Jak współpracować przy projektach międzydziałowych: ograniczanie barier informacyjnych i przerzucania odpowiedzialności
Współpraca między działami nabiera konkretnego wymiaru w chwili, gdy efekt pracy jednego zespołu staje się wkładem dla drugiego. Zanim dodasz spotkania, uzgodnij, co będzie przekazywane, kto to przygotuje, kto sprawdzi i co oznacza, że materiał jest gotowy do użycia. Stwierdzenie działu, że zakończył własne zadanie, nie oznacza jeszcze, że kolejny dział może rozpocząć pracę.
Zacznij od jednego ważnego przekazania w projekcie. Nie musisz przeprojektowywać sposobu pracy każdego działu. Potrzebujesz na tyle szczegółowych wspólnych ustaleń, by obie strony rozpoznawały ten sam zakres dostawy i wskazały obowiązki, których nie przyjęła żadna z nich.
Zacznij od potrzeb zespołu odbierającego
Rozważmy fikcyjny projekt przygotowania drukowanego przewodnika dla odwiedzających. Zespół redakcyjny opracowuje tekst, projektanci tworzą strony, a osoba z działu operacyjnego organizuje druk. „Prześlijcie treść we wtorek” to jeszcze nie są użyteczne ustalenia dotyczące przekazania pracy. Projektanci mogą potrzebować zatwierdzonego tekstu, podpisów pod zdjęciami i ustalonej kolejności stron, podczas gdy autorzy mogą uznać, że wystarczy wersja robocza z nierozstrzygniętymi komentarzami.
Zapytaj osobę odbierającą, co musi otrzymać przed rozpoczęciem kolejnego zadania. Następnie zapytaj osobę przekazującą, czy może przygotować te materiały w uzgodnionym terminie. Zapisz odpowiedź przy istniejącym zadaniu, uwzględniając lokalizację pliku i wersję, z której należy korzystać. To dwustronne ustalenie, a nie lista żądań zespołu odbierającego.
Uwidocznij zależności
W przypadku przewodnika zapisz, że skład stron zależy od zatwierdzonego tekstu, a druk — od sprawdzonego pliku do druku. Wskaż osoby kontaktowe po obu stronach. Zanotuj skutki zmiany materiałów wejściowych: późna zmiana akapitu może wymagać ponownego sprawdzenia składu, a nie tylko kolejnego e-maila. Nie mapuj wszystkich zależności w organizacji; skup się na tych, które wpływają na tę dostawę.
Wytyczne Atlassian dotyczące mapowania zależności zachęcają zespoły do wskazania wpływu wcześniejszych i późniejszych etapów, właścicieli, zagrożeń oraz zasad przeglądu. Pomaga to uwidocznić powiązania zamiast zakładać, że termin w jednym dziale automatycznie uwzględnia pracę innego działu. Omów mapę z zespołami, których dotyczy, ponieważ koordynator może nie znać wszystkich wykorzystywanych przez nie materiałów wejściowych.
Przypisz zadania do konkretnych ról
Przewodnik może ujawnić zadanie bez jasno określonego właściciela: kto sprawdza, czy każdy podpis pasuje do ostatecznej wersji zdjęcia? Wpisanie przy nim „redakcja i projekt” może ukryć tę samą lukę. Zapytaj, kto wykona sprawdzenie, kto dostarczy brakujące informacje i kto potwierdzi, że wynik nadaje się do użycia. Przypisane obowiązki powinny odzwierciedlać zgodę danej osoby i jej rzeczywistą dostępność.
Ćwiczenie Atlassian dotyczące ról i odpowiedzialności zaleca wskazanie głównej osoby odpowiedzialnej, gdy obowiązki się pokrywają. W przypadku nieprzypisanych zadań trzeba wyznaczyć osobę, która znajdzie ich właściciela, oraz termin dalszych działań. Nie oznacza to, że za każdym razem, gdy pojawi się drobne zadanie, trzeba tworzyć nową stałą rolę. Najpierw sprawdź, czy można rozsądnie włączyć je do istniejących obowiązków; jeśli nikt nie może go przejąć, jasno określ nierozstrzygniętą kwestię dostępności lub uprawnień.
Uzgodnij, co oznacza odbiór pracy
Wybierz kilka łatwych do zaobserwowania warunków odbioru. W przypadku przekazania materiałów do projektu graficznego mogą to być kompletny plik tekstowy, potwierdzone podpisy i osobno oznaczone nierozstrzygnięte pytania. Osoba odbierająca może wtedy wskazać, co otrzymała, a czego brakuje. Otwarcie udostępnionego folderu lub odpowiedź „dziękuję” nie powinny automatycznie oznaczać akceptacji niekompletnej pracy.
Scrum Guide wykorzystuje Definicję ukończenia, aby ustalić wspólne rozumienie ukończonej pracy w Scrumie. Zwykły projekt międzydziałowy nie musi wdrażać całego tego podejścia. Przydatna jest tu zasada, by ukończenie było zrozumiałe dla wszystkich, którzy polegają na danym rezultacie. Nie nazywaj wersji roboczej ostateczną tylko dlatego, że nadawcy skończył się czas, i nie dodawaj nowych wymagań dotyczących odbioru po dostarczeniu pracy bez uzgodnienia tej zmiany.
Obsłuż zmianę materiałów wejściowych bez przerzucania całego problemu
Jeśli zatwierdzony tekst zmieni się po wykonaniu składu, zapisz, których stron dotyczy zmiana i co trzeba ponownie sprawdzić. Autor nadal odpowiada za poprawiony tekst; projektant określa potrzebny zakres prac nad składem; koordynator sprawdza, czy zmiana wpływa na organizację druku. To osobne zobowiązania. Samo powiadomienie wszystkich przez jedną osobę nie oznacza automatycznie, że przejmuje ona wszystkie trzy zadania.
Po pierwszym przekazaniu porównaj ustalenia z tym, co się wydarzyło. Czy osoba odbierająca dostała użyteczne materiały? Czy jakieś zadania pozostały między rolami? Czy poprawka stworzyła nierozpoznaną zależność? Zanim rozszerzysz proces, dostosuj konkretne ustalenie. Pozostaw istniejące narzędzia każdego działu, jeśli się sprawdzają, i jasno określ powiązania między nimi, by projekt mógł posuwać się naprzód.