Så samarbetar du i projekt mellan avdelningar: minska informationsbarriärer och ansvarsförskjutning
Samarbete mellan avdelningar blir konkret när ett teams resultat blir ett annat teams underlag. Innan ni lägger till möten bör ni komma överens om vad som ska lämnas över, vem som ska förbereda det, vem som ska kontrollera det och vad som krävs för att det ska vara redo att användas. Att en avdelning säger att den egna uppgiften är klar innebär inte att nästa avdelning kan börja.
Börja med en viktig överlämning i projektet. Ni behöver inte göra om alla avdelningars arbetssätt. Ni behöver tillräckligt med gemensamma detaljer för att båda parter ska känna igen samma leverans och upptäcka eventuellt ansvar som ingen av dem har tagit på sig.
Utgå från det mottagande teamet och arbeta bakåt
Tänk på ett fiktivt projekt där en tryckt besöksguide ska tas fram. En redaktion förbereder texten, formgivare skapar sidorna och en kollega på driftavdelningen ordnar tryckningen. ”Skicka innehållet på tisdag” är ännu ingen fungerande överlämning. Formgivarna kanske behöver godkänd text, bildtexter och en tydlig sidordning, medan skribenterna kanske anser att ett utkast med olösta kommentarer räcker.
Fråga mottagaren vad hen måste ha innan nästa uppgift kan påbörjas. Fråga sedan avsändaren om det underlaget faktiskt kan tas fram inom den överenskomna tiden. Skriv svaret intill den befintliga uppgiften, inklusive filens plats och vilken version som ska användas. Det här är en överenskommelse mellan två parter, inte en lista med krav från det mottagande teamet.
Synliggör beroendet
För guiden ska ni notera att sidlayouten är beroende av godkänd text och att tryckningen är beroende av en kontrollerad tryckfil. Utse en kontaktperson i varje ände. Notera följderna om ett underlag ändras: ett sent tillagt stycke kan kräva en ny layoutkontroll, inte bara ett nytt mejl. Undvik att kartlägga alla relationer i organisationen; fokusera på beroenden som påverkar den här leveransen.
Atlassians vägledning om beroendekartläggning uppmanar team att identifiera uppströms- och nedströmskonsekvenser, ansvariga, risker och rutiner för granskning. Det hjälper till att synliggöra sambanden, i stället för att anta att en tidsfrist på en avdelning automatiskt omfattar en annan avdelnings arbete. Gå igenom kartläggningen med de berörda teamen, eftersom en samordnare kanske inte känner till alla underlag de är beroende av.
Fördela arbetet mellan namngivna roller
Guiden kan blotta en uppgift utan tydlig ansvarig: vem kontrollerar att varje bildtext stämmer med den slutliga bilden? Att skriva ”redaktion och formgivning” intill uppgiften kan dölja samma lucka. Fråga vilken person som ska utföra kontrollen, vem som tar fram den information som saknas och vem som bekräftar att resultatet går att använda. Namnen ska spegla ett accepterat ansvar och personens faktiska kapacitet.
Atlassians övning om roller och ansvar rekommenderar att utse en huvudansvarig när arbetsuppgifter överlappar. Uppgifter som saknar ansvarig kräver att någon letar upp en ägare och anger ett datum för uppföljning. Det innebär inte att ni måste hitta på en ny permanent roll varje gång en liten uppgift dyker upp. Ta först reda på om en befintlig ansvarig rimligen kan ta på sig den. Om ingen kan göra det ska den olösta frågan om kapacitet eller mandat tydliggöras.
Kom överens om vad det innebär att ta emot arbetet
Välj ett fåtal tydliga mottagningsvillkor som går att observera. För överlämningen till formgivningen kan det till exempel handla om en komplett textfil, bekräftade bildtexter och olösta frågor som markerats separat. Då kan mottagaren säga vad som finns och vad som saknas. Att öppna en delad mapp eller svara ”tack” ska inte i tysthet räknas som ett godkännande av ofullständigt arbete.
Scrumguiden använder en Definition of Done för att skapa en gemensam förståelse för när arbete inom Scrum är färdigt. Ett vanligt projekt mellan avdelningar behöver inte införa hela det ramverket. Den användbara principen här är att göra det tydligt för alla som är beroende av arbetet när det är klart. Kalla inte ett utkast slutgiltigt bara för att avsändaren har fått slut på tid, och lägg inte till nya godkännandekrav efter leveransen utan att tydligt ta upp ändringen.
Hantera ändrade underlag utan att skjuta över hela problemet
Om den godkända texten ändras efter layouten ska ni notera vilka sidor som påverkas och vad som behöver kontrolleras igen. Skribenten ansvarar fortfarande för den korrigerade texten, formgivaren bekräftar vilket layoutarbete som krävs och samordnaren kontrollerar om tryckarrangemanget påverkas. Det här är separata åtaganden. Att en person informerar alla innebär inte automatiskt att hen tar över alla tre uppgifterna.
Jämför överenskommelsen med det som faktiskt hände efter den första överlämningen. Hade mottagaren användbart material? Blev något arbete kvar mellan rollerna? Skapade en korrigering ett beroende som ingen hade uppmärksammat? Justera den specifika överenskommelsen innan ni breddar processen. Behåll varje avdelnings befintliga verktyg när de fungerar, och gör kopplingarna mellan dem tillräckligt tydliga för att projektet ska kunna gå vidare.