Hur ledare bör kommunicera skälen bakom större avvägningar
När du förklarar en större avvägning ska du ange beslutet, när det träder i kraft och vilka delar som fortfarande är öppna innan du redogör för dina skäl. Människor behöver veta vad de ska göra, hur de kan rätta information och var de kan ta upp praktiska problem. Att förstå ett beslut är inte samma sak som att ställa sig bakom det. Tystnad i slutet av ett möte ska inte antecknas som enhälligt godkännande.
Säg om valet fortfarande är öppet
Beskriv samtalet som ett samråd, ett tillkännagivande eller ett villkorat beslut. Om inriktningen är fastställd ska du be om synpunkter på genomförandet utan att ge intryck av att inriktningen fortfarande är föremål för omröstning. Om du verkligen söker synpunkter ska du inte presentera det föredragna alternativet som ett redan fattat beslut.
Tänk dig ett fiktivt team som planerar en offentlig demonstration och en intern utbildning samma dag. Ledaren flyttar utbildningen till veckan därpå. En tydlig inledning är: ”Demonstrationsdatumet ligger fast; utbildningen flyttas till nästa vecka. I dag behöver vi komma överens om överlämningen och närvaron.” Det anger resultatet och vilket arbete som återstår.
Skilj fakta från bedömningar
Presentera den information som faktiskt påverkade valet, med källa och datum. Vad har lokalen bekräftat? Vilka är tillgängliga vid den aktuella tiden? Vilka arrangemang har besökarna redan fått information om? Märk uppskattningar som uppskattningar. ”Alla är överbelastade” är för vagt för att fungera som ett faktum som går att kontrollera.
Ange sedan vilket kriterium du prioriterade och varför det är relevant här. I exemplet kan ledaren prioritera ett redan tillkännagivet datum för allmänheten och samtidigt medge att det interna lärandet sker senare. CCL:s material om förändringsledning betonar vikten av att förklara både åtgärden och skälet till den. Att skilja underlaget från bedömningen är den praktiska metod som den här artikeln föreslår för att göra förklaringen möjlig att granska.
Redogör rättvist för alternativen du valde bort
Beskriv alternativ som du faktiskt övervägde. Hitta inte på ett uppenbart svagt alternativ för att få din valda plan att framstå som oundviklig. Förklara varför ni inte valde att hålla båda tillfällena samtidigt eller korta ned utbildningen, och ange det saknade villkoret eller den konkreta schemakonflikten i respektive fall.
Säg till om ett annat alternativ skulle fungera under andra förutsättningar. Ett andra ledigt rum skulle kunna påverka valet nästa gång. Då handlar diskussionen om omständigheterna i stället för om personlig framförhållning. Atlassians vägledning om avvägningar kan användas som stöd för att identifiera projektets variabler; att använda ett ramverk visar inte att just ditt beslut är korrekt.
Förklara vem som påverkas rent praktiskt
En uppmaning att förstå är ingen genomförandeplan. Om utbildningen flyttas ska du ange vem som behöver planera om sin tid, vem som skickar uppdateringen och vem som ansvarar för det tidigare reserverade arbetspasset. Ta även med ledarens ansvar i förklaringen. Ledaren kan till exempel samordna det nya utbildningstillfället i stället för att lämna varje deltagare att lösa förändringen på egen hand.
Tillhandahåll en gemensam skriftlig förklaring och en separat möjlighet att diskutera individuella upplägg. Den gemensamma versionen håller motiveringen konsekvent; enskilda samtal tar hänsyn till olika omständigheter. Om detaljer inte kan delas ska du ange gränsen för vad som kan lämnas ut och vilka fakta du kan bekräfta. Avslöja inte någon annans information bara för att få ett tillkännagivande att verka transparent.
Skapa en fungerande väg för invändningar
Skilj mellan faktakorrigeringar, hinder för genomförandet och olika önskemål. Kontrollera påstådda faktafel. Utse en ansvarig för ett praktiskt problem och ange när svar kan väntas. Anteckna andra önskemål utan att lova att varje önskemål ändrar resultatet. Fråga vilken information som kan saknas i stället för att kräva ett omedelbart besked om stöd.
Ange vilken ny information som skulle leda till en ny granskning. Kanske blir lokalen som tidigare inte var tillgänglig ledig, eller så visar det sig att närvaroförutsättningarna skiljer sig från det ursprungliga underlaget. En översyn behöver inte innebära att ni röstar på nytt varje dag. Atlassians dokumentation om beslutsfattande kan användas som stöd för att anteckna ansvar och det slutliga resultatet.
Lämna efter dig en version som går att agera utifrån
Spara beslutet, det viktiga underlaget, alternativen som valdes bort, ansvaret för genomförandet och en tidpunkt för översyn. Om något förändras ska du förklara vad som ändrats och vilken ny information som ledde till det. Ersätt inte i tysthet ett tidigare meddelande. Hänvisa alla berörda till en aktuell förklaring.
För att kontrollera om budskapet går att använda kan du fråga kollegor vad de ska göra härnäst, vad som ännu inte är avgjort och vem de skulle kontakta om något är fel. Att de upprepar dina formuleringar är inte ett bra test. Ledaren behöver fortfarande svara på frågor som uppstår under genomförandet, så att de angivna skälen och de faktiska arrangemangen fortsätter att hänga ihop.