Tamamlanmamış İşler Dört Satırlık Bir Devir Notuyla Nasıl Kapatılır?

Tamamlanmamış bir iş seçin veya hiç yoksa durun

Ekibinizin halihazırda güncel kayıt olarak tanıdığı iş sistemini açın: mevcut bilet, proje panosu, paylaşılan belge veya onaylı görev girişi. Gerçekten tamamlanmamış ve tekrar ilgilenmeyi beklediğiniz tek bir iş seçin. Açık olan her görevi yeni bir listeye süpürmeyin, tüm günü özetlemeyin veya ikinci bir planlama katmanı oluşturmayın. Kart, işin içine veya onunla bağlantılı mevcut kaydına aittir. Tamamlanmamış bir iş yoksa devredilecek hiçbir şey yoktur; sıfır işlik bir sonuç geçerlidir. Yöntem, yalnızca belirli bir işin gerçek bir devamı olduğunda başlar.

1. Satır: Doğrulanmış güncel durumu yazın

İlk satır, işin şu anda gerçekte nerede durduğunu kaydeder. En son tamamlanan veya doğrulanan sonucu, ilgili konumu ve bunu yorumlamak için gereken her türlü sınır koşulunu belirtin. Denenen her şeyin hikâyesini anlatmak yerine “üçüncü bölüme kadar olan taslak güncellendi; inceleme yorumları henüz çözülmedi” gibi bir ifadeyi tercih edin. İlerlemeyi tahmin etmeyin, eksik kanıtları örtbas etmeyin veya gizli ayrıntıları özel bir nota yapıştırmayın. Bir meslektaşınız veya gelecekteki siz, tamamlanan işi yalnızca üzerinde konuşulan işten ayırt edebilmelidir. Resmi kaydın bir durum alanı varsa bu alanı güncelleyin ve bu satırı onunla tutarlı tutun.

2. Satır: Bir sonraki somut eylemi adlandırın

İkinci satır somut bir fiille başlar ve gözlemlenebilir tek bir eylemi işaret eder. Nesneyi ve faydalı olduğunda adımı yürütülebilir kılan dosyayı, bilet bölümünü, kararı veya koşulu ekleyin. “Yorumları incele” belirsizdir; “gereksinimler bölümündeki yanıtlanmamış iki yorumu çöz” bir sonraki çalışma dönemine net bir başlangıç sağlar. Bu tam bir proje planı değildir ve olası her dalı içermemelidir. Bir sonraki eylem yeni bilgilere bağlıysa, yedek işler icat etmek yerine o bilgi geldiğinde takip edecek eylemi yazın ve bunu üçüncü satıra bağlayın.

3. Satır: Engelleyici durumu, beklediğiniz kişiyi kaydedin veya yok yazın

Üçüncü satır; engelleyici duruma veya girdisini ya da kararını beklediğiniz kişiye yanıt verir. İşi hiçbir şey engellemiyorsa, belirsiz bir boşluk bırakmak yerine “yok” yazın. Bir kişiyi bekliyorsanız, o kişinin adını ve talep ettiğiniz girdiyi veya kararı belirtin. Bir kartta adın geçmesi sorumluluğu tek başına devretmez. İşi şu anda diğer kişinin devralması bekleniyorsa, mevcut onaylı kanalı kullanın, gerekli bağlamı sağlayın ve net bir onay alın. Aksi takdirde, kendinizi sorumlu olarak tutun ve yalnızca beklediğinizi kaydedin. Hatırlatmayı kolaylaştırmak için ekip bilgilerini kişisel e-postaya veya özel bir uygulamaya taşımayın.

4. Satır: Bir sonraki inceleme noktasını belirleyin

Dördüncü satır, mevcut kaydın ne zaman tekrar kontrol edileceğini belirtir. Bir sonraki çalışma dönemini, planlanmış bir kontrol noktasını veya ekibin sürecince zaten gerekçelendirilmiş başka bir zamanı kullanın. İnceleme noktası, işin o zaman biteceğine dair bir söz değildir; kaydı okumak ve mevcut kanıtlara göre karar vermek için bir sonraki andır. İş ayrıntılarını açığa çıkarabilecek kişisel bir takvime kopyalamak yerine, bunu onaylı iş sisteminin içinde tutun. Harici bir yanıtın tarihi belliyse, o tarihi kaydedin. Belli değilse, yapay bir aciliyet yaratmak yerine ekibin normal takip aralığını kullanın.

Kartı doğrulayın, iş sayfasını kapatın ve buradan yeniden başlayın

Dört satırı asıl işe bakarak bir kez okuyun. Kartın kaydedildiğini, görmesi gereken kişilere görünür olduğunu ve işin resmi durumu ve sorumlusuyla tutarlı olduğunu doğrulayın. Ayrılmadan önce tüm izin veya senkronizasyon hatalarını çözün; kaydedilmemiş bir kart devir sayılmaz. Ardından kişisel zaman planı, ritüel, konum ipucu veya yeni bir liste eklemeden iş sayfasını kapatın. Bir sonraki çalışma döneminde, önce bu işi açın ve üçüncü satırın değişip değişmediğini kontrol ettikten sonra ikinci satırdan başlayın. İş ilerledikçe aynı iş kaydını güncelleyin. Nihai durum basittir: iş girdisinin net, onaylanmış bir yeri vardır ve şu anda yapılması gereken bir eylem yoktur.

Bu konuyu keşfetmeye devam et