Berapa Lama Masa yang Patut Anda Luangkan untuk Menaip Semula Jurnal Kertas Setiap Beberapa Hari?

Tiada badan arkib menetapkan had masa untuk jurnal peribadi, dan tiada kadar menaip sejagat yang boleh diandalkan untuk tulisan tangan: kebolehbacaan, panjang catatan, gangguan dan tahap ketepatan salinan yang anda inginkan semuanya mempengaruhi kelajuan. Dua puluh minit ialah percubaan yang praktikal kerana tempohnya cukup untuk merangkumi persediaan dan semakan, tetapi cukup singkat untuk dijadualkan sebagai tugasan berulang yang sederhana. Angka ini ialah saranan untuk diuji, bukannya dapatan kajian.

Kira keseluruhan sesi, bukan masa menaip sahaja. Satu kitaran yang berguna merangkumi memilih catatan bertarikh untuk disalin, membuka fail yang betul, menaip semula, menyemaknya dengan jurnal kertas dan menyimpan hasilnya. Panduan National Archives untuk pendigitalan institusi juga menerangkan pendigitalan sebagai proses yang boleh merangkumi pemilihan, penyediaan, maklumat deskriptif, penukaran dan kawalan mutu; jurnal peribadi memerlukan versi langkah-langkah itu yang lebih ringkas, tetapi perbezaan ini menjelaskan mengapa masa menaip sahaja tidak menggambarkan keseluruhan tugas. National Archives, “Strategi untuk Mendigitalkan Bahan Arkib”

Tetapkan titik penamat yang jelas. Bagi kebanyakan kegunaan peribadi, sasaran yang munasabah ialah satu catatan lengkap atau bahagian tertentu daripadanya, yang telah disemak supaya tiada bahagian penting tertinggal dan disimpan bersama tarikhnya. Anda tidak perlu menggilap gaya penulisan, membetulkan tatabahasa penulis asal atau meringkaskan catatan itu melainkan tugas tersebut memenuhi tujuan anda. Transkripsi bermaksud menyalin apa yang tertulis pada halaman; penyuntingan mengubahnya.

Jika had masa tamat ketika anda masih di tengah-tengah catatan, tandakan tempat anda berhenti dalam fail digital, seperti “[bersambung dalam sesi seterusnya]” atau nota ringkas untuk diri sendiri, kemudian sambung dari situ. Jika sesuatu perkataan sukar dibaca, tandakannya secara konsisten—“[tidak jelas]” atau “[perkataan?]”—dan bukannya meneka lalu mempersembahkan tekaan itu sebagai sesuatu yang pasti. Cara ini menjadikan sesi separa tetap berguna dan ketidakpastian mudah dilihat apabila anda menyambung semula.

Gunakan dua atau tiga sesi pertama untuk mengukur kelajuan anda sendiri. Mulakan dengan 20 minit dan catat tiga perkara: berapa banyak catatan atau halaman yang anda siapkan, berapa banyak masa digunakan untuk menaip, dan sama ada semakan ketepatan menemui baris yang tertinggal atau perkataan yang tersalah salin. Jangan bandingkan kelajuan anda dengan orang lain; tulisan tangan dan tahap kesetiaan salinan yang anda tetapkan menentukan kadar yang relevan.

Kemudian gunakan aturan pelarasan yang mudah: jika anda berulang kali selesai dengan selesa, kekalkan had masa yang sama dan salin lebih banyak hanya apabila mudah; jika setiap sesi berakhir dengan bahagian besar yang belum selesai, tambah 10 minit atau kurangkan kekerapan menyalin; jika tugas itu terasa membebankan, pendekkan sesi kepada 10 atau 15 minit dan terima kelompok yang lebih kecil. Ini panduan untuk membuat keputusan, bukannya janji bahawa setiap jurnal boleh disiapkan pada kadar tertentu.

Sebagai contoh, katakan ada tiga catatan pendek dalam jurnal antara sesi anda dan percubaan 20 minit berjaya menyiapkan dua catatan selepas semakan. Itu maklumat berguna untuk jadual anda: sama ada kekalkan slot 20 minit dan biarkan tunggakan berkurang secara beransur-ansur, atau cuba 30 minit pada sesi seterusnya jika mempunyai salinan terkini lebih penting. Angka di sini hanyalah gambaran; angka ini tidak meramalkan kelajuan transkripsi sesiapa pun.

Sesi setiap tiga atau empat hari boleh berjalan lancar jika selaras dengan kekerapan anda menulis, kerana jumlah yang menunggu masih mudah dikenal pasti. Jika anda jarang menulis, sesi mingguan mungkin lebih mudah. Jika anda menulis setiap hari atau mengisi beberapa halaman sekali gus, sesi yang lebih singkat tetapi lebih kerap dapat mengelakkan kerja mengejar tunggakan yang besar. Pilih rentak berdasarkan jumlah bahan kertas yang terkumpul antara sesi, bukan berdasarkan rentak sempurna yang dibayangkan.

Pada akhir setiap sesi, catat tarikh terakhir yang telah ditranskripsikan sepenuhnya dan halaman atau catatan seterusnya yang perlu dibuat. Nama fail atau tajuk dokumen ringkas yang menyertakan julat tarikh sudah memadai untuk banyak koleksi peribadi. National Archives mengesyorkan maklumat asas fail seperti siapa, apa, di mana dan bila untuk membantu orang mengenal pasti fail kemudian; bagi jurnal, julat tarikh dan label jilid yang jelas memberikan padanan ringkas. National Archives, “Mendigitalkan Kertas dan Foto Keluarga”

Menaip perkataan ke dalam dokumen tidak sama dengan mewujudkan arkib digital yang tahan lama. Jika tujuan menyalin adalah untuk memudahkan carian atau akses melalui komputer, dokumen dengan nama yang jelas mungkin memenuhi keperluan itu. Jika anda juga mahukan rekod visual tulisan tangan, ambil foto atau imbasan secara berasingan; transkripsi tidak mengekalkan susun atur, perkataan yang dipotong, lukisan atau rupa halaman.

Simpan naskhah asal kertas. National Archives menyarankan supaya naskhah asal disimpan selepas pendigitalan kerana fail digital mempunyai risiko pemeliharaan dan boleh hilang; organisasi itu juga memberi amaran bahawa pengimbas suapan automatik tidak sesuai untuk kertas yang rapuh, lemah, bengkok atau bernilai. Bagi jurnal berjilid biasa, jangan paksa jilidnya terbuka rata semata-mata untuk membuat salinan. National Archives, “Mendigitalkan Kertas dan Foto Keluarga”

Salinan digital juga memerlukan sedikit penjagaan: simpan di tempat yang mudah dicari, dan buat salinan sandaran jika kehilangan fail itu akan menjejaskan anda. Sumber pengarkiban peribadi Library of Congress menekankan bahawa bahan digital bergantung pada teknologi untuk kekal boleh diakses, dan menyediakan panduan untuk memelihara rekod digital peribadi. Implikasi praktikalnya ialah pastikan proses anda sepadan dengan keperluan: beberapa minit untuk mengesahkan bahawa fail telah disimpan dan disandarkan mungkin lebih berguna daripada meluangkan masa tambahan untuk menyempurnakan tanda baca. Library of Congress, “Pengarkiban Peribadi”

Semak semula aturan itu selepas beberapa minggu. Kekalkan peruntukan masa yang sama jika anda menyiapkan catatan yang dirancang, salinan digital cukup tepat untuk tujuannya dan sesi itu mudah disesuaikan dengan rutin anda. Tambah atau kurangkan masa sedikit demi sedikit supaya anda dapat mengetahui sama ada perubahan itu membantu. Jika transkripsi kerap mengambil masa lebih lama daripada yang mampu anda luangkan, pertimbangkan untuk menyalin catatan terpilih sahaja atau merekodkan indeks ringkas topik berserta tarikh, dan bukannya cuba menyalin setiap perkataan. Ini menghasilkan jenis rekod digital yang berbeza, jadi labelkannya sebagai ringkasan atau indeks, bukannya transkripsi penuh.

Oleh itu, tempoh masa yang terbaik bukanlah kuota tetap: ia ialah had masa yang boleh diulang dan disesuaikan dengan halaman anda sendiri. Mulakan dengan 20 minit setiap beberapa hari, sertakan semakan ringkas dan penyimpanan fail, kemudian laraskan berdasarkan hasil sebenar. Sesi kecil yang hadnya jelas boleh menghasilkan salinan digital yang berguna tanpa memerlukan anda menjadikan jurnal kertas itu projek pendigitalan yang besar.