Gdybyś mógł/mogła zatrzymać tylko trzy przybory piśmiennicze do codziennego użytku, jak wybrać?

„Przybory piśmiennicze do codziennego użytku” mogą oznaczać różne rzeczy: student może robić adnotacje na wydrukowanych materiałach, a ktoś, kto przemieszcza się między spotkaniami, może głównie zapisywać nazwiska i kolejne kroki. Zanim dokonasz wyboru, wypisz zadania związane z papierem, które faktycznie wykonywałeś(-aś) w ciągu ostatnich pięciu–siedmiu zwykłych dni. Grupuj je według celu, a nie produktu: zapisywanie informacji, przechowywanie ich razem, oznaczanie czegoś na później, poprawianie szkicu, mierzenie lub cięcie oraz wypełnianie wymaganych formularzy.

Uznaj dane zadanie za powtarzające się, jeśli pojawia się w Twoim prawdziwym tygodniu, a nie tylko wtedy, gdy wyobrażasz sobie przyszły projekt. Narzędzie używane codziennie do krótkiego zadania może zasługiwać na miejsce bardziej niż takie, z którego korzystasz przy okazji rozbudowanego zadania. To praktyczna zasada wyboru, a nie twierdzenie, że jeden zestaw będzie odpowiedni dla każdego. Sami producenci artykułów piśmienniczych oferują odrębne kategorie, takie jak notesy, terminarze, karteczki samoprzylepne, klipsy i artykuły do pisania listów. To przypomnienie, że narzędzia służą różnym celom, zamiast tworzyć jeden uniwersalny zestaw (kategorie produktów MIDORI).

1. Narzędzie do pisania. Wybierz rodzaj, który sprawdza się na powierzchniach i w sytuacjach piśmienniczych, z którymi najczęściej się spotykasz. Długopis pasuje osobom, które zwykle piszą na zwykłym papierze i chcą, aby ślady były trwałe; ołówek może być lepszy, jeśli często szkicujesz, robisz adnotacje lub poprawiasz tekst, wymazując. Jeśli regularnie wykonujesz oba rodzaje zadań, ustal, które zdarza się częściej, i przeznacz miejsce na to narzędzie. „Długopis” lub „ołówek” to kategoria; kolor, grubość końcówki, uchwyt, system wymiany wkładu oraz zatyczka lub mechanizm automatyczny to cechy do wyboru w jej obrębie.

2. Przenośne miejsce do zapisywania. Mały notes lub bloczek to jedno miejsce na szybkie notatki. Wybierz format, który możesz nosić przy sobie i otworzyć tam, gdzie zwykle go potrzebujesz. Notes w oprawie utrzymuje strony razem; luźny bloczek ułatwia przekazanie lub oddzielenie notatki, ale odłączone kartki łatwo zgubić. Jeśli już nosisz planer i rzeczywiście korzystasz z jego stron na notatki, może on pełnić tę funkcję; nie musisz nosić kolejnego zeszytu tylko po to, by powielać tę przestrzeń.

3. Narzędzie do oznaczania lub przypominania. Wybierz tę kategorię z myślą o zadaniu związanym z papierem, które najczęściej powtarza się po pisaniu: oznaczaniu strony, zostawianiu krótkiej, widocznej wskazówki lub wyróżnianiu elementu wymagającego uwagi. Karteczki samoprzylepne lub znaczniki stron sprawdzają się, gdy ważne jest tymczasowe umieszczenie oznaczenia; zakreślacz może mieć więcej sensu, gdy często zaznaczasz fragmenty w dokumentach. To alternatywy w ramach jednej grupy zadań, a nie zalecenie, by nosić oba narzędzia. Katalog producenta artykułów piśmienniczych wyróżnia karteczki samoprzylepne, klipsy oraz notesy i terminarze jako odrębne kategorie, co pomaga wyjaśnić różnicę między zapisywaniem, przypinaniem i porządkowaniem papierów (produkty MIDORI).

Ten zestaw ułatwia zapisywanie, przechowywanie i odnajdywanie informacji. To hipoteza na początek, a nie lista trzech zakupów, której należy się trzymać niezależnie od wykonywanej pracy.

Włóż wybrane przedmioty do torby, kieszeni lub miejsca pracy, w których faktycznie będą Ci towarzyszyć. Zadaj sobie cztery pytania:

• Czy każdy przedmiot zasługuje na miejsce w miejscach, do których chodzę? - Czy jeden przedmiot może pełnić dwie funkcje, nie utrudniając żadnej z nich? Na przykład margines w notesie może wystarczyć na przypomnienie, które w przeciwnym razie wymagałoby osobnego znacznika. - Czy korzystanie z przedmiotu zależy od czegoś, czego nie zawsze będę mieć, na przykład temperówki do ołówka lub określonego rodzaju papieru? - Czy zgubienie go lub zużycie przerwałoby w tym tygodniu ważne zadanie?

Weź pod uwagę jednocześnie gabaryty i dostępność. Duży notes pomieści więcej, ale mniejszy, który zawsze masz pod ręką, może być przydatniejszy do szybkiego zapisywania. Luźne karteczki samoprzylepne można wygodnie umieścić w widocznym miejscu, ale słabo zastępują uporządkowany zapis, który trzeba zachować. Najlepsza opcja to ta, która pasuje do Twojej rutyny i ograniczeń; żaden konkretny rozmiar ani marka artykułów piśmienniczych nie są wymagane.

Przez tydzień testuj trzy kategorie, w miarę możliwości korzystając z rzeczy, które już masz. Za każdym razem, gdy potrzebujesz pominiętej kategorii, zapisz zadanie, to, czego użyłeś(-aś) w zamian, oraz to, czy zastępstwo się sprawdziło. Nie uznawaj samej preferencji za niepowodzenie: zanotuj, czy obejście problemu pochłonęło czas, utrudniło odnalezienie wyniku lub sprawiło, że zadanie pozostało niedokończone.

Pod koniec tygodnia porównaj zebrane obserwacje. Pomocna może być prosta tabela ocen:

• Jak często sięgałeś(-aś) po pominiętą kategorię? Zapisuj każde osobne zdarzenie. - Czy zastępstwo się sprawdziło? Zaznacz: tak, częściowo lub nie. - Czy potrzeba była związana z konkretnym miejscem lub sytuacją? Wymień zajęcia, zadanie przy biurku, podróż lub inny kontekst. - Co usuniesz, by zrobić miejsce? Wybierz przedmiot, który ma najmniej przydatnych zastosowań lub najmniej pasuje do Twoich potrzeb.

Zastąp kategorię inną, gdy jej pominięcie wielokrotnie powodowało istotne problemy, a proponowany zamiennik mieści się w ograniczeniach dotyczących tego, co możesz nosić. Jeśli zastępstwo sprawdzało się bez problemu, zachowaj obecny zestaw, nawet jeśli kusi Cię inne narzędzie. Jeśli Twój tydzień był nietypowy, powtórz test w bardziej reprezentatywnym tygodniu. Ta metoda to redakcyjne narzędzie pomocnicze przy podejmowaniu decyzji: obserwacje pochodzą z Twoich własnych zadań, a nie z rankingu produktów czy badania pomiarowego.

Standardowy zestaw może się nie sprawdzić, gdy zadanie ma sztywne wymagania. Zabierz kalkulator, jeśli przy powtarzających się zadaniach musisz wykonywać obliczenia, a inne dostępne narzędzie jest nieakceptowane. Zabierz linijkę, nożyczki, korektor lub konkretny formularz, jeśli zadanie regularnie tego wymaga. Do rysowania, prac technicznych lub zajęć szkolnych bardziej przydatne od znacznika przypominającego może być narzędzie pomiarowe lub specjalistyczne. W przypadku dokumentów, które trzeba złożyć lub podpisać w określony sposób, przestrzegaj wymagań odbiorcy, zamiast zakładać, że wystarczy dowolny długopis lub papier.

Te wyjątki nie sprawiają, że metoda staje się bezużyteczna; pozwalają określić rzeczywiste zadanie. Jeśli jedno specjalistyczne narzędzie jest obowiązkowe, potraktuj je jako stały element zestawu, a pozostałe dwa wybierz spośród narzędzi do innych częstych zadań. Jeśli nosisz przybory piśmiennicze do dwóch różnych sytuacji o sprzecznych potrzebach, przygotuj dwa małe zestawy, po jednym na każdą sytuację, zamiast na siłę tworzyć jeden niezręczny zestaw uniwersalny.

Zapisz powtarzające się zadania związane z papierem, pogrupuj je według celu i wybierz trzy kategorie, które obejmują najczęstsze zadania i mieszczą się w Twoich rzeczywistych ograniczeniach dotyczących tego, co możesz nosić. Przy typowej rutynie zacznij od narzędzia do pisania, przenośnego miejsca do zapisywania oraz narzędzia do oznaczania lub przypominania. Przez tydzień testuj zastępstwa, a następnie zmień element zestawu tylko wtedy, gdy powtarzające się doświadczenia pokażą, że inne narzędzie lepiej pasuje do Twoich potrzeb. Przydatne trzy to te, które pomagają Ci kończyć zwykłe zadania i są na tyle wygodne, że masz je przy sobie.