किसी तैयार लेख को उसका अर्थ खोए बिना शब्द सीमा के भीतर कैसे लाएं

शब्द बजट और पाठक का कार्य निर्धारित करें

वास्तविक अधिकतम सीमा और पाठक के कार्य को एक वाक्य में लिखें। उदाहरण के लिए: “सीमा 800 शब्दों की है; एक नोटबुक खरीदार को चुनने से पहले पृष्ठ के दो लेआउट की तुलना करनी है।” वह कार्य प्रत्येक अनुच्छेद के लिए एक कसौटी बन जाता है: क्या यह पाठक को कार्य पूरा करने, किसी आवश्यक शर्त को समझने या तर्क का पालन करने में मदद करता है? यदि नहीं, तो इसे हटाने या संक्षिप्त करने पर विचार किया जा सकता है।

जांचें कि सीमा की गणना कैसे की जाती है। कोई प्रकाशक शीर्षक, कैप्शन, पुल कोट्स या फ़ुटनोट्स को शामिल कर सकता है—या केवल मुख्य भाग (बॉडी) की गणना कर सकता है। पुष्टि करें कि क्या सीमा सख्त है और क्या थोड़ा बफ़र रखना उपयोगी है। कोई सार्वभौमिक आदर्श लंबाई नहीं होती: प्रासंगिक लक्ष्य केवल निर्धारित सीमा है, जिसमें काम को स्पष्ट रूप से करने के लिए पर्याप्त स्थान हो।

प्रत्येक अनुच्छेद की भूमिका की सूची बनाएं

वाक्यों को संपादित करने से पहले, प्रत्येक अनुच्छेद को उसके कार्य के अनुसार चिह्नित करें: उत्तर, पूर्व-आवश्यकता, प्रमाण, उदाहरण, अपवाद, चरण या परिवर्तन (ट्रांज़िशन)। फिर ऐसे दो अनुच्छेदों की तलाश करें जो एक ही कार्य कर रहे हों। यदि दोनों एक ही लाभ की व्याख्या करते हैं, तो अधिक स्पष्ट व्याख्या को रखें और दूसरे से किसी भी विशिष्ट प्रमाण को बनाए रखें। यदि किसी अनुच्छेद में दोहराया गया बिंदु और एक आवश्यक चेतावनी दोनों शामिल हैं, तो चेतावनी को सुरक्षित रखते हुए दोहराव को काट दें।

कोई अनुच्छेद केवल इसलिए हटाने योग्य नहीं हो जाता क्योंकि वह छोटा है या अपने आस-पास के अनुच्छेदों की तुलना में कम महत्वपूर्ण लगता है। UNC राइटिंग सेंटर अनुच्छेदों को निश्चित लंबाई वाले खंडों के बजाय संबंधित विचारों की इकाइयों के रूप में वर्णित करता है; किसी अनुच्छेद को जोड़ने या हटाने से पहले यह तय करने के लिए उस सिद्धांत का उपयोग करें कि क्या उसकी कोई विशिष्ट भूमिका है ([UNC Writing Center: Paragraphs](https://writingcenter.unc.edu/tips-and-tools/paragraphs/))। कोई परिवर्तन (ट्रांज़िशन) भी वास्तव में उपयोगी काम कर रहा हो सकता है यदि वह स्पष्ट करता है कि एक दावा दूसरे से कैसे निकलता है।

कम मूल्य वाली सामग्री को पहले हटाएं

दोहराए गए दावों, व्यर्थ की भूमिकाओं और ऐसे विशेषणों को चिह्नित करें जो पाठक की समझ में कोई बदलाव नहीं लाते हैं। “यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि” जैसे वाक्यांश अक्सर किसी बात को आगे बढ़ाए बिना केवल उसकी घोषणा करते हैं। उन्हें स्वयं उस मुख्य बात से बदलें, या यदि आस-पास का वाक्य पहले से ही बात को स्पष्ट करता है तो उस वाक्यांश को हटा दें। किसी दोहराए गए उदाहरण को केवल यह जांचने के बाद ही हटाएं कि वह किसी भिन्न शर्त को स्पष्ट तो नहीं कर रहा है।

प्रत्येक निर्धारक शब्द (qualifier) को व्यर्थ न समझें। “आमतौर पर,” “इस संस्करण में,” या “केवल तभी जब” जैसे शब्द यह परिभाषित कर सकते हैं कि कोई दावा कब लागू होता है। इसी तरह, किसी उद्धृत कारण या उदाहरण को केवल तभी हटाएं जब शेष पाठ अभी भी निष्कर्ष का समर्थन करता हो। एक छोटा वाक्य जो प्रमाण को बढ़ा-चढ़ाकर पेश करता है, एक सफल संपादन नहीं है।

संरचनात्मक कटौतियों के बाद वाक्यों को कसावट दें

एक बार जब आप कम मूल्य वाली सामग्री को हटा दें या मिला दें, तो अलग-अलग वाक्यों को संपादित करें। ऐसे लंबे वाक्यांशों की तलाश करें जिन्हें सीधे क्रिया में बदला जा सकता है, दोहरे संशोधक (मॉडिफ़ायर), और क्रियाओं से बनी संज्ञाएँ। उदाहरण के लिए, “संशोधन करना है या नहीं इस बारे में निर्णय लें” को “तय करें कि संशोधन करना है या नहीं” में बदला जा सकता है। जहां उपयुक्त हो, स्पष्ट कर्ता और क्रियाओं को प्राथमिकता दें; Digital.gov की सरल-भाषा मार्गदर्शिका बताती है कि सक्रिय वाच्य (active voice) यह स्पष्ट कर सकता है कि क्या करने के लिए कौन जिम्मेदार है ([Digital.gov: Writing for understanding](https://digital.gov/guides/plain-language/writing))।

फिर संशोधित अंश को ज़ोर से पढ़ें। वाक्य की लंबाई और दोहराव ज़ोर, गति या एक जानबूझकर प्रतिध्वनि पैदा कर सकते हैं। प्रवाह पर UNC राइटिंग सेंटर की चर्चा विचारों के बीच के संबंधों को उस तरीके के हिस्से के रूप में मानती है जिससे एक पाठक ड्राफ्ट को पढ़ता है ([UNC Writing Center: Flow](https://writingcenter.unc.edu/tips-and-tools/flow/))। किसी दोहराए गए वाक्यांश को तब बनाए रखें जब वह एक सार्थक ताल बनाता है या किसी अंतर को पुष्ट करता है; इसे तब काटें जब यह बिना किसी कारण के केवल जानकारी को दोबारा दोहराता है।

व्यावहारिक उदाहरण: कटौती को स्पष्ट रूप से दर्शाएं

निम्नलिखित अनुच्छेद और शब्द गणना काल्पनिक हैं। मान लीजिए कि 85-शब्दों के ड्राफ्ट से लगभग 35 शब्द हटाने हैं, और इसका कार्य यह बताना है कि एक संपादक यह कैसे चुनता है कि क्या काटना है:

Before beginning the editing process, take a few minutes to think about what the reader needs to learn from the article. In my view, it is important to remember that the main goal is not simply to make every sentence shorter, because some details explain when the advice applies. For example, if a step works only for a particular type of account, keep that condition. After you have made these changes, read the revised article again to see whether the main point is still clear.

एक संभावित 47-शब्दों का संशोधन इस प्रकार है:

Before editing, identify what the reader needs to learn. The goal is not to shorten every sentence: some details explain when advice applies. If a step works only for a particular account type, keep that condition. Reread the revision to check that the main point remains clear.

**कट लेज़र (कटौती का विवरण):** “Before beginning the editing process” बन गया “Before editing” ; “take a few minutes to think about” को हटा दिया गया क्योंकि निर्देश पहले से ही कार्य की पहचान करने के लिए कहता है ; “In my view, it is important to remember that” को एक खाली भूमिका के रूप में हटा दिया गया ; “For example” और “After you have made these changes” को छोटा कर दिया गया या हटा दिया गया। रिक्त स्थान द्वारा अलग किए गए शब्दों की गणना करने पर, उदाहरण 85 से घटकर 47 शब्दों पर आ जाता है, जो 38 शब्दों की कमी है। पाठक का कार्य, योग्यता संबंधी शर्त और अंतिम स्पष्टता जांच बनी रहती है। ये आंकड़े एक संपादन को दर्शाते हैं; ये कोई वादा किया गया परिणाम या हर ड्राफ्ट के लिए नियम नहीं हैं।

पुनः गणना करें और जांचें कि क्या बदला है

मूल सीमा के लिए उपयोग की गई उसी विधि का उपयोग करके संपादन के बाद पुनः गणना करें। कटौतियों और उनके कारणों का एक सरल लेज़र रखें: दोहराव, खाली भूमिका, अनावश्यक विशेषण, या वाक्य संपीड़न। ऐसी किसी भी जानकारी को नोट करें जिसे इसलिए बनाए रखा गया है क्योंकि यह किसी शर्त को बताती है, प्रमाण प्रदान करती है, या इच्छित स्वर को सुरक्षित रखती है। यदि ड्राफ्ट अभी भी बजट से अधिक है, तो छोटे-मोटे कटौतियों का एक और दौर शुरू करने से पहले अनुच्छेद के कार्यों पर वापस जाएं; कोई गलत जगह दिया गया उदाहरण या दोहराया गया अनुभाग हर वाक्य को अटपटा बनाए बिना अधिक शब्द बचा सकता है।

अंत में, अर्थ की दृष्टि से संपादित संस्करण की मूल संस्करण से तुलना करें। पूछें: क्या पाठक अभी भी कार्य पूरा कर सकता है? क्या दावे अभी भी अपनी शर्तों और प्रमाणों से बंधे हैं? क्या प्रत्येक अनुच्छेद का एक स्पष्ट उद्देश्य है? क्या आवाज़ अभी भी जानबूझकर चुनी गई लगती है? यदि किसी कटौती के कारण कोई भी उत्तर “नहीं” में आता है, तो आवश्यक सामग्री को पुनर्स्थापित करें और कहीं और कम मूल्य वाली कटौती खोजें।

इस विषय को आगे पढ़ें