Så kortar du en färdig artikel till en ordgräns utan att förlora dess innebörd

Skriv ner den faktiska maxgränsen och läsarens uppgift i en mening. Till exempel: ”Gränsen är 800 ord; den som ska köpa en anteckningsbok behöver jämföra två sidlayouter innan hen väljer.” Den uppgiften blir ett test för varje stycke: hjälper det läsaren att genomföra uppgiften, förstå ett nödvändigt villkor eller följa resonemanget? Om inte kan stycket vara en kandidat för borttagning eller förkortning.

Kontrollera hur ordgränsen räknas. En utgivare kan inkludera rubriker, bildtexter, citatblock eller fotnoter, eller bara räkna brödtexten. Ta reda på om gränsen är absolut och om det är bra att lämna lite marginal. Det finns ingen universell idealisk längd: det relevanta målet är den angivna begränsningen, med tillräckligt utrymme för att göra jobbet tydligt.

Innan du redigerar meningar, märk varje stycke med dess funktion: svar, förutsättning, belägg, exempel, undantag, steg eller övergång. Leta sedan efter två stycken som fyller samma funktion. Om båda förklarar samma fördel behåller du den tydligare förklaringen och tar med eventuella unika belägg från det andra. Om ett stycke innehåller både en upprepad poäng och ett nödvändigt förbehåll, tar du bort upprepningen men behåller förbehållet.

Ett stycke går inte att stryka bara för att det är kort eller verkar mindre innehållsrikt än de omgivande styckena. UNC Writing Center beskriver stycken som enheter av besläktade idéer snarare än block med en fast längd. Använd den principen för att bedöma om ett stycke har en egen funktion innan du slår ihop eller tar bort det (UNC Writing Center: Paragraphs). En övergång kan också fylla en viktig funktion om den klargör hur ett påstående följer av ett annat.

Markera upprepade påståenden, innehållslösa öppningar och förbehåll som inte förändrar läsarens förståelse. Formuleringar som ”det är viktigt att notera att” introducerar ofta en poäng utan att föra den framåt. Ersätt dem med själva poängen, eller stryk formuleringen om den omgivande meningen redan gör poängen tydlig. Ta bort ett upprepat exempel först efter att du kontrollerat att det inte illustrerar ett annat villkor.

Behandla inte alla förbehåll som överflödiga. Ord som ”vanligtvis”, ”i den här versionen” eller ”endast om” kan ange när ett påstående gäller. Ta inte heller bort ett angivet skäl eller exempel om den återstående texten då inte längre stöder slutsatsen. En kortare mening som överdriver beläggen är ingen lyckad redigering.

När du har tagit bort eller slagit ihop material med lågt värde kan du redigera enskilda meningar. Leta efter långa fraser som kan ersättas med ett direkt verb, dubblerade bestämningar och substantiv som bildats av handlingar. Till exempel kan ”fatta ett beslut om huruvida man ska revidera” bli ”avgöra om man ska revidera”. Föredra tydliga aktörer och handlingar när det passar. Digital.govs guide till klarspråk förklarar hur aktiv form kan tydliggöra vem som ansvarar för att göra vad (Digital.gov: Writing for understanding).

Läs sedan den reviderade texten högt. Meningslängd och upprepningar kan skapa betoning, tempo eller en avsiktlig återklang. UNC Writing Centers diskussion om flöde tar upp hur sambanden mellan idéer påverkar hur läsaren rör sig genom ett utkast (UNC Writing Center: Flow). Behåll en upprepad fras när den skapar en meningsfull rytm eller förstärker en skillnad. Stryk den när den bara återger information utan anledning.

Följande stycke och ordantal är hypotetiska. Anta att ett utkast på 85 ord behöver kortas med ungefär 35 ord och att syftet är att förklara hur en redaktör väljer vad som ska strykas:

Innan du börjar redigeringsprocessen bör du ägna några minuter åt att fundera på vad läsaren behöver lära sig av artikeln. Enligt min mening är det viktigt att komma ihåg att huvudmålet inte bara är att göra varje mening kortare, eftersom vissa detaljer förklarar när rådet gäller. Om ett steg till exempel bara fungerar för en viss typ av konto ska du behålla det villkoret. När du har gjort de här ändringarna läser du artikeln igen för att se om huvudpoängen fortfarande är tydlig.

En möjlig omarbetning på 47 ord är:

Innan du redigerar bör du ta reda på vad läsaren behöver lära sig. Målet är inte att korta varje mening: vissa detaljer förklarar när rådet gäller. Om ett steg bara fungerar för en viss typ av konto ska du behålla det villkoret. Läs om den reviderade texten för att kontrollera att huvudpoängen fortfarande är tydlig.

Ändringslogg: ”Innan du börjar redigeringsprocessen” blev ”Innan du redigerar”; ”ägna några minuter åt att fundera på” togs bort eftersom instruktionen redan säger att man ska identifiera uppgiften; ”Enligt min mening är det viktigt att komma ihåg att” togs bort eftersom det var en innehållslös inledning; ”Till exempel” och ”När du har gjort de här ändringarna” kortades eller togs bort. Räknat med mellanslagsavgränsade ord minskar exemplet från 85 till 47 ord, en minskning med 38. Läsarens uppgift, det kvalificerande villkoret och den avslutande tydlighetskontrollen finns kvar. Siffrorna visar ett exempel på redigering; de är inget utlovat resultat eller en regel för alla utkast.

Räkna om efter redigeringen med samma metod som används för den ursprungliga ordgränsen. För en enkel logg över strykningar och skäl: upprepning, innehållslös inledning, överflödigt förbehåll eller meningsförkortning. Anteckna information som behållits för att den anger ett villkor, tillför belägg eller bevarar den avsedda rösten. Om utkastet fortfarande överskrider gränsen bör du gå tillbaka till styckenas funktioner innan du gör ytterligare en omgång små strykningar. Ett malplacerat exempel eller ett dubblerat avsnitt kan spara fler ord utan att göra alla meningar hackiga.

Jämför till sist den redigerade versionen med originalet för att kontrollera innebörden. Fråga dig: Kan läsaren fortfarande utföra uppgiften? Begränsas påståendena fortfarande av sina villkor och belägg? Har varje stycke ett tydligt syfte? Låter rösten fortfarande avsiktlig? Om en strykning gör att svaret på någon fråga blir ”nej” återställer du det material som behövs och hittar något med lägre värde att ta bort i stället.