हर कुछ दिनों में कागज़ी डायरी को ट्रांसक्राइब करने में आपको कितना समय देना चाहिए?

20 मिनट एक उपयोगी शुरुआती बिंदु क्यों है

कोई भी पुरालेख प्राधिकरण (archival authority) व्यक्तिगत डायरी के लिए कोई समय सीमा तय नहीं करता है, और हस्तलेखन के लिए कोई विश्वसनीय सार्वभौमिक टाइपिंग दर नहीं है: लिखावट की स्पष्टता, प्रविष्टि की लंबाई, रुकावटें, और आप कॉपी को कितना सटीक बनाना चाहते हैं, ये सभी गति को बदलते हैं। बीस मिनट एक व्यावहारिक प्रयोग है क्योंकि यह सेटअप और जाँच को शामिल करने के लिए पर्याप्त लंबा है, फिर भी एक मामूली आवर्ती कार्य के रूप में निर्धारित करने के लिए पर्याप्त छोटा है। यह संख्या परीक्षण के लिए एक सुझाव है, कोई शोध निष्कर्ष नहीं।

पूरे सत्र की गणना करें, केवल कीस्ट्रोक्स की नहीं। एक उपयोगी चक्र में यह चुनना शामिल है कि किस तारीख की प्रविष्टि को कॉपी करना है, सही फ़ाइल खोलना, ट्रांसक्राइब करना, कागज़ से मिलान करके जाँचना और परिणाम को सहेजना (सेव करना)। संस्थागत डिजिटलीकरण के लिए राष्ट्रीय अभिलेखागार (National Archives) का मार्गदर्शन भी डिजिटाइज़ेशन को एक ऐसी श्रृंखला के रूप में वर्णित करता है जिसमें चयन, तैयारी, वर्णनात्मक जानकारी, रूपांतरण और गुणवत्ता नियंत्रण शामिल हो सकते हैं; एक व्यक्तिगत डायरी को उन चरणों के एक सरल संस्करण की आवश्यकता होती है, लेकिन यह अंतर बताता है कि केवल टाइपिंग का समय पूरे काम को कम क्यों आंकता है। राष्ट्रीय अभिलेखागार, “Strategy for Digitizing Archival Materials”

शुरू करने से पहले तय करें कि काम "पूरा" होने का क्या मतलब है

एक स्पष्ट समाप्ति रेखा चुनें। अधिकांश व्यक्तिगत उपयोग के लिए, एक समझदारी भरा लक्ष्य एक पूरी प्रविष्टि या उसका एक निश्चित हिस्सा होता है, जिसकी मुख्य चूकों के लिए जाँच की गई हो और उसकी तारीख के साथ सहेजा गया हो। आपको गद्य को संवारने, मूल लेखक के व्याकरण को ठीक करने, या प्रविष्टि को सारांश में बदलने की आवश्यकता नहीं है जब तक कि वे कार्य आपके उद्देश्य को पूरा न करते हों। ट्रांसक्रिप्शन का अर्थ है पृष्ठ पर जो कुछ है उसे कॉपी करना; संपादन (एडिटिंग) इसे बदल देता है।

यदि आप किसी प्रविष्टि के बीच में समय सीमा तक पहुँच जाते हैं, तो डिजिटल फ़ाइल में रुकने के बिंदु को चिह्नित करें, जैसे कि “[अगले सत्र में जारी]” या अपने लिए एक संक्षिप्त नोट, और वहीं से फिर से शुरू करें। यदि किसी शब्द को पढ़ना कठिन है, तो अनुमान लगाने और उस अनुमान को निश्चित मानने के बजाय उसे लगातार चिह्नित करें—“[अस्पष्ट]” या “[शब्द?]”। यह आंशिक सत्र को उपयोगी बनाए रखता है और वापस लौटने पर अनिश्चितता को स्पष्ट करता है।

अपनी डायरी के अनुकूल बजट निर्धारित करें

अपनी गति को मापने के लिए पहले दो या तीन सत्रों का उपयोग करें। 20 मिनट से शुरुआत करें और तीन बातों पर ध्यान दें: आपने कितनी प्रविष्टियाँ या पृष्ठ पूरे किए, टाइपिंग में कितना समय लगा, और क्या सटीकता जाँच में छूटी हुई पंक्तियाँ या गलत शब्द मिले। अपनी गति की तुलना किसी और से न करें; आपकी लिखावट और सटीकता का स्तर ही प्रासंगिक दर तय करते हैं।

फिर एक सरल समायोजन नियम का उपयोग करें: यदि आप बार-बार आराम से काम पूरा कर लेते हैं, तो वही सीमा बनाए रखें और सुविधा होने पर ही अधिक कॉपी करें; यदि प्रत्येक सत्र एक बड़े अधूरे हिस्से के साथ समाप्त होता है, तो 10 मिनट जोड़ें या कम बार कॉपी करें; यदि कार्य भारी लगता है, तो सत्र को छोटा करके 10 या 15 मिनट कर दें और छोटे बैचों को स्वीकार करें। यह निर्णय लेने में एक सहायता है, कोई वादा नहीं कि हर डायरी को एक विशेष गति से पूरा किया जा सकता है।

उदाहरण के लिए, मान लें कि सत्रों के बीच एक डायरी में तीन छोटी प्रविष्टियाँ हैं और आपका 20 मिनट का परीक्षण जाँच के बाद दो को पूरा कर लेता है। यह आपके शेड्यूल के लिए उपयोगी साक्ष्य है: या तो 20 मिनट का स्लॉट बनाए रखें और बैकलॉग को धीरे-धीरे आगे बढ़ने दें, या यदि वर्तमान कॉपी रखना अधिक मायने रखता है तो अगली बार 30 मिनट का परीक्षण करें। यहाँ दिए गए आंकड़े उदाहरणात्मक हैं; वे किसी की ट्रांसक्रिप्शन गति का सटीक अनुमान नहीं लगाते हैं।

एक लय चुनें और अपनी जगह का ध्यान रखें

हर तीन या चार दिनों में एक सत्र तब अच्छा काम कर सकता है जब यह आपके लिखने की आवृत्ति से मेल खाता हो, क्योंकि बची हुई सामग्री की पहचान करना तब भी आसान होता है। यदि आप कभी-कभार लिखते हैं, तो एक साप्ताहिक सत्र अधिक सरल हो सकता है। यदि आप रोज़ाना लिखते हैं या एक बार में कई पन्ने भरते हैं, तो एक छोटा, अधिक बार होने वाला सत्र पीछे छूटे काम के बड़े ढेर को रोक सकता है। अपनी लय इस आधार पर चुनें कि सत्रों के बीच कितना कागज़ जमा होता है, न कि किसी आदर्श निरंतरता (streak) के आधार पर।

प्रत्येक सत्र के अंत में, अंतिम पूरी तरह से ट्रांसक्राइब की गई तारीख और करने के लिए अगले पृष्ठ या प्रविष्टि को दर्ज करें। तारीख की सीमा वाला एक सादा फ़ाइल नाम या दस्तावेज़ शीर्षक कई व्यक्तिगत संग्रहों के लिए पर्याप्त होता है। राष्ट्रीय अभिलेखागार बाद में लोगों को फ़ाइलों की पहचान करने में मदद करने के लिए बुनियादी फ़ाइल जानकारी जैसे कौन, क्या, कहाँ और कब की अनुशंसा करता है; एक डायरी के लिए, एक स्पष्ट तिथि सीमा और वॉल्यूम लेबल इसका एक आसान विकल्प प्रदान करते हैं। राष्ट्रीय अभिलेखागार, “Digitizing Family Papers and Photographs”

ट्रांसक्रिप्शन को पुरालेखन (Archiving) से अलग रखें

शब्दों को किसी दस्तावेज़ में टाइप करना एक स्थायी डिजिटल पुरालेख बनाने के समान नहीं है। यदि कॉपी करने का कारण कंप्यूटर पर आसान खोज या पहुँच है, तो एक स्पष्ट नाम वाला दस्तावेज़ उस ज़रूरत को पूरा कर सकता है। यदि आप लिखावट का एक दृश्य रिकॉर्ड भी चाहते हैं, तो अलग से फ़ोटो लें या स्कैन करें; ट्रांसक्रिप्शन लेआउट, काटे गए शब्दों, चित्रों या पृष्ठ के स्वरूप को संरक्षित नहीं करता है।

कागज़ की मूल प्रति (ओरिजिनल) को सुरक्षित रखें। राष्ट्रीय अभिलेखागार डिजिटाइज़ करने के बाद मूल प्रतियों को बनाए रखने की सलाह देता है क्योंकि डिजिटल फ़ाइलों में संरक्षण संबंधी जोखिम होते हैं और वे खो सकती हैं; यह चेतावनी भी देता है कि स्वचालित-फ़ीड स्कैनर नाजुक, कमजोर, मुड़े हुए या मूल्यवान कागज़ात के लिए अनुपयुक्त हैं। एक साधारण बाउंड डायरी के लिए, केवल कॉपी बनाने के लिए बाइंडिंग को जबरन सीधा न फैलाएँ। राष्ट्रीय अभिलेखागार, “Digitizing Family Papers and Photographs”

कंप्यूटर कॉपी को भी थोड़ी देखभाल की आवश्यकता होती है: इसे ऐसी जगह सहेजें जहाँ आप इसे पा सकें, और यदि फ़ाइल खोना आपके लिए मायने रखता है तो एक बैकअप रखें। लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस के व्यक्तिगत पुरालेखन संसाधन इस बात पर जोर देते हैं कि डिजिटल सामग्री सुलभ रहने के लिए तकनीक पर निर्भर करती है और व्यक्तिगत डिजिटल रिकॉर्ड को संरक्षित करने पर मार्गदर्शन प्रदान करती है। इसका व्यावहारिक अर्थ अपनी प्रक्रिया को आनुपातिक रखना है: विराम चिह्नों को सही करने में अतिरिक्त समय बिताने की तुलना में यह पुष्टि करने में कुछ मिनट बिताना अधिक उपयोगी हो सकता है कि फ़ाइल सहेजी गई और उसका बैकअप लिया गया है। लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस, “Personal Archiving”

समय सीमा में संशोधन कब करें

कुछ हफ़्तों के बाद इस व्यवस्था की समीक्षा करें। यदि आप नियोजित प्रविष्टियों को पूरा कर लेते हैं, डिजिटल कॉपी अपने उद्देश्य के लिए पर्याप्त सटीक है, और सत्र आपकी दिनचर्या में आराम से फिट बैठता है, तो वही बजट बनाए रखें। समय को केवल छोटे चरणों में बढ़ाएँ या घटाएँ, ताकि आप जान सकें कि क्या बदलाव से मदद मिल रही है। यदि ट्रांसक्रिप्शन में नियमित रूप से आपके पास उपलब्ध समय से अधिक समय लगता है, तो हर शब्द को दोबारा लिखने का प्रयास करने के बजाय केवल चुनिंदा प्रविष्टियों को कॉपी करने या विषयों की एक संक्षिप्त दिनांकित अनुक्रमणिका (इंडेक्स) रिकॉर्ड करने पर विचार करें। यह एक अलग प्रकार का डिजिटल रिकॉर्ड बनाता है, इसलिए इसे सारांश या अनुक्रमणिका के रूप में लेबल करें, न कि पूर्ण ट्रांसक्रिप्शन के रूप में।

इसलिए सबसे अच्छा समय कोई निश्चित कोटा नहीं है: यह आपके अपने पन्नों के हिसाब से निर्धारित एक दोहराने योग्य सीमा है। हर कुछ दिनों में 20 मिनट से शुरुआत करें, जिसमें एक त्वरित जाँच और सहेजना शामिल हो, फिर वास्तव में आप जितना पूरा करते हैं उसके आधार पर इसे समायोजित करें। एक छोटा, स्पष्ट रूप से सीमित सत्र आपकी कागज़ी डायरी को एक बड़े डिजिटलीकरण प्रोजेक्ट में बदले बिना एक उपयोगी कंप्यूटर कॉपी तैयार कर सकता है।

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