如何用四行交接卡收好一項未完成工作
未完成工作不需要回顧整天，也不需要另建私人任務系統。它只需要在團隊已認可的正式紀錄裡留下一個可靠重啟點。選擇一項確實尚未完成、之後還要繼續的工作；如果沒有，就直接結束。嚴格寫四行：目前狀態、下一個可見行動、阻礙條件，或你正在等候其提供資訊或作出決定的人、何時再次查看。若另一位同事現在接手，必須在核准管道點名對方並取得確認。確認紀錄已寫入現有正式紀錄、權限正確且成功儲存，然後離開工作頁面。下個工作時段只從這張卡重啟，不靠記憶或零散訊息重新拼湊。
只選一項未完成工作；沒有就停止
打開團隊已承認是目前紀錄的系統，例如現有工單、專案看板、共用文件或任務項目。只選一項確實未完成、下次需要繼續的工作，不要把所有待辦抄到新清單，也不要回顧整天做過的事。交接卡應寫在該工作項目內，或寫在原本約定的關聯紀錄中，而不是另建私人收件匣。若沒有未完成項目，沒有項目就是有效結果，不必為了完成流程製造空卡。只有具體工作存在真實後續時，四行交接才開始。
第 1 行：寫目前已核實狀態
第一行只寫工作此刻真正到達的位置。說明最新完成或核實的結果、所在位置，以及理解結果需要的界線。與其描述所有嘗試，不如寫「草稿已更新到第三節，兩則審閱意見尚未處理」。不要預測進度，不要把討論過的內容寫成已完成，也不要把團隊機密複製到私人筆記。若正式項目本身有狀態欄位，先更新欄位，再讓這一行與欄位一致。讀者應能立即分清已有證據的結果與仍待行動的部分。
第 2 行：寫下一個可見行動
第二行用具體動詞開頭，指向一個能觀察是否完成的動作。寫清楚對象，必要時註明檔案、工單區段、待定決定或啟動條件。「處理回饋」不夠明確，「解決需求章節中兩則未答覆意見」才是能直接進入的下一步。這一行不是完整專案計畫，也不列出所有可能分支。若下一步依賴外部資訊，就寫資訊到達後要執行的動作，並把等待對象放到第三行，不要虛構替代工作。
第 3 行：寫阻礙條件、你正在等候的人，或「無」
第三行只回答兩件事：下一步是否有明確的阻礙條件；如果正在等候別人，你需要對方提供什麼資訊或作出什麼決定。沒有阻礙就寫「無」，不要留下含糊的空白。等候某個人時，寫下姓名以及所需的資訊或決定，但這不表示責任已經轉移。只有對方需要立即接手時，才透過既有核准管道提供必要脈絡並取得明確確認；否則目前負責人不變。不要為了提醒方便，把工作資料轉寄到私人信箱或個人應用程式。
第 4 行：寫下一次再次查看點
第四行說明現有紀錄何時再被查看。可使用下個工作時段、已安排的檢查點，或團隊流程原本規定的時間。再次查看點不是承諾屆時完成，而是下一次根據新證據讀取並決定的時刻。把時間留在核准工作系統，不要複製到可能暴露工作內容的私人行事曆。外部回覆有明確日期就寫該日期；沒有時使用團隊正常跟進間隔，不自行製造急迫性。這樣有清楚入口，也不會把不確定工作包裝成保證。
核對四行、離開工作頁面，並只從卡片重啟
把四行與實際工作項目核對一次，確認已儲存、該看到的人能看見，並與正式狀態和負責人一致。權限或同步錯誤必須在離開前處理；未成功儲存的卡不算交接。核對後離開工作頁面，不增加個人時間安排、儀式、空間提示或第二張清單。下個工作時段先打開這項工作，查看第三行是否改變，再從第二行開始，並持續更新同一個正式紀錄。終態只有一個：工作輸入已有清楚、核准的去處，目前沒有必須執行的行動。
常見問題
如果有多項未完成工作怎麼辦？
只為下次最先恢復的一項寫這張卡，其他工作留在原有紀錄，不另建總清單。
對方沒有確認接手怎麼辦？
責任尚未轉移。保留目前負責人，並依既有工作流程處理。
如果沒有未完成工作呢？
直接停止。沒有項目是有效結果，不需要建立卡片。