Hur mycket tid bör du lägga på att skriva av en pappersdagbok med några dagars mellanrum?

Ingen arkivmyndighet har fastställt en tidsgräns för personliga dagböcker, och det finns ingen tillförlitlig, universell skrivhastighet för handskrift: läsbarheten, inläggets längd, avbrott och hur exakt du vill att kopian ska vara påverkar alla tempot. Tjugo minuter är ett praktiskt test eftersom det är tillräckligt länge för att hinna förbereda och kontrollera, men ändå så kort att det går att lägga in som en återkommande, begränsad uppgift. Tidsangivelsen är en rekommendation att prova, inte ett forskningsresultat.

Räkna in hela passet, inte bara tangenttryckningarna. En bra arbetscykel omfattar att välja vilket daterat inlägg du ska skriva av, öppna rätt fil, skriva av, jämföra med pappersoriginalet och spara resultatet. National Archives vägledning för institutionell digitalisering beskriver på liknande sätt digitalisering som en process som kan omfatta urval, förberedelser, beskrivande information, konvertering och kvalitetskontroll. En personlig dagbok kräver en enklare version av dessa steg, men skillnaden förklarar varför enbart skrivtiden underskattar arbetet. National Archives, ”Strategy for Digitizing Archival Materials”

Välj en tydlig slutpunkt. För de flesta personliga ändamål är ett rimligt mål ett helt inlägg eller en avgränsad del av ett, kontrollerat så att inga större delar saknas och sparat med datum. Du behöver inte finslipa texten, rätta författarens grammatik eller göra en sammanfattning av inlägget, om det inte tjänar ditt syfte. Att skriva av innebär att kopiera det som står på sidan; redigering ändrar texten.

Om tiden tar slut mitt i ett inlägg markerar du var du slutade i den digitala filen, till exempel med ”[fortsätter nästa pass]” eller en kort anteckning till dig själv, och fortsätter därifrån nästa gång. Om ett ord är svårt att tyda markerar du det konsekvent med ”[otydligt]” eller ”[ord?]” i stället för att gissa och framställa gissningen som säker. Då blir även ett ofullständigt pass användbart, och osäkerheten syns när du återvänder till texten.

Använd de första två eller tre passen för att mäta ditt eget tempo. Börja med 20 minuter och notera tre saker: hur många inlägg eller sidor du hann med, hur mycket tid som gick åt till själva skrivandet och om kontrollen upptäckte missade rader eller fellästa ord. Jämför inte din hastighet med någon annans; din handstil och den noggrannhet du eftersträvar avgör vilket tempo som är relevant.

Använd sedan en enkel justeringsregel: om du gång på gång blir klar utan problem behåller du samma tidsgräns och skriver bara av mer när det passar; om varje pass slutar med en stor ofärdig del lägger du till 10 minuter eller skriver av mer sällan; om uppgiften känns betungande kortar du passet till 10 eller 15 minuter och nöjer dig med mindre omgångar. Det här är ett beslutsstöd, inte ett löfte om att varje dagbok kan skrivas av i ett visst tempo.

Anta till exempel att dagboken innehåller tre korta inlägg mellan passen och att du hinner skriva av två av dem och kontrollera dem under ditt 20-minuterstest. Det ger användbar vägledning för ditt schema: antingen behåller du 20-minuterspasset och låter det som ligger efter arbetas ikapp gradvis, eller så testar du 30 minuter nästa gång om det är viktigare att ha en aktuell kopia. Siffrorna är illustrativa och förutsäger inte någons skrivhastighet.

Ett pass var tredje eller fjärde dag kan fungera bra om det stämmer med hur ofta du skriver, eftersom mängden som väntar fortfarande är lätt att överblicka. Om du skriver sällan kan ett pass i veckan vara enklare. Om du skriver dagligen eller fyller flera sidor på en gång kan kortare och tätare pass förebygga ett stort ikappjobb. Välj rytm efter hur mycket papper som samlas mellan passen, inte efter en idealiserad obruten svit.

Anteckna i slutet av varje pass det senaste datumet du skrivit av i sin helhet och vilken sida eller vilket inlägg du ska ta härnäst. För många personliga samlingar räcker ett enkelt filnamn eller en dokumenttitel med ett datumintervall. National Archives rekommenderar grundläggande filinformation som vem, vad, var och när, så att människor senare kan identifiera filer. För en dagbok ger ett tydligt datumintervall och en volymbeteckning en enkel motsvarighet. National Archives, ”Digitizing Family Papers and Photographs”

Att skriva in orden i ett dokument är inte samma sak som att skapa ett hållbart digitalt arkiv. Om du skriver av för att enkelt kunna söka eller läsa texten på en dator kan ett tydligt namngivet dokument räcka. Om du också vill bevara handskriften visuellt tar du foton eller skannar sidorna separat. En avskrift bevarar inte sidlayout, överstrukna ord, teckningar eller sidans utseende.

Spara pappersoriginalet. National Archives rekommenderar att original behålls efter digitalisering eftersom digitala filer har bevaranderisker och kan gå förlorade. De varnar också för att skannrar med automatisk inmatning inte lämpar sig för ömtåliga, svaga, böjda eller värdefulla papper. Försök inte pressa upp en vanlig inbunden dagbok helt platt bara för att kunna kopiera den. National Archives, ”Digitizing Family Papers and Photographs”

Även en digital kopia kräver lite omsorg: spara den någonstans där du hittar den och gör en säkerhetskopia om det skulle spela roll för dig att förlora filen. Library of Congress resurser om personlig arkivering betonar att digitalt material är beroende av teknik för att förbli tillgängligt och ger vägledning om hur personliga digitala dokument bevaras. Den praktiska slutsatsen är att låta processen stå i proportion till behovet: några minuter för att kontrollera att filen har sparats och säkerhetskopierats kan vara mer värdefulla än extra tid på att finslipa skiljetecken. Library of Congress, ”Personal Archiving”

Se över upplägget efter några veckor. Behåll samma tidsram om du hinner med de planerade inläggen, den digitala kopian är tillräckligt korrekt för sitt syfte och passen enkelt får plats i din rutin. Öka eller minska tiden bara i små steg, så att du kan märka om förändringen hjälper. Om avskriften regelbundet tar längre tid än du har råd med kan du överväga att bara skriva av utvalda inlägg eller göra ett kort daterat ämnesregister i stället för att försöka återge varje ord. Då får du en annan sorts digital dokumentation, så märk den som en sammanfattning eller ett register, inte som en fullständig avskrift.

Den bästa tidsåtgången är alltså ingen fast kvot, utan en återkommande tidsgräns som anpassats efter dina egna sidor. Börja med 20 minuter var tredje eller fjärde dag, lägg in en kort kontroll och spara resultatet, och justera sedan efter vad du faktiskt hinner med. Ett kort, tydligt avgränsat pass kan ge dig en användbar digital kopia utan att göra pappersdagboken till ett stort digitaliseringsprojekt.