Cara Memendekkan Artikel Siap untuk Memenuhi Had Perkataan Tanpa Menghilangkan Maksudnya

Catat had maksimum sebenar dan tugas pembaca dalam satu ayat. Contohnya: “Hadnya 800 perkataan; pembeli buku nota perlu membandingkan dua reka letak halaman sebelum memilih.” Tugas itu menjadi ukuran bagi setiap perenggan: adakah perenggan tersebut membantu pembaca menyelesaikan tugas, memahami syarat yang perlu atau mengikuti hujah? Jika tidak, perenggan itu mungkin boleh dibuang atau dipadatkan.

Semak cara had dikira. Penerbit mungkin memasukkan tajuk, kapsyen, petikan sorotan atau nota kaki—atau hanya mengira isi utama. Pastikan sama ada had itu ketat dan sama ada ruang lebihan kecil berguna. Tiada panjang ideal yang universal: sasaran yang relevan ialah kekangan yang ditetapkan, dengan ruang yang cukup untuk menyampaikan isi dengan jelas.

Sebelum mengedit ayat, labelkan fungsi setiap perenggan: jawapan, prasyarat, bukti, contoh, pengecualian, langkah atau peralihan. Kemudian cari dua perenggan yang menjalankan fungsi sama. Jika kedua-duanya menerangkan manfaat yang sama, kekalkan penerangan yang lebih jelas dan ambil bukti berbeza daripada perenggan satu lagi. Jika perenggan mengandungi perkara berulang dan batasan yang perlu, buang pengulangan itu sambil mengekalkan batasannya.

Jangan anggap perenggan boleh dibuang hanya kerana pendek atau kelihatan kurang berisi berbanding perenggan bersebelahan. UNC Writing Center menerangkan perenggan sebagai unit idea yang berkaitan, bukannya blok yang mempunyai panjang tetap; gunakan prinsip itu untuk menilai sama ada perenggan mempunyai fungsi tersendiri sebelum menggabungkan atau memadamkannya (UNC Writing Center: Paragraphs). Peralihan juga mungkin menjalankan fungsi penting jika ia menjelaskan hubungan antara satu dakwaan dengan dakwaan berikutnya.

Tandakan dakwaan berulang, pembukaan meleret dan kata pembatas yang tidak mengubah pemahaman pembaca. Frasa seperti “penting untuk diperhatikan bahawa” selalunya sekadar memperkenalkan perkara tanpa mengembangkannya. Gantikan dengan perkara itu sendiri atau buang frasa tersebut jika ayat sekeliling sudah menyatakannya dengan jelas. Buang contoh berulang hanya selepas memastikan contoh itu tidak menggambarkan syarat yang berbeza.

Jangan anggap semua kata pembatas sebagai bahan yang berlebihan. Perkataan seperti “biasanya,” “dalam versi ini” atau “hanya jika” mungkin menetapkan keadaan yang membataskan dakwaan. Begitu juga, buang alasan atau contoh yang dipetik hanya jika teks yang tinggal masih menyokong kesimpulan. Ayat yang lebih pendek tetapi melebih-lebihkan bukti bukan suntingan yang berjaya.

Selepas membuang atau menggabungkan bahan yang kurang bernilai, edit ayat satu demi satu. Cari frasa panjang yang boleh digantikan dengan kata kerja langsung, penerang berganda dan kata nama yang terbentuk daripada tindakan. Contohnya, “membuat keputusan tentang sama ada hendak menyemak semula” boleh diringkaskan kepada “memutuskan sama ada hendak menyemak semula.” Utamakan pelaku dan tindakan yang jelas apabila sesuai; panduan bahasa mudah Digital.gov menerangkan bahawa ayat aktif dapat menjelaskan siapa yang bertanggungjawab melakukan sesuatu (Digital.gov: Writing for understanding).

Kemudian baca petikan yang disemak itu dengan lantang. Panjang ayat dan pengulangan boleh mewujudkan penekanan, rentak atau gema yang disengajakan. Perbincangan UNC Writing Center tentang aliran idea menjelaskan bahawa hubungan antara idea mempengaruhi cara pembaca mengikuti draf (UNC Writing Center: Flow). Kekalkan frasa berulang jika ia menghasilkan rentak yang bermakna atau menegaskan perbezaan; potong jika ia sekadar mengulang maklumat tanpa sebab.

Perenggan dan kiraan berikut bersifat hipotetikal. Katakan draf 85 perkataan perlu dipendekkan kira-kira 35 perkataan, dan tujuannya ialah menerangkan cara editor memilih bahagian yang hendak dipotong:

Sebelum memulakan proses penyuntingan, luangkan beberapa minit untuk memikirkan perkara yang perlu dipelajari pembaca daripada artikel itu. Pada pandangan saya, penting untuk diingat bahawa matlamat utama bukan sekadar memendekkan setiap ayat, kerana sesetengah butiran menjelaskan keadaan yang membolehkan nasihat itu digunakan. Contohnya, jika sesuatu langkah hanya berkesan untuk jenis akaun tertentu, kekalkan syarat itu. Selepas membuat perubahan ini, baca semula artikel yang disemak untuk memastikan isi utamanya masih jelas.

Satu versi yang telah disemak kepada 47 perkataan ialah:

Sebelum mengedit, kenal pasti perkara yang perlu dipelajari pembaca. Matlamatnya bukan memendekkan setiap ayat: sesetengah butiran menjelaskan keadaan yang membolehkan nasihat digunakan. Jika sesuatu langkah hanya berkesan untuk jenis akaun tertentu, kekalkan syarat itu. Baca semula versi yang disemak untuk memastikan isi utamanya masih jelas.

Rekod pemotongan: “Sebelum memulakan proses penyuntingan” menjadi “Sebelum mengedit”; “luangkan beberapa minit untuk memikirkan” dibuang kerana arahan itu sudah menyebut supaya mengenal pasti tugas; “Pada pandangan saya, penting untuk diingat bahawa” dibuang sebagai pendahuluan kosong; “Contohnya” dan “Selepas membuat perubahan ini” dipendekkan atau dibuang. Dengan mengira perkataan yang dipisahkan oleh ruang, contoh itu berkurang daripada 85 kepada 47 perkataan, iaitu pengurangan sebanyak 38. Tugas pembaca, syarat pembatas dan semakan kejelasan akhir dikekalkan. Angka ini menggambarkan satu suntingan; ia bukan hasil yang dijanjikan atau peraturan untuk setiap draf.

Kira semula selepas mengedit dengan menggunakan kaedah yang sama seperti had asal. Simpan rekod ringkas tentang pemotongan dan sebabnya: pengulangan, pendahuluan kosong, kata pembatas berlebihan atau pemadatan ayat. Catat sebarang maklumat yang dikekalkan kerana menyatakan syarat, memberikan bukti atau mengekalkan gaya suara yang dimaksudkan. Jika draf masih melebihi had, semak semula fungsi perenggan sebelum membuat satu lagi pusingan pemotongan kecil; contoh yang tersalah letak atau bahagian berganda mungkin menjimatkan lebih banyak perkataan tanpa menjadikan setiap ayat terlalu pendek.

Akhir sekali, bandingkan versi yang diedit dengan versi asal dari segi maksud. Tanyakan: Bolehkah pembaca masih menyelesaikan tugas itu? Adakah dakwaan masih dibataskan oleh syarat dan bukti yang menyokongnya? Adakah setiap perenggan mempunyai tujuan yang jelas? Adakah gaya suara masih terasa disengajakan? Jika pemotongan menyebabkan mana-mana jawapan menjadi “tidak,” pulihkan bahan yang diperlukan dan cari bahagian lain yang kurang bernilai untuk dipotong.