Birkaç Günde Bir Kağıt Günlüğü Dijitale Aktarmak İçin Ne Kadar Zaman Ayırmalısınız?
Kağıt günlüğünüzün dijital bir kopyasını istiyorsanız, her üç veya dört günde bir 20 dakikalık bir seansla başlayın. Bunu evrensel bir standart değil, bir deneme olarak görün: yakın tarihli bir günlüğü dijitale aktarın, hızlı bir doğruluk kontrolü yapın ve süre bittiğinde durun. Düzenli olarak geride çok fazla içerik bırakıyorsanız, bir sonraki seansı 10 dakika uzatın veya kopyalamayı hedeflediğiniz miktarı azaltın. Yararlı bir zaman bütçesi, bir yandan istikrarlı bir şekilde okunabilir bir kayıt oluştururken diğer yandan rutini yönetilebilir kılan bütçedir.
20 Dakika Neden Yararlı Bir Başlangıç Noktasıdır?
Kişisel bir günlük için hiçbir arşiv kurumu bir zaman sınırı belirlemez ve el yazısı için güvenilir, evrensel bir yazma hızı yoktur: okunabilirlik, yazı uzunluğu, bölünmeler ve kopyanın ne kadar birebir olmasını istediğiniz hızı tamamen değiştirir. Yirmi dakika pratik bir denemedir; çünkü hazırlık ve kontrolü dahil edecek kadar uzun, ancak mütevazı ve tekrarlayan bir görev olarak planlanabilecek kadar da kısadır. Bu süre bir araştırma sonucu değil, test amaçlı bir tavsiyedir.
Sadece klavye vuruşlarını değil, tüm seansı hesaba katın. Yararlı bir döngü; hangi tarihli yazının kopyalanacağını seçmeyi, doğru dosyayı açmayı, metne dökmeyi, kağıtla karşılaştırıp kontrol etmeyi ve sonucu kaydetmeyi içerir. Ulusal Arşivler'in (National Archives) kurumsal dijitalleştirme kılavuzu da benzer şekilde dijitalleştirmeyi seçim, hazırlık, tanımlayıcı bilgi, dönüştürme ve kalite kontrolünü içerebilen bir dizi adım olarak tanımlar; kişisel bir günlüğün bu adımların daha basit bir versiyonuna ihtiyacı vardır, ancak bu ayrım sadece klavyede yazı yazma süresinin işin tamamını neden yansıtmadığını açıklar. National Archives, “Strategy for Digitizing Archival Materials”
Başlamadan Önce "Bitti"nin Ne Anlama Geldiğine Karar Verin
Net bir bitiş çizgisi seçin. Çoğu kişisel kullanım için makul bir hedef, tamamlanmış tek bir günlük yazısı veya bunun belirli bir bölümü olup, büyük eksiklikler açısından kontrol edilmiş ve tarihiyle kaydedilmiş olmasıdır. Bu görevler özel amacınıza hizmet etmediği sürece üslubu parlatmanıza, asıl yazarın dilbilgisini düzeltmenize veya yazıyı bir özete dönüştürmenize gerek yoktur. Metne dökmek sayfadakini kopyalamak demektir; düzenlemek ise onu değiştirir.
Sürenin sonuna bir yazının ortasında gelirseniz, dijital dosyada durduğunuz yeri işaretleyin (örneğin "[sonraki seansta devam edecek]" veya kendinize kısa bir not gibi) ve bir dahaki sefere oradan devam edin. Bir kelimeyi okumak zorsa, tahmin yürütüp bu tahmini kesinmiş gibi sunmak yerine tutarlı bir şekilde işaretleyin: "[okunamadı]" veya "[kelime?]". Bu, yarım kalmış bir seansı bile kullanışlı tutar ve geri döndüğünüzde belirsizlikleri görünür kılar.
Günlüğünüze Uygun Bir Bütçe Belirleyin
Kendi temponuzu ölçmek için ilk iki veya üç seansı kullanın. 20 dakika ile başlayın ve üç şeyi not edin: kaç yazı veya sayfa bitirdiğiniz, ne kadar zamanın yazmaya gittiği ve doğruluk kontrolünde atlanan satırlar ya da hatalı kelimeler bulunup bulunmadığı. Hızınızı başkasınınkiyle karşılaştırmayın; el yazınız ve aslına sadakat standardınız sizin için geçerli olan tempoyu belirler.
Ardından basit bir ayarlama kuralı uygulayın: Sürekli olarak rahatça bitiriyorsanız aynı sınırı koruyun ve yalnızca uygun olduğunda daha fazlasını kopyalayın; her seans tamamlanmamış büyük bir kısımla bitiyorsa 10 dakika ekleyin veya daha seyrek kopyalayın; görev külfetli hissettiriyorsa seansı 10 veya 15 dakikaya indirin ve daha küçük parçaları kabul edin. Bu bir karar verme yardımcısıdır, her günlüğün belirli bir hızda tamamlanabileceğine dair bir vaat değildir.
Örneğin, seanslar arasında bir günlükte üç kısa yazı olduğunu ve 20 dakikalık denemenizin kontrollerden sonra ikisini tamamlayabildiğini varsayalım. Bu, programınız için yararlı bir veridir: Ya 20 dakikalık süreyi koruyup biriken kısmın kademeli olarak ilerlemesine izin verirsiniz ya da güncel bir kopyaya sahip olmak daha önemliyse bir dahaki sefere 30 dakikayı test edersiniz. Buradaki sayılar yalnızca örnektir; kimsenin metne dökme hızını önceden belirlemez.
Bir Ritim Seçin ve Yerinizi Kaybetmeyin
Her üç veya dört günde bir yapılan bir seans, yazma sıklığınızla eşleştiğinde oldukça iyi işleyebilir çünkü bekleyen miktarı tespit etmek hâlâ kolaydır. Nadiren yazıyorsanız haftalık bir seans daha basit olabilir. Günlük yazıyorsanız veya tek seferde birkaç sayfa dolduruyorsanız, daha kısa ve daha sık seanslar biriken işin büyümesini engelleyebilir. İdealize edilmiş bir devamlılık serisine göre değil, seanslar arasında ne kadar kağıdın biriktiğine göre bir ritim seçin.
Her seansın sonunda, tamamen metne dökülen son tarihi ve yapılacak bir sonraki sayfayı veya yazıyı kaydedin. Birçok kişisel koleksiyon için tarih aralığı içeren sade bir dosya adı veya belge başlığı yeterlidir. Ulusal Arşivler, kişilerin dosyaları daha sonra tanımlamasına yardımcı olmak için kim, ne, nerede ve ne zaman gibi temel dosya bilgilerini önermektedir; bir günlük için net bir tarih aralığı ve cilt etiketi bunun hafif ve pratik bir karşılığını sunar. National Archives, “Digitizing Family Papers and Photographs”
Metne Dökmeyi Arşivlemeden Ayrı Tutun
Kelimeleri bir belgeye yazmak, kalıcı bir dijital arşiv oluşturmakla aynı şey değildir. Kopyalamanın amacı bilgisayarda kolay arama yapmak veya erişim sağlamaksa, anlaşılır bir şekilde adlandırılmış bir belge bu ihtiyacı karşılayabilir. El yazısının görsel bir kaydını da istiyorsanız, fotoğraflarını çekin veya ayrı olarak tarayın; metne dökme işlemi sayfa düzenini, üzeri çizilmiş kelimeleri, çizimleri veya sayfanın görünümünü korumaz.
Kağıt orijinali saklayın. Ulusal Arşivler, dijital dosyaların korunma riskleri taşıması ve kaybolabilmesi nedeniyle dijitalleştirmeden sonra asıllarının saklanmasını tavsiye eder; ayrıca otomatik beslemeli tarayıcıların kırılgan, zayıf, bükülmüş veya değerli kağıtlar için uygun olmadığı konusunda uyarır. Sıradan ciltli bir günlük için, sırf kopyasını çıkarmak adına cildi düzleşmeye zorlamayın. National Archives, “Digitizing Family Papers and Photographs”
Bir bilgisayar kopyası da biraz özen gerektirir: Onu bulabileceğiniz bir yere kaydedin ve dosyayı kaybetmek sizin için önemliyse bir yedek bulundurun. Kongre Kütüphanesi'nin (Library of Congress) kişisel arşivleme kaynakları, dijital materyallerin erişilebilir kalabilmesi için teknolojiye bağımlı olduğunu vurgular ve kişisel dijital kayıtların korunmasına yönelik rehberlik sunar. Buradan çıkarılacak pratik sonuç, sürecinizi dengeli tutmaktır: Dosyanın kaydedildiğini ve yedeklendiğini doğrulamak için harcanan birkaç dakika, noktalama işaretlerini mükemmelleştirmek için fazladan zaman harcamaktan daha yararlı olabilir. Library of Congress, “Personal Archiving”
Zaman Sınırını Ne Zaman Güncellemeli?
Birkaç hafta sonra bu düzeni gözden geçirin. Planlanan yazıları bitiriyorsanız, dijital kopya amacına yetecek kadar doğruysa ve seans rutininize rahatça uyuyorsa aynı bütçeyi koruyun. Süreyi yalnızca küçük adımlarla artırın veya azaltın; böylece değişikliğin işe yarayıp yaramadığını anlayabilirsiniz. Metne dökmek düzenli olarak ayırabileceğinizden daha fazla zaman alıyorsa, her kelimeyi yeniden üretmeye çalışmak yerine yalnızca seçilen yazıları kopyalamayı veya konuların tarihli kısa bir dizinini çıkarmayı düşünebilirsiniz. Bu farklı türde bir dijital kayıt oluşturur; dolayısıyla onu tam bir deşifre metni olarak değil, özet veya dizin olarak etiketleyin.
Bu nedenle en iyi zaman miktarı sabit bir kota değildir: Kendi sayfalarınıza göre ayarlanmış, tekrarlanabilir bir üst sınırdır. Birkaç günde bir 20 dakika ile başlayın, kısa bir kontrol ve kaydetme sürecini dahil edin, ardından fiilen tamamladıklarınıza göre ayarlama yapın. Küçük ve sınırları net bir seans, kağıt günlüğünüzü devasa bir dijitalleştirme projesine dönüştürmenize gerek kalmadan kullanışlı bir bilgisayar kopyası oluşturabilir.