kekalkan alat sedia ada setiap jabatan jika alat tersebut berfungsi, dan jelaskan hubungan antara alat itu supaya projek dapat diteruskan.