Så sätter du praktiska gränser för telefon- och arbetsmeddelanden

Välj ett svarsmönster som passar din roll och arbetsdag. Du kan till exempel läsa vanliga arbetsmeddelanden vid bestämda tidpunkter under arbetstid och svara på brådskande förfrågningar via en separat kanal. Utanför arbetstid kanske du svarar nästa arbetsdag. Det här är exempel på möjliga val, inte universella svarstidsregler: bemanning, scheman och ansvar ser olika ut.

Var tydlig med tre saker: din vanliga svarstid, dina arbetstider eller när du är tillgänglig samt vägen för undantag. ”Jag svarar snart” är svårt för andra att planera efter. ”Jag läser chatten kl. 10 och 14 på arbetsdagar; ring jourtelefonen vid brådskande ärenden” ger människor en tydlig förväntan, förutsatt att teamet faktiskt har kommit överens om tiderna och kontaktvägen.

Om du arbetar skift, delar på beredskapen eller behöver bevaka en viss kanal som en del av din roll, kom överens om gränsen med berörda kollegor eller chefen innan du förlitar dig på den. En personlig aviseringsinställning kan inte ändra ett teamansvar. Undantagsvägen ska vara en som teamet känner till, bevakar och kan använda. Hitta inte på en särskild kontaktväg och anta att andra känner till den.

Definiera vad som räknas som brådskande utifrån arbete som inte kan vänta till nästa planerade avstämning. Teamet bör också bestämma vem som har beredskap, under vilka tider och vilken kanal som ska användas. Beroende på teamets faktiska rutiner kan det vara ett samtal, en jourkontakt eller någon annan bevakad väg. Bestäm vad man ska göra om den första personen inte svarar. Håll regeln så kort att alla kan komma ihåg den.

Ett team kan till exempel komma överens om att vanliga frågor ställs i chatten och kan vänta till nästa avstämning, medan ett ärende som påverkar en pågående kundöverlämning skickas till den som har jour via den överenskomna telefonvägen. Det här är ett illustrativt exempel, inte en rekommendation om att varje överlämning är ett nödläge. Teamet behöver definiera sin egen gräns och beredskap.

Skriv överenskommelsen där teamet vanligtvis hittar arbetsinformation och se till att den stämmer med den faktiska bemanningen och arbetstiden. Ta med vad som gäller på lediga dagar, när någon är borta och när den primära kontaktpersonen inte är tillgänglig. Om det inte finns någon bevakad undantagsväg, säg det och kom överens om en sådan innan ni utgår från att det är säkert att tysta aviseringar för tidskänsligt arbete.

När förväntningarna på svar är tydliga kan du ändra enhets- och appinställningarna som styr vad som avbryter dig. Apples iPhone-guide beskriver aviseringsinställningar för enskilda appar, medan guiden om Fokus förklarar hur du ställer in ett fokus för utvalda personer eller appar och schemalägger när det ska vara aktivt (Apple: ändra aviseringsinställningar; Apple: ställa in ett fokus). I Googles hjälp beskrivs också aviseringskontroller, bland annat hur du ändrar inställningar för appar och använder Stör ej. Alternativen kan variera mellan olika telefoner (Google: styra aviseringar på Android).

En praktisk inställning kan vara att låta samtal från utvalda personer höras, tysta aviseringar från appar som inte är nödvändiga under fokuserat arbete och schemalägga ett tystare läge utanför arbetstid. Välj inställningar först efter att du har kontrollerat att den överenskomna vägen för brådskande ärenden fortfarande når den som ska bevaka den. Om undantagsvägen till exempel bygger på ett telefonsamtal, testa om dina nuvarande inställningar släpper igenom samtalet. Utgå inte från att tystade aviseringar i en app också tystar alla kopior av aviseringarna på en annan enhet.

I arbetsappar kan du begränsa aviseringar efter aktivitet eller konversation, om appen stöder det. I Microsofts vägledning för Teams beskrivs till exempel alternativ för att hantera Teams-aviseringar och välja vilka typer av aktivitet som utlöser aviseringar (Microsoft: hantera aviseringar i Teams). Appinställningar kan ändra vad du ser eller hör. De skapar inte en överenskommelse om svarstider, talar inte om för avsändaren när du läser meddelanden och garanterar inte att ett brådskande meddelande når den avsedda mottagaren.

Använd den här ordningen när du bestämmer om du ska ändra en avisering eller sätta en gräns:

Anta att du slutar arbeta kl. 17 och att teamet har kommit överens om att vanliga frågor i chatten kan vänta till nästa arbetsdag. Personen som har jour för brådskande ärenden nås via en angiven jourtelefon fram till kl. 20. Du kan ställa in så att aviseringar från vanliga chattar tystas efter kl. 17, låta den överenskomna jourvägen vara tillgänglig för personen med beredskap och skriva in både förväntningen på svar nästa dag och jourvägen i teamets gemensamma information. Det här är ett exempel. Använd det bara om det stämmer med ditt faktiska schema och teamets upplägg.

Om du har jour kan gränsen se annorlunda ut: håll den överenskomna kontaktvägen tillgänglig under beredskapsperioden och tysta samtidigt de vanliga kanaler som teamet har kommit överens om kan vänta. När ditt pass är slut ska du se till att överlämningen och nästa kontakt är tydliga innan du ändrar inställningarna. Om upplägget är oklart, be teamet reda ut bemanningen först i stället för att behandla varje pling som brådskande eller tysta allt utan en reservlösning.

Gå igenom upplägget igen om dina arbetstider, arbetsuppgifter, teamets bemanning eller verktyg förändras. En inställning som passade en roll kan blockera något som en annan roll måste bevaka. Kontrollera att teamet förstår den vanliga svarstiden och undantagsvägen och att inställningarna på telefonen och i arbetsapparna fortfarande stämmer med dem. Håll gränsen enkel: förutsägbara avstämningar för vanliga meddelanden, en definierad och faktiskt bemannad väg för överenskomna brådskande ärenden samt aviseringar som är inställda för att stödja båda.