Om du bara fick behålla tre vardagliga skrivsaker, hur skulle du välja?

”Vardagliga skrivsaker” kan betyda olika saker: en student kanske gör anteckningar i utskrivna kurslitteraturtexter, medan någon som rör sig mellan möten mest antecknar namn och uppföljningar. Innan du väljer, lista pappersbaserade uppgifter du faktiskt utförde under de senaste fem till sju vanliga dagarna. Gruppera dem efter syfte i stället för produkt: samla in information, hålla ihop information, markera något för senare, redigera ett utkast, mäta eller klippa, och fylla i en obligatorisk blankett.

Räkna en uppgift som återkommande när den dyker upp i din faktiska vecka, inte bara när du föreställer dig ett framtida projekt. Ett verktyg som används dagligen till en kort uppgift kan förtjäna utrymme mer än ett som används till en avancerad uppgift då och då. Det här är en praktisk urvalsregel, inte ett påstående om att en uppsättning passar alla. Tillverkare av skrivsaker erbjuder själva olika kategorier, som anteckningsböcker, dagböcker, självhäftande lappar, gem och brevskrivningstillbehör. Det påminner om att verktygen fyller olika funktioner och inte ingår i en enda universell uppsättning (MIDORIs produktkategorier).

1. Ett skrivredskap. Välj den typ som fungerar med de ytor och skrivsituationer du oftast möter. En penna passar den som vanligtvis skriver på vanligt papper och vill att det skrivna ska synas tydligt; en blyertspenna kan passa bättre om du ofta skissar, gör anteckningar eller reviderar genom att sudda. Om du regelbundet växlar mellan dessa uppgifter, avgör vilken som förekommer oftast och ge den platsen. ”En penna” eller ”en blyertspenna” är kategorin; färg, spets, grepp, påfyllningssystem och om den har hätta eller är utdragbar är val inom kategorin.

2. En portabel yta för anteckningar. En liten anteckningsbok eller ett block ger snabba anteckningar en bestämd plats. Välj ett format du kan bära med dig och öppna där du brukar behöva det. En inbunden anteckningsbok håller sidorna samlade; ett löst block gör det enklare att lämna över eller ta loss en anteckning, men lösa sidor kan komma bort. Om du redan bär med dig en almanacka och faktiskt använder anteckningssidorna kan den fylla den här funktionen. Du behöver inte bära med dig ytterligare en bok bara för att få samma utrymme.

3. Ett verktyg för markeringar eller påminnelser. Välj den här platsen utifrån den pappersbaserade uppgift du oftast gör efter att du har skrivit: markera en sida, lämna en kort påminnelse som syns eller framhäva något som kräver uppmärksamhet. Självhäftande lappar eller sidmarkörer kan fungera när det är viktigt att tillfälligt placera något, medan en överstrykningspenna kan passa bättre om du ofta markerar textställen i dokument. Det här är alternativ inom samma funktionskategori, inte en rekommendation att bära med sig båda. En skrivvarutillverkares katalog skiljer mellan självhäftande lappar, gem och anteckningsböcker eller dagböcker. Det kan hjälpa dig att se skillnaden mellan att anteckna, fästa och organisera papper (MIDORIs produkter).

Den här uppsättningen täcker att samla in, bevara och hitta information. Den är en utgångspunkt att testa, inte en inköpslista med tre saker att följa oavsett vad du gör.

Lägg kandidaterna i väskan, fickan eller arbetsutrymmet där de faktiskt ska följa med. Ställ dig fyra frågor:

• Är varje sak värd utrymmet på de platser jag går till? - Kan en sak fylla två funktioner utan att bli opraktisk för någon av dem? Till exempel kanske anteckningsbokens marginal räcker för en påminnelse som annars skulle kräva en egen markör. - Är något beroende av sådant jag inte alltid har med mig, som en pennvässare till en blyertspenna eller en viss sorts papper? - Skulle jag avbrytas i en viktig uppgift den här veckan om jag tappade bort den eller fick slut på den?

Tänk på storlek och åtkomst samtidigt. En stor anteckningsbok rymmer mer, men en mindre som alltid finns till hands kan vara användbarare för snabba anteckningar. Lösa självhäftande lappar är praktiska att sätta på synliga platser, men de ersätter dåligt en dokumentation du behöver hålla ordning på. Det bästa alternativet är det som passar din rutin och dina begränsningar; ingen särskild storlek eller skrivvarumärke krävs.

Testa tre kategorier under en vecka och använd om möjligt saker du redan äger. Varje gång du vill använda en kategori du utelämnat, skriv ner uppgiften, vad du använde i stället och om ersättningen fungerade. Räkna inte enbart en personlig preferens som ett misslyckande: notera om lösningen tog tid, gjorde resultatet svårt att hitta eller ledde till att uppgiften inte blev slutförd.

Jämför det du kom fram till i slutet av veckan. En enkel poänglista kan hjälpa:

• Hur ofta ville du använda den utelämnade kategorin? Anteckna varje tillfälle. - Fungerade ersättningen? Svara ja, delvis eller nej. - Var behovet kopplat till en viss situation? Ange kursen, skrivbordsuppgiften, resan eller ett annat sammanhang. - Vad skulle du ta bort för att göra plats? Välj saken med minst användbara funktioner eller sämst passform.

Byt ut en kategori när en annan har lett till upprepade och betydelsefulla problem och det föreslagna alternativet ryms bland sakerna du kan bära. Om ersättningen fungerade smidigt behåller du den nuvarande uppsättningen, även om ett annat verktyg verkar lockande. Om din vecka var ovanlig kan du upprepa testet under en mer representativ vecka. Metoden är ett redaktionellt beslutsstöd: observationerna kommer från dina egna uppgifter, inte från en produktrankning eller en mätstudie.

En standarduppsättning kan vara otillräcklig om en uppgift har ett fast krav. Behåll en miniräknare om dina återkommande uppgifter kräver beräkningar och inget annat tillgängligt verktyg godtas. Behåll en linjal, sax, korrigeringsprodukter eller en viss blankett om uppgiften regelbundet kräver dem. För teckning, tekniskt arbete eller skolarbete kan ett mätverktyg eller specialverktyg vara användbarare än en påminnelsemarkör. För dokument som måste lämnas in eller undertecknas på ett visst sätt ska du följa mottagarens krav i stället för att anta att vilken penna eller vilket papper som helst går bra.

De här undantagen gör inte metoden oanvändbar; de ringar in den faktiska uppgiften. Om ett specialverktyg är obligatoriskt räknar du det som en fast plats och väljer de två återstående utifrån dina andra vanliga uppgifter. Om du bär med dig skrivsaker till två olika miljöer med motstridiga behov kan du göra två små uppsättningar för respektive miljö i stället för att försöka få en enda uppsättning att fungera överallt.

Skriv ner dina återkommande pappersbaserade uppgifter, gruppera dem efter funktion och välj de tre kategorier som täcker de vanligaste uppgifterna inom den faktiska gränsen för vad du kan bära. För en allmän rutin kan du börja med ett skrivredskap, en portabel yta för anteckningar och ett verktyg för markeringar eller påminnelser. Testa ersättningar i en vecka och byt sedan ut en kategori bara om återkommande erfarenheter visar att något annat passar bättre. De tre användbara sakerna är de som hjälper dig att slutföra dina vanliga uppgifter och är tillräckligt smidiga att ha med dig.