كيف تعرف المسؤوليات التي تخصك وتلك التي يمكنك التوقف عن تحملها
ابدأ بما وافقت على القيام به، وما يتضمنه دورك الحالي، وما يمكنك اتخاذ قرارات بشأنه بالفعل. إن مجرد كونك متاحًا، أو أول من يلاحظ المشكلة، أو شخصًا يتقن أداء عمل ما، لا يحدد بحد ذاته من ينبغي أن يتحمل مسؤوليته. إذا كانت المسؤولية مشتركة أو غير واضحة، فوضّحها مع الأشخاص المعنيين قبل الانسحاب. يتناول هذا المقال الاتفاقات اليومية في المنزل والعمل: الهدف هو تقسيم عملي للمهام، وليس إطلاق أحكام على شخصية أي فرد.
ابحث عن الاتفاق الكامن وراء المهمة
اختر مهمة واحدة تعود إليك باستمرار. اسأل نفسك متى أصبحت مسؤوليتك وما الذي تم الاتفاق عليه بالفعل. حجز مطعم لمرة واحدة يختلف عن قبول المسؤولية الدائمة عن كل نزهة جماعية. وبالمثل، فإن المهمة التي قبلتها بوضوح لا تختفي لمجرد أنها أصبحت غير ملائمة. قد يكون تصرفك الأول هو إعادة التفاوض بشأن نطاقها أو توقيتها، بدلاً من إعلان أنها تخص شخصًا آخر.
راجع الرسائل، أو جدول التناوب المتفق عليه، أو التوصيف الحالي لدورك. وإذا كانت الإجابة ببساطة «أنت تفعل ذلك عادةً»، فحدد ما يحتاج إلى قرار: من يختار التاريخ، ومن يقوم بالحجز، ومن يخبر الآخرين؟ تركز إرشادات إدارة الصحة والسلامة (HSE) بشأن الأدوار على المسؤوليات الواضحة وتوفير طريقة لمعالجة التوقعات المتضاربة. ومع ذلك، فهي لا تبت في اتفاقك المنزلي الخاص.
افصل بين مساهمتك والنتيجة بأكملها
في وجبة مشتركة، قد توافق على إعداد الطعام لستة أشخاص بينما يؤكد شخص آخر الحضور. يمكنك طلب العدد النهائي بحلول يوم الخميس وشرح ما يحدث إذا تغير العدد. لا يمكنك بمفردك ضمان أن يرد كل ضيف في الوقت المحدد أو أن تعجبه قائمة الطعام. حدد الجزء الذي يمكنك تنفيذه دون أن تَعِد بالسيطرة على الجميع.
هذا التمييز ليس مبررًا لتجاهل العواقب. إذا تسبب تأخرك في تعطيل عمل شخص آخر، فأخبره على الفور واقترح حلًا بديلًا. وإذا كان شخص آخر هو صاحب القرار، فأرسل له المعلومات التي يحتاجها بدلاً من اتخاذ القرار نيابة عنه في صمت. من الأسئلة المفيدة: «ما هو الإجراء الذي يخصني، وما هو القرار الذي أنتظره وممن؟»
اجعل العمل المشترك مرئيًا دون أن تتحمله بالكامل
بعض الأعمال ليس لها مسؤول طبيعي واحد. تنظيف المطبخ المشترك هو أحد الأمثلة على ذلك. قولك «أنا لم أوسخ كل الأطباق» لا يحسم ترتيبات العمل المشترك، ولكن في المقابل، كونك أول من يلاحظ الفوضى لا يجعلك المنسق الدائم. ناقش المهمة بأكملها، بما في ذلك ملاحظة نقص المستلزمات وشرائها وتوضيب الأغراض في أماكنها.
اختر تقسيمًا يمكن للناس وصفه بلغة بسيطة. يتولى شخص واحد المطبخ بعد العشاء في ليلتين متفق عليهما، ويتولى شخص آخر الليالي المتبقية. قم بتكييف هذا مع الجداول الزمنية والقدرة على التحمل بدلاً من الإصرار على أن يكون كل تصرف متطابقًا. إن تمرين الفريق من Atlassian مفيد هنا لفكرته التنظيمية المحددة: تحديد العمل غير المعين والاتفاق على من يتحمل مسؤوليته. الأسرة لا تحتاج إلى مخطط للشركات.
ضع حدًا زمنيًا للمساعدة المؤقتة
قبل تقديم المساعدة، حدد ما يمكنك تقديمه ومتى ينتهي ذلك. إن عبارة «يمكنني مراجعة أول صفحتين يوم الثلاثاء؛ وأنت سترسل النسخة النهائية» أوضح بكثير من «اترك الأمر لي». إذا كنت قد أصبحت بالفعل المسؤول غير الرسمي، فاشرح التغيير قبل الموعد النهائي التالي وقدّم المعلومات التي يحتاجها الشخص الآخر للمتابعة.
في العمل، تتطلب الأولويات المتضاربة قرارًا من الشخص المخول بتوزيع المهام. قل له: «بالنظر إلى طاقتي الاستيعابية اليوم، يمكنني إنهاء (أ) أو (ب). أيهما يأتي أولاً، ومتى يجب تأجيل الآخر؟» تدرج هيئة التوفيق والتحكيم الاستشارية (Acas) تحديد أولويات أعباء العمل ومراجعة المسؤوليات المتغيرة ضمن الترتيبات العملية لمكان العمل. لا تحول هذا إلى ادعاء بأنه يمكنك التخلي من جانب واحد عن الواجبات الموكلة إليك.
تحقق مما إذا كان التسليم قد تم بالفعل
إن وضع الحدود بمجرد الكلام لا يعني اكتمال التسليم. تأكد من تحديد المسؤول التالي، والإجراء القادم، وأي موعد نهائي يقترب. إذا لم يقبل أحد مهمة مشتركة أساسية، فعُد إلى الحوار بدلاً من الافتراض ضمنيًا أنها ستُنجز تلقائيًا. وبالنسبة لنشاط اختياري متكرر، قد يكون الإلغاء خيارًا صريحًا إذا لم يرغب أحد في تنظيمه.
جرّب الترتيب المعدل في المرة الفعلية التالية لتكراره. اسأل عما إذا كانت التذكيرات لا تزال تُوجه إليك تلقائيًا، وما إذا كان لدى الشخص الآخر معلومات كافية، وما إذا كان النطاق واضحًا. عدّل الترتيب، وليس هويتك بأكملها. يمكنك أن تظل مراعيًا للآخرين مع تقديم مساهمة أصغر؛ ويمكنك أيضًا اختيار تقديم مساهمة سخية عندما تكون مدروسة، ومناسبة لوقتك، ومفهومة بوضوح.